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20. Mai 2020

Drei Fallstudien über den Einsatz eines IWMS

In einem früheren Blog habe ich einige Highlights des neuesten Forschungsberichts von Verdantix über vier wichtige IT-Strategien für das Immobilien- und Facility Management vorgestellt, die Unternehmen derzeit anwenden. Diesem Verdantix-Bericht zufolge sind Integrated Workplace Management Systems (IWMS) heute Bestandteil von drei der vier Hauptstrategien. Beispielsweise kann ein IWMS als Einzelsystem in Ihrer IT-Landschaft eingesetzt oder in Kombination mit anderen großen Systemen oder Einzellösungen verwendet werden. In diesem früheren Blog habe ich erläutert, was ein IWMS ist und was seine Hauptvorteile sind.

White Paper – Was ist ein IWMS?

Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) ist eine Softwareplattform für das Immobilien- und Facility Management, die integrierte Funktionen für Immobilienverwaltung, Raumplanung, Anlagen und Wartung, integrierte Dienstleistungen und Nachhaltigkeit kombiniert.

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In diesem Folgeblog möchte ich die Vorteile einer integrierten Lösung zur Unterstützung von Immobilien- und Facility Management-Prozessen detaillierter veranschaulichen. Diese werde ich anhand der Erfahrungen von Gasunie, dem King's College London und dem Maastricht University Medical Center (MUMC) mit der IWMS-Lösung von Planon erläutern.

Drei maßgebliche Einsparkategorien für ein IWMS

Obwohl jedes Unternehmen seinen eigenen spezifischen Lösungsbedarf hat, können drei Einsparungskategorien identifiziert werden, die die wichtigsten Vorteile im Zusammenhang mit einer IWMS-Implementierung abdecken:

  • IT-Rationalisierung
  • Arbeitsproduktivität
  • Operative Einsparungen

Die nachfolgend angeführten drei Fallstudien veranschaulichen, wie Planon-Kunden nach der Implementierung unseres IWMS mindestens einen dieser drei Hauptvorteile – und auch oft eine Kombination daraus – realisiert haben.

1. Gasunie hat seine Anzahl bezahlter Softwarelizenzen deutlich reduziert

Gasunie, Hauptnetzbetreiber für Erdgastransport in den Niederlanden, stellte fest, dass intern über 90 verschiedene Systeme zur Verwaltung der Anlagenprozesse genutzt wurden und erkannte, dass diese Systeme konsolidiert werden sollten. Mit dem strukturierten und zeitlich gestaffelten Ansatz von Planon implementierte Gasunie Planon Universe for Corporate Real Estate and Facility Managers, einschließlich der Module Self-Services, Asset & Maintenance Management, Umzugsmanagement und Projektmanagement. Dadurch konnte die Anzahl der Systeme für Facility Management-Prozesse von 90 auf eins reduziert werden! Das bedeutet 89 Lizenzen, die nicht mehr verwaltet oder bezahlt werden müssen.

2. King's College London wechselte von einem reaktiven zu einem präventiven Instandhaltungsmanagement

Im King's College London, einer der 20 besten Universitäten der Welt, arbeitet ein Immobilien- und Anlagenteam, das für den Betrieb und die Wartung von rund 4,3 Millionen Quadratmetern Fläche in 130 Gebäuden verantwortlich ist. Die positiven Auswirkungen der Planon Universe-Plattform auf das Wartungsmanagement waren bekannt. Gleichzeitig wussten sie, dass sie die Lösung nicht in vollem Umfang nutzten. Das King's College London hatte immer noch Probleme: 1) keine detaillierten Aufzeichnungen über den reaktiven Wartungsaufwand, 2) geringe Messwerte über die geplanten vorbeugenden Wartungsarbeiten, 3) keine Klarheit darüber, wie Ressourcen tatsächlich genutzt werden.

Diese Punkte ließen erkennen, dass die Prozesse weiter optimiert und die tatsächliche Nutzung des Systems neu belebt werden mussten. Dies bedeutete die Eigentümerschaft über das System und die Prozesse zu erhalten und ein noch besseres Verständnis ihrer wahrgenommenen Komplexität zu erlangen.

Mit dem Einsatz der IWMS-Plattform von Planon erhielten sie Kontrolle und Transparenz. Dies reduzierte den Wartungsrückstand innerhalb von nur drei Monaten um 50 Prozent und ermöglichte es ihnen, von einem reaktiven Instandhaltungsmanagement auf ein präventives umzusteigen. Ihr BIM-Manager sagte: "Die Lösung brachte uns einen reellen Einblick, wodurch wir nun von einer schnelleren Verarbeitung, einer verbesserten Kommunikation und einer optimierten Arbeitsteilung profitieren. Zudem ermöglicht sie die Einhaltung unserer SLAs und die Verbesserung des Kundenfeedbacks."

3. Das Maastricht University Medical Center (MUMC) hat seine operative Effizienz verbessert

Das MUMC, ein akademisches Krankenhaus im Süden der Niederlande, ist bestrebt, durch die Integration von Patientenversorgung, Forschung und Bildung die bestmögliche Versorgung zu bieten und die Gesundheit in der Region zu verbessern. Seine Facilities Unit (FU), die 340 Mitarbeiter beschäftigt und über ein Budget von 36 Millionen Euro verfügt, will zu diesem Ziel beitragen, indem sie sich um die Bereitstellung und Verwaltung der Räumlichkeiten, Technik, Logistik, Verpflegung und Sicherheit kümmert.

Seit das MUMC das IWMS von Planon nutzt und somit über ein einziges Repository mit allen erforderlichen Quelldaten für diese Prozesse verfügt, hat es die Effizienz seiner Geschäftsabläufe erheblich verbessern können. Dank Planon konnte es Ambiguitäten aus seinen Prozessen beseitigen, und das System bietet bessere Einblicke und mehr Transparenz. Darüber hinaus hat die Self-Service-Lösung innerhalb Planons IWMS dem MUMC dabei geholfen, die Anzahl der Kundenanfragen erheblich zu reduzieren. Planon ist nun sein Kernsystem – nicht nur für die FU –, sondern für das gesamte Unternehmen einschließlich seiner Lieferanten.

Was ist mit diesen Informationen zu tun?

Das Hauptziel dieses Blogs – in Kombination mit meinem vorherigen Blog – ist es, den Mehrwert eines IWMS zu verdeutlichen und zu erklären, wie es eine wesentliche Rolle in Ihrer Software-Strategie für das Immobilien- und Facility Management spielen kann. Sie benötigen weitere Informationen über IWMS? Dann laden Sie sich unser kostenloses White Paper „Was ist ein IWMS?“ herunter!

Wenn Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen und Probleme genau kennen, können Sie die richtige Immobilien- und Facility Management-Lösung finden. Sie müssen in der Lage sein, Fragen zu Ihren Kernbedürfnissen zu beantworten, bevor Sie langfristig in Software investieren. Wenn Sie sich direkt mit uns in Verbindung setzen möchten, steht Ihnen ein Expertenteam zur Verfügung, das Ihnen dabei helfen wird, die Ursache Ihrer organisatorischen Probleme im Bereich Immobilien- und Facility Management und die richtige Lösung zu finden.

Geert-Jan Blom
Solution Product Marketeer