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03. September 2015

Der Business Case: Zeitverschwendung oder kritischer Erfolgsfaktor?

„Die besten Ideen passen auf einen Bierdeckel.“ Das klingt gut, aber in vielen Organisationen sieht die Praxis doch etwas anders aus. Vor allem bei Projekten, die mit einem hohen Personalaufwand einhergehen oder viele Mittel und Prozesse in Anspruch nehmen, begnügen sich die Manager in der Regel nicht mit ein paar schnellen Notizen. Die Investition muss mit einem formalen Business Case begründet werden, der einen klaren Überblick über die Kosten und den Nutzen verschafft und Fragen zur Machbarkeit, Komplexität und Laufzeit beantwortet.

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Aber wie erstellt man eigentlich einen Business Case? Und lohnt sich der Zeitaufwand überhaupt? Wie lange es dauert, einen Business Case zu verfassen, hängt natürlich von der Art der Geschäftsidee ab; je nach Komplexität können ein paar Stunden ausreichen oder mehrere Wochen notwendig sein. Damit Sie keine kostbare Zeit verschwenden und sicher sein können, dass Ihr Business Case zur Realisierung Ihrer Ziele beiträgt, sollten Sie die folgenden neun Tipps für die Erstellung eines zuverlässigen Business Case beherzigen.

  1. Beschreiben Sie die Vision: die Executive Summary des Business Case muss die Vision des Projekts darlegen und erläutern, inwiefern diese mit der Organisationsstrategie in Einklang steht.

  2. Stimmen Sie die Ziele auf die Vision ab: Wenn ein Business Case belegt, dass die Ziele des Projekts zur Vision der Organisation passen, heißt das, dass die Anschaffung zur Realisierung dieser Vision beiträgt.

  3. Verkauf von innen nach außen: Die Überzeugung der internen Stakeholder von dem Projekt und seinem Beitrag ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, eine Vertrauensbasis für das Projekt aufzubauen. Indem dargelegt wird, welchen Beitrag das neue System zum Wachstum leisten wird, können die Budgetverantwortlichen von der Notwendigkeit des Projekts überzeugt werden.

  4. Präsentieren Sie die möglichen Finanzierungsquellen: Legen Sie dar, wie das Budget für die Anfangskosten beschafft werden kann und zeigen Sie mögliche Optionen für die weitere Finanzierung des Plans auf.

  5. Sichern Sie sich die Unterstützung des Controllers, denn seine Genehmigung ist unverzichtbar. Wenn die Finanzabteilung der Organisation Ihren Business Case befürwortet, stehen die Chancen, dass er genehmigt wird, im Allgemeinen besser. Durch präzise Berechnungen müssen die wichtigsten finanziellen Fragen des Managements und eventueller Investoren beantwortet werden, bevor sie die Genehmigung eines Vorschlags erwägen.

  6. Sorgen Sie schon in einem frühen Stadium für eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Management und den wichtigsten Stakeholdern.

  7. Setzen Sie Gantt ein: Professionelle Projektmanager machen von einem Gantt-Diagramm Gebrauch, um strategische Projektaktivitäten zu planen. Grafische Darstellungen sind eine bewährte Methode, das Management davon zu überzeugen, dass für jede Projektphase genügend Zeit zur Verfügung steht.

  8. Sorgen Sie für eine akkurate Finanzplanung: Korrekte Zahlen sind sehr wichtig, um die Zustimmung des Managements zu erlangen. Wenn Ihre Organisation keinen Finanzanalysten für diesen Bereich beschäftigt, sollten Sie einen guten Consultant beauftragen.

  9. Beschreiben Sie das Monitoring: Erläutern Sie, wie die Durchführung regelmäßiger Audits zu einem kontinuierlichen Monitoring der Ergebnisse beiträgt.

Auch wenn Sie die Anschaffung eines CAFM Systems (Computer Aided Facility Management) erwägen, empfiehlt es sich, vorab einen Business Case –  mit einem Zeithorizont von mindestens drei Jahren – zu erstellen, der alle internen und externen Kosten sowie die finanziellen und immateriellen Vorteile umfasst. Um Ihnen den Start zu erleichtern, hat Planon das White Paper „Die Erstellung eines zuverlässigen Business Case“ verfasst, in dem sechs konkrete Vorteile der Einführung eines CAFM Systems dargelegt werden. So haben Sie, wenn Sie wieder einmal vor einem Bierdeckel sitzen, Zeit für andere Dinge!

Anne-Marie Kleiss
Director Marketing Operations & Field Marketing Europe and APAC