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26. September 2019

Berichterstattung im Vorfeld: Einsatz von Analysen zur Erreichung Ihrer Ziele im Corporate Real Estate und Facility Management

Es ist eigentlich keine Neuigkeit: Heutzutage dreht sich alles um Daten! In allen Bereichen eines Unternehmens ist die Fähigkeit, klare datengesteuerte Entscheidungen treffen zu können, zu einem Schlüsselfaktor geworden und die Arbeit eines Managers wird vom Top-Management oder des Vorstands daran gemessen. 

White Paper - Die Zukunft mit Analytik vorhersagen
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Wie können Sie CREM und FM-Daten am besten messen, analysieren und darüber berichten?. Erfahren Sie in diesem White Paper, wie Sie Unternehmensdaten des Immobilien- und Facility Managements nutzen können, um Ihren Wert für das Unternehmen zu belegen.

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Ja, ein Integriertes Workplace Management System (IWMS) eignet sich hervorragend zur Datengenerierung und Prozessoptimierung. Aber es hat keinen Sinn, Daten oder "Fakten" zu sammeln, die man nicht effektiv erklären oder in neue Prozesse umsetzen kann. Sie brauchen nicht alle Daten der Welt, Sie brauchen die richtigen Daten. Die Daten, die sich auf das Ergebnis auswirken, indem sie Effizienz nachweisen, für angemessene Budgets sorgen oder Kosten senken.

Wie sammeln Sie also die "richtigen Daten" und wie melden Sie diese Daten an Ihre Führungskräfte? Lassen Sie uns einige Punkte betrachten, die ich als wesentlich erachte.

Haben Sie ihr Ziel vor Augen!

Ziel sollte es sein, alle Daten zu erfassen, die für die Verwaltung Ihrer Organisation erforderlich sind, den Kontext zu schaffen, um zu verstehen, was die Daten wirklich bedeuten, und zu zeigen, dass die Immobilien- und Facility Management-Abteilungen die Unternehmensziele mit unterstützt. Welche Art von Informationen benötigen Sie dazu? Worüber möchten Sie berichten? Das Verständnis der Informationen, die Sie zu verwalten versuchen, hilft Ihnen, sich auf die Geschäftsprozesse zu konzentrieren, die für die Erfassung dieser Informationen erforderlich sind.

Lassen Sie sich nicht von der Berichterstattung über etwas ablenken, nur weil die Software, die Sie verwenden, wirklich gut darüber berichten kann. Wenn Ihnen diese Daten nicht wirklich wichtig sind, sollten Sie keine Zeit mit Dingen verbringen, die Sie nicht benötigen. Stattdessen schlage ich vor, die umgekehrte Frage zu stellen: "Was ist der beste Weg, um die Informationen, die ich benötige, mit dem geringsten Aufwand für die Endbenutzer in das System zu bekommen"? Je einfacher es für die Endbenutzer ist, desto aussagekräftiger sind Ihre Daten.

Betrachten Sie die für einen einzelnen Arbeitsauftrag erfassten Daten. Was erfassen Sie von dem Mitarbeiter, der eine Anfrage stellt? Was benötigen Sie vom Außendiensttechniker? Sind Formulare und Benutzeroberflächen so konzipiert, dass sie die Benutzerfreundlichkeit intelligent und effizient gestalten? Werden sie von Müdigkeit geplagt und beginnen dann, "einfache" oder voreingestellte Antworten zu geben, die bei Geschäftsentscheidungen nicht helfen? Können irgendwelche der Daten automatisch durch Sensoren, GPS oder andere Mittel erfasst werden?

Die Zeit zu nehmen, die die Perspektive jedes Stakeholders auf den Prozess berücksichtigt, ist der Schlüssel zu einem guten Lösungsdesign und letztlich zu qualitativ hochwertigen Daten aus Ihrem IWMS. Seien Sie sich über den Nutzen für die beteiligten Personen im Klaren; stellen Sie sicher, dass sie wissen, warum sie aufgefordert werden, bestimmte Aufgaben zu erledigen oder Informationen einzugeben, warum ihre Genauigkeit für das Unternehmen wichtig ist und wie die Eingabe dieser Daten für sie von Wert ist. Lösungsarchitekten können effiziente Benutzeroberflächen, Automatisierungs- und Geschäftsprozesse entwerfen, die die Daten erfassen, die Manager sammeln möchten.

Zeigen Sie Ihre Daten in aussagekräftigen Berichten

Sobald Sie genaue Daten erhalten und sichergestellt haben, dass Ihre Kennzahlen mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden können, gehen Sie in Richtung datengetriebener Entscheidungsfindung! Die Daten, die Sie in einem guten und klaren Bericht präsentieren möchten, sind der nächste Schritt. Aber was definiert einen "guten" Bericht?

Als Ausgangspunkt sollten Sie bedenken, dass ein guter datenzentrierter Bericht nur relevante Daten auf klare und visuelle Weise darstellt. Verwenden Sie die Terminologie Ihres Unternehmens, um zu klären, was berichtet wird, und gestalten Sie einzelne Diagramme oder Tabellen auf simple Weise. Vor allem aber sollten die Zusammenhänge zwischen einem Diagramm oder anderen im Bericht dargestellten Daten auf einen Blick ersichtlich sein. Wenn sich Personen aus anderen Abteilungen Ihren Bericht ansehen, sollten sie keine Probleme haben, zu verstehen, was die Daten beschreiben und welche Beziehungen zwischen verschiedenen Datenfeldern bestehen. Kurz gesagt, ein guter datenzentrierter Bericht erzählt eine Geschichte, mit Zuversicht und Logik, die bei der Zielgruppe ankommt.

Verstehen Sie, was Sie glauben zu wissen

Während die Berichterstattung über Kennzahlen und KPIs für den Geschäftsbetrieb unerlässlich ist, wollen viele Immobilien- und Facility Management-Abteilungen noch einen Schritt weiter gehen und tiefer in die Daten eindringen. Dies erfordert eine Analyse.

Flächenmanager sind sehr an den Belegungszahlen interessiert, z.B. um zu verstehen, wie Büroflächen wirklich genutzt werden. An der Oberfläche sehen wir vielleicht Abteilungsstatistiken oder Trends bei der Belegung, aber eine datenzentrierte Organisation wird genauer hinschauen.  Warum werden bestimmte Räume besonders bevorzugt und warum werden einige überhaupt nicht genutzt? Wie zuversichtlich sind wir, dass unsere "Daten" uns die Wahrheit sagen?

Auf der Instandhaltungsseite haben Manager im Allgemeinen ein gutes Verständnis dafür, wie sie ihre Budgets ausgeben, können aber schwerlich die tiefergehenden Informationen darüber finden, wie effizient ihre Teams arbeiten oder wie sich dies auf wichtige Interessengruppen auswirkt. Analytik kann ihnen auf zwei Arten helfen: erstens, zu verstehen, wo es "Lärm" in den Daten gibt - oft das Ergebnis ineffektiver Geschäftsprozesse, die gezielt verbessert werden können; und zweitens, ihre Fähigkeit zu untersuchen, organisatorische Ziele für den Arbeitsplatz als Schlüssel zu einer exzellenten Mitarbeitererfahrung zu unterstützen.

Durchdachte Geschäftsprozesse in Ihrem IWMS-System können Ihnen wertvolle Daten liefern.  Die Analytik gibt Ihnen die Möglichkeit, das, was Sie zu wissen glauben, tatsächlich zu verstehen. Und um Dinge zu entdecken, die man vorher nicht wusste.

Colby Tuttle
Channel Development Manager, North America