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17. Januar 2019

4 Tipps für eine erfolgreiche IWMS-Implementierung

Unsere Welt verändert sich schnell. Angesichts der Geschwindigkeit, mit der sich heutzutage die Technologie immer weiterentwickelt, wird es bald die Herausforderung sein, die wachsende Zahl der verfügbaren Geräte, Informationen und Technologien optimal zu verwalten. Alle Informationen zentral an einem Ort zusammenzuführen kann hier die Lösung sein. Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) kann dabei helfen.

Live Webinar - Was, Warum und ROI eines IWMS

Am 12. Februar um 11.00 Uhr MEZ veranstaltet Planon ein Webinar mit Susan Clarke, Principal Analyst bei Verdantix, das praktische Tipps zur Berechnung des potenziellen ROI einer IWMS-Implementierung liefert. 

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Ein IWMS wird von Corporate Real Estate- und Facility-Management-Abteilungen verwendet, die mehr Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Kundenzufriedenheit im gesamten Facility-Management-Prozess erreichen wollen. Eine der am häufigsten gestellten Fragen von Unternehmen, die sich für die IWMS-Lösung von Planon interessieren, lautet: "Wie schaffen wir eine erfolgreiche Implementierung?" In diesem Blogbeitrag gebe ich vier Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre IWMS-Lösung optimal zu implementieren.

Eine IWMS-Implementierung ist ein Veränderungsprozess, der darauf abzielt, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Ihre Reichweite reicht weit über die Einführung eines reinen Informationssystems hinaus. Der Erfolg eines Change-Projekts wie einer IWMS-Implementierung hängt in hohem Maße von einer guten Vorbereitung und einer angemessenen Fokussierung ab.

1. Aufmerksamkeit für die vier Säulen Ihrer Organisation

Obwohl Zeit und Geld wichtig sind, sind sie nicht die einzigen Erfolgsfaktoren. Eine erfolgreiche IWMS-Implementierung führt zu organisatorischen Verbesserungen, was grundlegende Veränderungen mit sich bringt. Die Implementierung eines Integrated Workplace Management Systems erfordert in der Regel einiges und ist mehr als nur die Implementierung von Software. Neben der Beachtung des Systems sollten Sie auf die vier Säulen der Organisation achten: die Struktur, die Kultur, die Menschen und die Systeme. Diese vier Grundpfeiler der Organisation beeinflussen sich ständig gegenseitig. Ein Wechsel in einer Schlüsselsäule erfordert auch Aufmerksamkeit für die anderen drei, so dass das richtige Gleichgewicht geschaffen wird.

2. Gutes Projektmanagement

Es gibt viele Herausforderungen für internationale Unternehmen, wenn sie sich für die Durchführung einer IWMS-Implementierung entscheiden. Diese Projekttypen umfassen mehrere Standorte und mehrere Länder. Daher stellen mehrere Kulturen, spezifische Gesetze und lokale Gewohnheiten und Regeln grundlegende Herausforderungen für das Projekt dar.

Ein gutes Projektmanagement kann bei solchen Projekten entscheidend sein. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Person oder eine Gruppe haben, die für das Budget, die Zeit und den Umfang des Projekts verantwortlich ist/sind. Der/die Projektmanager müssen die wichtigsten Stakeholder identifizieren. Das können Mitarbeiter, Geschäftsführung, Kunden, Partner und Endnutzer sein. Neben der Definition der Interessengruppen müssen ihre Bedürfnisse geklärt werden. Und um Prioritäten in diesen Bedürfnissen zu setzen, ist es notwendig, sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu ordnen.

3. Ernennen Sie einen Change Manager

Die wesentlichen Vorteile eines IWMS sind insbesondere Kostentransparenz, Effizienz, Kostenreduktion, Prozesseffizienz und Arbeitsplatzeffizienz. Der Erfolg in einem solchen Projekt kann aber von einem guten Change-Management abhängig sein. Daher ist die Ernennung eines Change Managers eine gute Entscheidung. Der Change Manager ist dafür verantwortlich, dass allen Einflussfaktoren ausreichend Aufmerksamkeit geschenkt wird und durch eine effektive Kommunikation sichergestellt wird, dass sich alle Beteiligten frühzeitig einbezogen und informiert fühlen. Dadurch wird es viel wahrscheinlicher, dass die Einführung eines IWMS vollständig angenommen und letztendlich erfolgreich wird.

4. Integration - das "I" in IWMS

Obwohl das "I" von "Integrated" in IWMS einen hohen potenziellen Mehrwert verspricht, haben wir IWMS-Implementierungen gesehen, die "isolierte", also ohne Integration mit anderen Systemen, durchgeführt wurden. Das Ergebnis war eine mangelnde gemeinsame Nutzung von Daten und dadurch eine Verringerung des Gesamtnutzens.

Ein typisches Beispiel hierfür sind die Bereiche Instandhaltung und Immobilienportfoliomanagement. Instgandhaltungsmanager erhalten häufig keinen Zugriff auf Leasingvertragsdaten. Viele dieser Verträge beschreiben jedoch die Verpflichtung des Vermieters, bestimmte Wartungsarbeiten am Gebäude durchzuführen. Wenn diese Verpflichtungen dem Asset- und Instandhaltungsmanagement nicht bekannt sind, werden viele Organisationen die Wartung selbst durchführen (oder outsourcen) und dafür letztlich doppelt bezahlen. Der Weg, das zu lösen, besteht darin, so viele Informationen wie möglich für Benutzer außerhalb Ihres eigenen Bereiches bzw. Ihrer Abteilung transparent und zugänglich zu machen.

Planons Integrated Workplace Management System kombiniert innovative Softwarelösungen mit bewährten Best Practices und professionellen Dienstleistungen. Unsere professionellen Dienstleistungen umfassen eine Standard-Implementierungsmethodik mit Dienstleistungen wie Projektmanagement, Konfiguration und Feinabstimmung. Um mehr zu erfahren, fordern Sie eine Demo unserer Lösung an.

Erik Jaspers
Global Product Strategy & Innovation Director