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29. März 2018

6 Probleme die Sie leicht vermeiden können, indem Sie Ihre Wartungsarbeiten digitalisieren

Stellen Sie sich vor, Sie nutzen einen manuellen Prozess zur Verwaltung Ihrer Wartung. Wie gleichen Sie die Arbeitsbelastung aus? Nehmen wir an, Sie haben zehn Techniker und drei von ihnen haben sich krank gemeldet. Sie müssen nun alle Ihre Arbeitsaufträge neu verteilen anhand eines Papierstapels auf Ihrem Schreibtisch. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, kann ich Ihnen versichern, dass Ihre Organisation definitiv nicht alleine ist. Viele Organisationen verwenden diese manuellen Methoden und haben für sich Arbeitsabläufe entwickelt, in denen sie Daten aus mehreren Tabellenkalkulationen oder aus separaten Softwaresystemen abrufen müssen. Das wird sich laut dem unabhängigen Marktforschungsunternehmen Verdantix bald ändern.

FAQ - 8 häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen und wie Planon Mobile Field Services das unterstützen kann

In dieser FAQ-Broschüre beantworten wir häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Asset- und Maintenance-Management Prozessen und wie Planon Mobile Field Services dies unterstützen kann.

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Instandhaltungsmanagement wird zur Hauptpriorität

In seinem Bericht "Green Quadrant® Integrated Workplace Management Systems" erklärt Verdantix, dass "Instandhaltungsmanagement bei vielen Unternehmen die höchste Kaufentscheidung" in Bezug auf Facility-Management-Software darstellt. Deshalb sollte Ihr erster Schritt darin bestehen, Ihren Instandhaltungsmanagementprozess durch Digitalisierung effizienter zu gestalten. Wenn Sie sich bei der Bearbeitung von Arbeitsaufträgen an die traditionellen Methoden von Stift und Papier, Excel-Tabellen und E-Mail-Kommunikation halten, werden Sie weiterhin mit vielen Problemen konfrontiert werden. Hier stelle ich Ihnen die sechs häufigsten vor:

1. Unnötige Fehler und Missverständnisse

Wenn Ihre Organisation immer noch auf Papierunterlagen angewiesen ist, werden leicht Fehler gemacht. Es liegt in der Natur des Menschen, Tippfehler vorzunehmen, zu vergessen, wichtige Informationen auszufüllen oder Dokumente zu verlieren. Selbst wenn alle Informationen in Excel-Tabellen aufgeführt sind, nachdem ein Techniker einen Arbeitsauftrag abgeschlossen hat, wie stellen Sie sicher, dass alle denselben Prozess verfolgen oder, noch wichtiger, in demselben Dokument arbeiten? Es kommt häufig vor, dass der aktuelle Status oder der nächste Schritt eines Arbeitsauftrags nicht oder nur unvollständig kommuniziert wird.

2. Mangelnde Kontrolle und Überwachung der Aufgabe

Wenn Sie kein System haben, das alle Informationen erfasst, wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Techniker ihre Aufgabe erfolgreich abgeschlossen haben? Wenn ein Kunde oder Mitarbeiter den Status seiner Anfrage überprüft, können Excel-Tabellen keine zuverlässige Antwort liefern. Wenn Sie jedoch ein System verwenden, das mehr Informationen bietet, können Sie Ihren Kunden darüber informieren, welcher Techniker die Anfrage bearbeitet, ob er noch an den Standort reist, wann das Projekt gestartet wurde und welche Materialien benötigt wurden. Verbesserte Kontrolle und Überwachung führen zu mehr Transparenz und Kundenzufriedenheit.

