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31. Januar 2019

CAFM / IWMS Eigenentwicklung oder Kauf?

„Wenn Sie möchten, dass etwas gut erledigt wird, erledigen Sie es selbst.“ Das hört sich wahrscheinlich für die meisten von uns bekannt an. Es gibt Situationen, in denen es wohl die beste Option ist, die Dinge selbst zu erledigen, es gibt jedoch auch Situationen, in denen das nicht der Fall ist.

Live Webinar - Was, Warum und ROI eines IWMS

Am 12. Februar um 11.00 Uhr MEZ veranstaltet Planon ein Webinar mit Susan Clarke, Principal Analyst bei Verdantix, das praktische Tipps zur Berechnung des potenziellen ROI einer IWMS-Implementierung liefert. 

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Sobald der Business Case sowie das Budget für die Implementierung eines Integrated Workplace Management Systems (IWMS) bzw. Computer Aided Facility Management Systems (CAFM) vereinbart, die Projektziele festgelegt und das Projektteam zusammengestellt wurden, stellt sich also die Frage, welches die bessere Option ist. Möchten Sie Ihre eigenen maßgeschneiderten CRE- und FM-Prozesse im IWMS aufbauen oder möchten Sie lieber einen Ansatz mit Best-Practice-Prozessen verfolgen, der bei Bedarf angepasst werden kann?

Dies ist das scheinbar typische Implementierungsparadox: Sollten Anstrengungen für die Gestaltung des Systems unternommen werden, sodass es den „Ist“- oder „Soll-Zustands“ widerspiegelt, oder ist es besser, Methoden zu ändern, um sie an die vordefinierten Best Practices anzupassen? Es kann verlockend sein, eine sofortige Entscheidung darüber zu treffen, ob man lieber „selbst entwickelt“ oder „kauft“. Es gibt jedoch Vor- und Nachteile, die zunächst berücksichtigt werden sollten.

Systemgestaltungsansatz versus Best-Practice-Ansatz

Traditionelle Implementierungen beginnen in der Regel mit einer Reihe von Prozessanalysen, im Rahmen derer die Prozesse der Arbeitsabläufe festgelegt, abgebildet und im Detail hinsichtlich aller betreffender Geschäftsprozesse diskutiert werden. Sobald das System eingerichtet ist, haben Stakeholder und Nutzer die Möglichkeit, es zu überprüfen und auf die Umsetzung ihrer Ideen im System zu reagieren. Es bedarf gegebenenfalls mehrerer, manchmal sogar widersprüchlicher Wiederholungen, bevor das gewünschte Ergebnis erzielt wird.

Der „Best-Practice“-Ansatz kann am besten als ein Optimierungs- und Anpassungsprozess beschrieben werden. Von Beginn an steht ein vordefiniertes Set an Konfigurationsdesigns zur Verfügung, wie z. B. Arbeitsabläufe, Datenmappings, Benutzerprofile, Benutzeroberflächen und Berichte, und zwar basierend auf Marktkenntnissen und bewährten Best Practices aus der realen Welt. Diese werden optimiert und entsprechend der Entwicklung des Projekts angepasst.

Die Entscheidung für eine Implementierung von Grund auf oder eine Implementierung auf Basis von Best Practices basiert auf drei großen Herausforderungen bei der Umsetzung einer multinationalen Implementierung:

  • Gewünschter Standardisierungsgrad
    Es muss ein umfassender und ausgewogener Ansatz angewendet werden, wenn beurteilt wird, wo eine Anpassung von Prozessen an lokale Gegebenheiten wichtig ist und wo sie vermieden werden sollte. Als Mindestanforderung sollten Key Performance Indikatoren (KPIs) in allen Ländern und an allen Standorten auf die gleiche Weise berechnet werden. Ein Best-Practice-Ansatz wird dem Team in der Regel bei der Realisierung eines höheren Standardisierungsgrades im gesamten Unternehmen helfen.

  • Auswirkung des Veränderungsmanagements
    Die Implementierung einer neuen Software ist an sich relativ einfach, aber die Steuerung ihrer Auswirkungen auf das Unternehmen ist eine größere Herausforderung und Teil eines umfassenderen Änderungsprozesses. Die gleichzeitige Konzentration auf Umsetzung und Veränderungsmanagement ist unerlässlich. Ein Best-Practice-Ansatz ermöglicht es Key Usern, von Anfang an in das System eingebunden zu sein. Bei dem Systementwicklungsansatz müssen Key User warten, bis das System entwickelt und eingerichtet ist, was den Zeitraum minimiert, den Key User benötigen, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen.
  • Management der Einführung in mehreren Ländern
    IWMS Lösungen in großen multinationalen Unternehmen werden in der Regel mittels eines mehrstufigen Ansatzes implementiert. Zunächst wird eine globale Vorlage definiert und getestet. Anschließend kann mit der Einführung an anderen Standorten begonnen werden. Eine Best-Practice-Implementierung wird von einer vordefinierten Best-Practice-Projektmethodik begleitet, um die weltweite Einführung zu unterstützen.

Wenn Sie einen relativ hohen Standardisierungsgrad und eine schnelle Implementierung möchten, könnte das Best-Practice-Szenario die richtige Wahl für Sie sein. Wenn Sie möchten, dass jeder Betriebsablauf seine einzelnen Prozesse beibehält, erwägen Sie die traditionelle Methode der Entwicklung und Gestaltung. Ganz gleich, welche Entscheidung Sie treffen, stellen Sie sicher, dass es eine fundierte Entscheidung ist.

Marc Wetzelaer
Director Services Providers

Dieser Blogbeitrag ist eine Zusammenfassung des Kapitels “Build or buy an IWMS” aus dem Buch “A quest for excellence: Guidance for CRE & FM executives implementing a global IWMS”. Möchten Sie mehr davon lessen? Dann klicken Sie bitte hier, um eine kostenlose Ausgabe des „Planon IWMS Implementation Guide“ anzufordern.