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11. Oktober 2018

CAFM vs ERP: Was ist der Unterschied für FM-Dienstleister?

Für Integrated Facility Services (IFS) Organisationen gibt es fünf Hauptprozessbereiche:

1. Finanzen
2. Personalwesen (HR)
3. Beschaffung
4. Customer Relationship Management (CRM)
5. Betrieb

Für die ersten vier Prozessbereiche gibt es bereits ausgereifte Lösungen, die den Markt dominieren, wie Salesforce für CRM oder SAP für Finanzen. Im Bereich der Betriebsprozesse gibt es jedoch kein dominierendes System. Stattdessen haben die meisten FM-Dienstleister verschiedene, mehr oder weniger verbundene Insellösungen, um den Prozess auszuführen.

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Sie verfügen über (Excel-) Tabellen, um Angebote und das Pricing nachzuverfolgen. Sie haben ein Tool für die Ressourcenplanung, das meistens nicht mit HR verbunden ist. Und Sie haben ein weiteres System für den Helpdesk. Die Kunden haben eine Schnittstelle zu einem Portal, das mit keinem der anderen Systeme verbunden ist.

Auf der anderen Seite gibt es Organisationen, die versuchen, die Betriebsprozesse über eins ihrer anderen Systeme abzubilden. Ich habe zuvor bereits über die Risiken geschrieben, die entstehen können, wenn man bspw. versucht, ein auf Finanzprozesse ausgerichtetes ERP-System so zu modifizieren, um es auch für Betriebsprozesse zu nutzen. Wie ich damals schrieb, stellen diese Organisationen dann oft fest, dass ihre Mitarbeiter "Schattensysteme" (zB in Microsoft Excel) erstellen, um die fehlenden Funktionalitäten auszugleichen, die sie für die Bewältigung des Tagesgeschäfts benötigen.

Was ist mit CAFM?

Ein CAFM in der traditionellen Definition des Wortes kann nicht alle Prozesse eines FM-Dienstleisters abdecken, und in der Breite der Möglichkeiten unterscheiden sich die spezifischen CAFM-Systeme zum Teil erheblich. In diesen Situationen höre ich häufig von IFS-Organisationen, dass sie ihr FM-System als "nur CAFM" bezeichneten.

Stattdessen benötigen Sie eine Enterprise-Operations-Plattform, die auf die Geschäftsprozesse für integrierte FM-Dienstleister ausgerichtet ist. Wenn Sie Ihr FM-System für den täglichen Betrieb nutzen, es mit anderen Systemen integrieren und eine vollständige Wertschöpfungskette aufbauen, dann wird es zu einer solchen Enterprise-Operations-Plattform. Zum Beispiel bereiten wir in Planon Finanzdaten so auf, dass Sie wissen, was Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen müssen. Die Rechnungsstellung selbst erfolgt aber nicht in Planon.

Ein anderes Beispiel besteht darin, Material über Ihren Standardlieferanten zu bestellen, aber alles mit Ihrer Enterprise-Operations-Plattform zu verbinden. Die Bestellung von Material über eine Schaltfläche in einem bestimmten Arbeitsauftrag verknüpft alle Kosten mit dieser Bestellung und wendet die entsprechenden Aufschläge und Tarife auf der Grundlage der mit dem Kunden vereinbarten Preise an. In diesen Fällen ist Ihr System nicht "nur ein CAFM", sondern ein Kerngeschäftssystem, das die Digitalisierung vorantreibt.

Diese Ebene von Integration in Ihrer Enterprise-Operations-Plattform ist essentiell, um die Prozesseffizienz zu maximieren, den Kundennutzen zu steigern und Geschäftsinnovationen zu unterstützen.

Marc Wetzelaer
General Manager Service providers