3. Es braucht viel Zeit

Wie lange dauert es, Arbeitsaufträge zu vergeben? Wie lange dauert es, bis ein Service Techniker seine Arbeitsaufträge erhält? Wie lange dauert es, bis der Status eines abgeschlossenen Arbeitsauftrags dem Backoffice und dem Anfordernden mitgeteilt wird? Wenn einer dieser Vorgänge länger als "ein paar Minuten" dauert, kann die Automatisierung Ihrer Wartungsprozesse enorme Vorteile bei der Zeitersparnis bringen. Das Ausfüllen von Papierunterlagen ist eine manuelle Aufgabe, die einfach viel Zeit in Anspruch nimmt, besonders wenn alle Informationen nach Abschluss einer Aufgabe erneut in einer Excel-Tabelle eingegeben werden müssen. Wenn Ihre Techniker zuerst zum Büro und zurück fahren müssen, um Papierunterlagen auszufüllen oder den Status ihrer Arbeitsaufträge zu aktualisieren, wird viel Zeit verschwendet. Durch den Einsatz eines Systems, das bereits detaillierte Informationen über Assets enthält, wird der Prozess der Verwaltung von Arbeitsaufträgen weniger zeitaufwendig. Die Möglichkeit, Benachrichtigungen, Arbeitstickets und Arbeitsaufträge zu erhalten, während Sie vor Ort sind, trägt zur Verbesserung von Produktivität und Effizienz bei und hilft Ihnen dabei, die Kundenerwartungen besser zu erfüllen.

4. Keine Planungseffizienz

Die Planung, die manuell durchgeführt werden muss, ist schwierig, insbesondere wenn Ihr Immobilienportfolio aus mehr als einem Gebäude an mehreren Standorten besteht. Es ist noch schwieriger, Aufgaben zu priorisieren. Mit einem System, das Ihnen aktuelle Informationen über die Dringlichkeit der auszuführenden Arbeiten liefert, können Sie tagesaktuell effizient planen.

Zudem gibt es Personen mit bestimmten Fähigkeiten oder Zertifizierungen. Es gibt Aufgaben, die ausgelagert werden. Es gibt Mitarbeiter im Urlaub. Es gibt Dutzende Faktoren bei der Entscheidung, wer was zu tun hat, und der Versuch, mithilfe eines manuellen Prozesses alles effizient zu planen, ist schwierig. Durch die Automatisierung Ihrer Wartungsprozesse können Sie eine optimierte Ressourcenplanung basierend auf allen von Ihnen festgelegten Kriterien erreichen.

5. Keine Verbindung mit anderen Prozessen

Wenn Wartungsvorgänge manuell geplant werden, gibt es keine Integration in andere Prozesse, die davon betroffen sein können. Wenn beispielsweise ein Asset ersetzt wird, muss der Bestand ebenfalls aktualisiert werden, und zwar vorzugsweise sofort und automatisch. Wenn alle Unterlagen zuerst gesammelt werden müssen, ist es schwierig, eine korrekte Kostenberechnung durchzuführen. Mit einem System, das all diese Informationen enthält, erhalten Sie einen stets aktuellen Überblick über alles, was Sie wissen möchten.

Bestimmt möchten Sie Szenarien wie diese vermeiden: Stellen Sie sich vor, dass ein Asset in einem Konferenzraum gemäß dem Plan für vorbeugende Wartung ersetzt werden muss. Wenn Sie kein Integrated Workplace Management System haben, wissen Sie möglicherweise nicht, dass in diesem Raum eine wichtige Kundenbesprechung geplant ist, und sie sollte wirklich nicht für Wartungsarbeiten unterbrochen werden.

Es könnte auch sein, dass Ihre Immobilienabteilung beschlossen hat, am Ende des Quartals Büros zu verlegen, aber die Wartung wurde nicht informiert. Das würde eine Verschwendung von Zeit und Geld bedeuten, wenn Ihre Techniker weiterhin Vermögenswerte verwalten, die in den nächsten zwei Monaten nicht genutzt werden.

6. Hohes Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften

Ohne standardisierte Prozesse und entsprechende Dokumentation verliert man leicht den Überblick über die Rechtsvorschriften zu Gesundheit und Sicherheit. Wenn ein System vorhanden ist, das alle notwendigen Felder enthält, die vor Ort ausgefüllt werden müssen, ist gewährleistet, dass Ihre Wartungsarbeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Die Mobile Field Services-Lösung von Planon hilft Ihnen, diese Probleme zu vermeiden, indem Sie Ihrem Außendienstteam schnell und sicher Lösungen bereitstellen, die sie auf jedem mobilen Gerät verwenden können. Möchten Sie mehr über Planon Mobile Field Services erfahren? Dann empfehle ich Ihnen, dieses Video anzuschauen oder unsere Broschüre herunterzuladen.

Jos Knops
Director Product Marketing