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28. Oktober 2014

Drei Voraussetzungen für eine professionelle Raumverwaltung

CAFM-Software unterstützt Flächenmanager und Facility Manager bei der Optimierung der Nutzung und des Einsatzes von verfügbaren Flächen. Für die professionelle Raumverwaltung und Flächenplanung gibt es unterschiedliche Software-Lösungen. Es gibt drei Funktionalitäten, die Ihre CAFM-Lösung unterstützen muss, damit eine optimale Nutzung von teuren Flächen garantiert ist.

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Stichtagsfähigkeit

Bei professionellem Flächenmanagement geht es nicht nur um die Gegenwart, d. h. die heutige Nutzung von Flächen, sondern auch um die Zukunft, d. h. die geplanten Flächennutzung. Und auch die Historie der Raumnutzung ist wichtig für Analysen, KPI‘s und finanzielle Weiterverrechnung. Durch das einfache Setzen eines Stichdatums sind Sie in der Lage, die Nutzung eines Raumes zu einem spezifischen Zeitpunkt in der Vergangenheit, der Gegenwart, wie der Zukunft zu betrachten und zu analysieren. CAFM-Software unterstützt Sie in diesem Prozess, indem sie ein Start- und Enddatum (oder eine Start- und Endzeit) für jede Art der Flächennutzung registriert. Intelligente grafische Plantafeln ermöglichen Ihnen einen direkten Einblick in die Raumbelegung und den Leerstand und helfen Ihnen, die Auslastung und Nutzung von Flächen zu optimieren. Neben der Nutzung von Flächen werden natürlich auch Veränderungen bei den Flächengrößen über die Zeit dokumentiert. Wegen der Komplexität der Flächenplanung ist die Stichtagsfähigkeit eine wichtige erste Voraussetzung für ein CAFM-System.

Flexible Flächen

Auf der Suche nach Effizienz ist die flexible Nutzung von Flächen bei den meisten Unternehmen Normalität geworden. Verschiedene Abteilungen nutzen dieselbe Fläche gemeinsam und / oder zu verschiedenen Zeitpunkten. Um diese Flexibilität, die die optimale Nutzung der Fläche garantiert, zu erreichen, ist es notwendig, dass eine CAFM-Lösung – neben Stichtagsfähigkeit – auch die flexible Nutzung von Flächen, wie Arbeitsplätzen, unterstützt. Flächen können den Abteilungen prozentual zugewiesen werden, so dass mehrere Abteilungen einer Fläche nzugewiesen werden können, ohne dass die Notwendigkeit besteht, Unterflächen und temporäre Flächen zu schaffen. Das ermöglicht Ihnen, detaillierte Nutzungsanalysen, Weiterverechnungsberichte und sogar grafische Visualisierungen zu schaffen.

Szenarioplanung

Raumplanung ist der komplexe Prozess des Ausgleichs zwischen Nachfrage und Angebot von Flächen bei gleichzeitiger Gewährleistung einer effizienten Nutzung und einer optimalen Unterstützung des Kerngeschäfts. Abteilungen wachsen oder schrumpfen und haben damit Einfluss auf den Flächenbedarf. Neue Konzepte wie flexible Arbeitsplätze, Hotelling und Projekträume haben auch Auswirkungen auf sowohl den quantitativen wie auch den qualitativen Bedarf an Flächen. Die Art des Kerngeschäfts bestimmt, welche Abteilungen zusammenarbeiten und daher nahe beieinander angesiedelt sein müssen. Auch das Angebot an Flächen verändert sich im Laufe der Jahre durch den Ankauf oder die Veräußerung von Immobilien oder das Verlängern oder Beenden von Mietverträgen. Es ist klar, dass in dieser komplexen Welt die Szenarioplanung von sehr großer Bedeutung ist, damit mehrere Szenarien für die Flächenplanung analysiert und validiert werden können. Professionelle CAFM-Software unterstützt sowohl die strategische als auch die operationelle Flächenplanung mit einfach zu verwendenden grafischen Plantafeln, intuitiven Drag & Drop-Funktionalitäten und klaren Berichten über die Auswirkungen von Veränderungen. Hiermit sind Sie in der Lage, mehrere Zukunftsszenarien zu vergleichen, ohne in Konflikt mit Ihren heutigen Raumverwaltungsprozessen zu geraten. Letztendlich wählen Sie das für Sie beste Szenario aus und implementieren es.

Jos Knops
Director Global Product Marketing