Analistenrapporten
Hier bij Planon hadden we laatst een discussie naar aanleiding van een artikel dat onlangs is gepubliceerd in de Washington Post. In haar artikel 'Google got it wrong. The open-office trend is destroying the workplace' beschrijft Lindsey Kaufman haar negatieve ervaringen met de overstap naar een nieuwe, open kantooromgeving.
Ik had met haar te doen toen ik haar verhaal vol van ellende las. Mijn eerste reactie was dat we direct van koers moesten veranderen en het hele idee van flexibele kantoren beter uit ons hoofd konden zetten. Toen ik echter dacht aan alles wat we al hebben geïnvesteerd in dit idee, kwam ik tot een ander inzicht.
Hoe komt het dat een intelligent en energiek persoon zo ontevreden is? Ik las haar artikel nog een keer om na te gaan wat er verkeerd was gegaan. Ik kwam tot een aantal gevolgtrekkingen, die weliswaar niet enkel zijn gebaseerd op dit artikel, maar zeker interessant zijn om te overwegen.
Citaat: "Bosses love the ability to keep a closer eye…"
Het lijkt erop alsof het concept van flexibel werken bij de werkgever van Lindsey Kaufman eenzijdig is ingevoerd. Als technocratische maatregel om het aantal werkplekken terug te dringen, en niet veel meer dan dat. Een voordeel echter dat nauw verbonden is met flexibel werken is juist dat mensen hierdoor autonomer kunnen werken, op de plek die het beste aansluit bij hun behoeften op dat moment.
Dit moet echter wel gepaard gaan met een verandering van managementstijl. De tijd dat een manager slechts aanwezigheid controleerde, ligt achter ons. Modern management is gebaseerd op resultaten en transparantie.
Citaat: "I bid adieu to the 12 pairs of eyes I felt judging my 5:04 p.m. departure time"
Flexibel werken betekent dat ook de werktijden flexibel zijn. Wanneer iemand het kantoor verlaat, hoeft dit niet te betekenen dat het werk er voor die dag al op zit. Het kan heel goed zijn dat de medewerker elders verder werkt. Of niet. Het gaat erom dat er transparantie is en dat prestaties en resultaten meetbaar zijn. Jammer genoeg lijkt de werkgever van Lindsey Kaufman hierin schromelijk tekort te schieten. Door flexibel werken kan een gezonde balans tussen werk en privéleven worden bewerkstelligd, maar hiervoor is wederom passend management vereist.
Citaat: "All day, there was constant shuffling, yelling, and laughing, along with loud music piped through a PA system"
Wat Lindsey beschrijft is het gevoel voortdurend gestoord te worden. Een fenomeen dat inherent schijnt te zijn aan gedeelde werkruimten. Ontwerpers van werkplekken zijn voorlopig nog niet uitgesproken over dit onderwerp, maar er wordt zeker vooruitgang geboekt op dit gebied. Wat Lindsey haar verhaal echter niet beschrijft, is of er niet verschillende typen ruimten worden aangeboden voor verschillende typen werkzaamheden. Er bestaan moderne kantoorindelingen die voorzien in verschillende soorten werkplekken, zoals concentratieruimten, diverse soorten projectruimten, enzovoort. Wanneer iemand kan kiezen uit verschillende soorten werkplekken of de mogelijkheid heeft elders te werken (bijvoorbeeld thuis), kan dit soort frustraties eenvoudig worden voorkomen.
Effectiviteit van de werkplek: daar draait het om
Lindsey Kaufman wijst op problemen rondom productiviteit die kunnen ontstaan door de invoering van nieuwe werkplekconcepten. Dit is volkomen terecht. Al een geringe afname van de productiviteit kan de hele financiële business case voor flexibel werken onderuithalen. Maar dit wordt niet zozeer bepaald door het ontwerp van de werkplek op zich. In het geval van Lindsey hadden de problemen bijvoorbeeld kunnen worden verholpen door één of meerdere extra wanden aan te brengen. Een herevaluatie van de manier waarop het werk zelf wordt gemanaged, lijkt daarentegen van groter belang. Voor een nieuwe manier van werken is een nieuwe manier van management vereist.
Voor Real Estate-, Facility Management- en Human Resources-teams in bedrijven zoals dat van Lindsey Kaufman kan het nuttig zijn om deel te nemen aan de Workplace Evolutionaries-community van de IFMA. U kunt daar in contact komen met gelijkgestemde mensen, die met dezelfde uitdagingen kampen en net als u een optimale werkplek willen creëren. Bovendien is het nog leuk ook!
