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01. Mai 2014

Die Anzahl von Projekten nimmt zu. Die Komplexität des Projektmanagements auch

Projekte sind inspirierend! Die Organisation des Kick-off und die Präsentation der Pläne vor dem Auftraggeber und dem eigenen Team vermitteln das Gefühl, etwas ganz Neues zu beginnen. Die positiven Erwartungen, die man von allen Seiten an das Projekt stellt, müssen erfüllt werden, und Budget, Zeitplan, Ziele und Qualität erfordern ein sorgfältiges Management.

White Paper - Capital Project Management

In diesem Whitepaper wird der zunehmende Bedarf an Capital Project Management im Immobilien-, Nachhaltigkeits- und Instandhaltungsmanagement diskutiert.

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Projekte stellen einen immer größeren Anteil des Arbeitsalltags dar. Aktivitäten, die nicht zum Kernprozess der Organisation gehören, werden ausgelagert, und das betrifft oft auch die operativen Aufgaben von Immobilien- und Facility-Managern. Das interne Team wird kleiner, Organisationen schauen beim Anmieten von Gebäuden und Räumlichkeiten auf Mietverträge und allerorten werden Initiativen rund um das Thema „Neue Arbeitswelt“ umgesetzt. Lag der Schwerpunkt früher auf der Durchführung und Verwaltung durch ein internes Team, steht heute das Management eines Projektportfolios mit einem Mix aus eigenen Mitarbeitern, Lieferanten und externen Beratern im Vordergrund.

Je mehr Projekte es gibt, desto wichtiger wird es, einen guten Überblick über diese zu haben. Und dabei geht es nicht nur um die zehn oder zwanzig laufenden Projekte, mit denen sich das eigene Team gerade befasst, sondern es geht um sämtliche (aktuelle und künftig geplanten) Projekte innerhalb der Organisation, die Sie im Blick behalten möchten.

Operative Projekte oder Investitionsprojekte

Projektmanagement ist oft ein unterstützender Prozess. Organisationen sind es gewohnt, kleine Projekte wie Umzüge, Veranstaltungen oder begrenzte bautechnische Anpassungen in Eigenregie durchzuführen. In so kleinem Maßstab ist das Projektmanagement einfach zu bewerkstelligen, zumal die Finanzierung solcher operativen Projekte aus den Jahresbudgets erfolgt. Außerdem werden operative Projekte im Allgemeinen von der durchführenden Abteilung selbst gesteuert.

Ganz anders stellt sich die Sache jedoch dar, wenn Anzahl und / oder Umfang der Projekte steigen, wenn es also beispielsweise um die Verlängerung eines Mietvertrags für ein großes Bürogebäude, eine Nachhaltigkeitsinvestition oder ein umfangreiches Renovierungsprojekt geht. Projekte dieser Art haben größere finanzielle Auswirkungen und werden meist auch aus anderen Quellen finanziert. Hier laufen verschiedene Geldströme, wie Budgets, Finanzierung, Fördermittel und Fonds mit Informationsflüssen und Arbeitsaufträgen zusammen. Die Kontrolle des Projektportfolios hinsichtlich der Einhaltung des Zeitplans und des Budgets wird komplexer, vor allem, wenn mehrere Projektleiter jeweils ihre eigenen Methoden und Ressourcen nutzen. Und dann besteht die Gefahr, die Kontrolle und den Überblick zu verlieren.

Transparenter Einblick ist wichtig

Um den Mitarbeitern die Struktur zu bieten, die sie benötigen, um diese größeren, oft sehr komplexen Projekte begleiten zu können, empfiehlt es sich, vom Operational Project Management aus einen Schritt in Richtung Capital Project Management zu tun. Große Investitionsprojekte erfordern eine besondere Art der Finanzierung, eine stärkere Beteiligung des Topmanagements und einen spezifischen Einblick in die Bereiche Budget, Planung, Risiken und Personaleinsatz. Vor allem wenn Fördermittel oder staatliche Fonds in Anspruch genommen werden, ist es wichtig klar zu kommunizieren, woher die verschiedenen Mittel stammen und was ihr Verwendungszweck ist, damit sich letztlich auch die Kosten verantworten lassen.

Beim Capital Project Management liegt der Schwerpunkt auf der Kontrolle der Finanzierungsströme mit dem Ziel, eventuelle Überschreitungen frühzeitig zu erkennen, sodass sofort entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. Angesichts der Verschiebung hin zu einer schlanken Betriebsführung in den Bereichen Immobilien und Facility Management empfiehlt es sich, dass Organisationen auf ein Capital Project Management umschwenken. Dabei geht es um die integrierte Kontrolle des Projektportfolios mit Schlüsselinformationen zu Budget, Zeitplan, Risiken und Zielen hinsichtlich der Sicherheit, Haftung und Entscheidungsfindung.

Durch gutes Zusammenwirken dieser vier Aspekte kann ein Projekt realisiert werden, bei dem der vorgegebene Budget- und Zeitrahmen eingehalten wird und das die Erwartungen erfüllt. Projekte sind inspirierend!

Möchten Sie mehr über Capital Project Management wissen? In unserem White Paper erfahren Sie mehr! (English)

David Stillebroer
Director Product Management