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19. März 2014

Drei Fragen, die Sie vor Outsourcing–Entscheidungen beantworten sollten

Outsourcing – die Auslagerung von Tätigkeiten – ist jahrhundertealte Praxis. Schon die alten Römer haben es getan: sie ließen ihre Steuergelder nämlich von Dritten eintreiben. Die Vorteile des Outsourcings liegen klar auf der Hand: Die Vergabe von bestimmten Tätigkeiten an spezialisierte Unternehmen kann Preisvorteile bieten, man profitiert von der Expertise und Unterstützung des Lieferanten und gewinnt mehr Flexibilität. Vor allem in wirtschaftlich schlechteren Zeiten scheint dies eine ideale Lösung zu sein, denn schließlich kann jeder Euro nur einmal ausgegeben werden. Und dann liegt der Schwerpunkt hauptsächlich auf Flexibilität und der Fokussierung auf das Kerngeschäft.

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Momentan besinnen sich viele Unternehmen wieder auf das Insourcing, da die Qualität der ausgelagerten Tätigkeiten aufgrund von Sparmaßnahmen und Reorganisationen teilweise leidet. Wie können Sie als FM-Service-Organisation aber nun sicherstellen, dass Sie bei diesem Hin und Her zwischen In- und Outsourcing nicht den Überblick verlieren? Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Geschäftsprozesse unter Kontrolle haben, damit Sie, wenn nötig, jederzeit korrigierend eingreifen können. Qualität und Flexibilität sind dabei entscheidend. Die Kosten spielen letztlich eine untergeordnete Rolle und sind das Ergebnis der Beschaffungsstrategie.

Unterschiedliche Gründe

In vielen Ländern ist zwischen den Beschaffungsstrategien der öffentlichen Hand und der Privatwirtschaft ein klarer Unterschied festzustellen. Die öffentliche Verwaltung kann natürlich einen höchst effizienten Einkauf anstreben, aber wenn dadurch die Arbeitslosenzahlen in die Höhe schnellen, hat sie ihr Ziel vollkommen verfehlt. Die neuen Arbeitslosen benötigen soziale Unterstützung, wodurch der durch Größenvorteile erzielte Gewinn sofort verdampft. Im Zuge ihrer sozialen Verantwortung entscheidet sich die öffentliche Verwaltung inzwischen häufiger wieder für Insourcing.

In Belgien und Deutschland beispielsweise hat man dieses Problem schon früher erkannt. Dort ist man dem Outsourcingtrend nicht blind gefolgt, sondern arbeitet in viel größerem Ausmaß mit eigenem Personal. Auch privatwirtschaftliche Unternehmen entscheiden sich immer häufiger für Insourcing, da sie ihre Strategie auf das angestrebte Preis-Qualitäts-Verhältnis abstimmen können. Hier stecken also eher finanzielle Erwägungen dahinter. Ein anderer wichtiger Aspekt ist die Gefahr von Imageschäden, wenn Tätigkeiten über Knebelverträge an externe Marktteilnehmer vergeben werden. Die Lieferanten mit schlechten Tarifbedingungen unter Druck zu setzen bzw. mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die ihrerseits wiederum schlechte Arbeitsbedingungen bieten, verträgt sich nicht mit dem angestrebten Corporate Social Responsibility Profil (CSR) von großen Organisationen.

Aber welche Gründe auch immer hinter der Entscheidung für oder gegen In- oder Outsourcing stecken – im Grunde spielt der gewählte Weg keine Rolle, solange Sie die Kontrolle über Ihre Geschäftsprozesse behalten. Nur wer über alle Prozesse im Bilde ist und sie unter Kontrolle hat, kann zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingreifen und den weiteren Kurs bestimmen.

Qualitätskontrolle

Nun, da viele Unternehmen ihre Strategie der letzten Jahre kritisch prüfen, scheint sich herauszustellen, dass die Gesamtkosten durch das Outsourcing nicht wirklich gesunken sind und sich die Qualität teilweise sogar verschlechtert hat Deshalb werden jetzt die Strategien mit entsprechendem Aufwand angepasst. Einfacher wäre es gewesen, wenn sich diese Organisationen dazu entschlossen hätten, ihre Systeme und Prozesse im eigenen Haus, in eigener Regie zu behalten, denn dann wären sie heute in ihren Entscheidungsprozessen weitaus flexibler und dynamischer.

Wer das Outsourcing von Prozessen in Erwägung zieht, sollte sich auf jeden Fall die folgenden Fragen stellen:

  1. Wie lassen sich die tatsächlichen Gesamtkosten des Outsourcings beziffern und kontinuierlich monitoren?
  2. Welche Qualitätsanforderungen werden an den Lieferanten gestellt und wie kann die Erreichung der Qualitätsanforderungen kontrolliert werden?
  3. Wie lässt sich gewährleisten, dass das Know How innerhalb der Organisation erhalten bleibt, damit man auch künftig in der Lage ist, Prozesse gegebenenfalls wieder inzusourcen?

Wer sich die Möglichkeit des Backsourcings offen halten will, muss diese Fragen beantworten können. Nur wer Einblick in die Kosten und die Qualität sekundärer Betriebsprozesse hat und behält, bleibt auch flexibel genug, um den Outsourcing-Partner zu wechseln oder ausgelagerte Prozesse wieder ins eigene Haus zu holen.

Jos Knops
Director Global Product Marketing