18. Juni 2020

Ein Loch in die Wand bohren, um Licht zu leihen

Es gibt eine berühmte Erzählung aus der Westlichen Han-Dynastie Chinas (206 v. Chr. - 9 n. Chr.). Obwohl das Han-Reich in einem goldenen Zeitalter gedieh, hatten arme Familien aufgrund der strengen sozialen Hierarchie kaum Zugang zu Bildung. Ein kleiner Junge namens Kuang Heng war äußerst lernbegierig. Da er sich keine Öllampe zum nächtlichen Lesen leisten konnte, bohrte der kluge Junge ein Loch in die Wand seines Zimmers, um sich Licht aus dem Haus seines Nachbarn zu leihen. Diese berühmte Anekdote chinesischer Folklore ist durch die Jahrhunderte hindurch weitergegeben worden, um die Tugenden des fleißigen Lernens zu betonen. Kuang Hengs geschickte Nutzung des bereits vorhandenen Lichts zeigt jedoch auch eine einfallsreiche Denkweise, mit der viele Arten von Problemen gelöst werden können. Sie kann sogar auf die Gestaltung von Integrated Workplace Management Systems (IWMS) angewendet werden, um eine bessere Nutzererfahrung zu schaffen.

White Paper – Was ist ein IWMS?
White Paper – Was ist ein IWMS?

Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) ist eine Softwareplattform für das Immobilien- und Facility Management, die integrierte Funktionen für Immobilienverwaltung, Raumplanung, Anlagen und Wartung, integrierte Dienstleistungen und Nachhaltigkeit kombiniert.

 

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Übertragung auf Immobilien- und Facility Management-Software

Was hat eine 2000 Jahre alte Legende mit Software für Immobilien- und Facility Management-Prozessen zu tun? Nun, wir bei Planon wissen, dass Arbeitsplätze im Immobilien- und Facility Management anspruchsvoll sind. Warum also Zeit und Mühe investieren, um Ressourcen oder Wissen nachzubilden, die es bereits gibt?

So integriert ein IWMS z. B. viele Anwendungen für das Immobilien- und Facility-Management in einem einzigen effizienten System. Im Vergleich zu mehreren Einzellösungen kann jede Facette des IWMS auf den gleichen Datenpool zugreifen, anstatt alles zu wiederholen. Aber es gibt noch mehr Vorteile. Ein IWMS leuchtet auch durch die Wand, indem es den Endnutzern über mehrere Bereiche hinweg die gleichen Arbeitsabläufe und Nutzungsprinzipien bietet – was weniger überflüssiges Erlernen bedeutet!

Als Designer, der sich auf die User Experience (UX) komplexer professioneller Anwendungen konzentriert, bin ich besonders daran interessiert, Arbeitsabläufe einfacher und Lernkurven steiler zu gestalten. Lassen Sie mich die Wissenschaft dahinter erklären.

Die Wissenschaft, die Arbeit für Endnutzer zu erleichtern

Der Einsatz eines IWMS wie Planon Universe für Immobilien- und Facility Manager bedeutet, eine Vielzahl von Funktionalitäten in einem einzigen System anzubieten. Dies ist nicht nur ein wirksames Mittel, um sicherzustellen, dass alle die gleichen Daten verwenden. Es verbessert auch die UX im Vergleich dazu, dass Endnutzer mehrere Lösungen parallel erlernen und bearbeiten müssen.

All das basiert auf der Theorie der „kognitiven Belastung“. Diese Theorie beschreibt die geistige Anstrengung, die zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist. Es gibt drei Arten von kognitiver Belastung:

  • Intrinsische Belastung: Dies ist die grundlegende geistige Anstrengung, die mit einer bestimmten Aufgabe verbunden ist. Zum Beispiel erfordert das Wechseln eines platten Reifens einige grundlegende Fähigkeiten. Werkzeuge können die Arbeit erleichtern, aber sie können nicht die geistige Anstrengung ersetzen, die erforderlich ist, um die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge auszuführen.
  • Extrinsische Belastung: Umgang mit unwesentlichen Aktivitäten, irrelevanten Informationen und anderen Ablenkungen. Wie das Wechseln eines platten Reifens am Straßenrand. Sie müssen auf den vorbeifahrenden Verkehr achten, auch wenn das nichts mit der eigentlichen Aufgabe des Reifenwechsels zu tun hat.
  • Lernbezogene kognitive Belastung: Prozesse, die erforderlich sind, um das Erlernen und Einprägen einer Aufgabe zu erleichtern. Z. B. die geistige Anstrengung, die erforderlich ist, um zu erlernen und sich einzuprägen, wie Sie Ihren Reifen wechseln, damit Sie diesen Vorgang in Zukunft wiederholen können.

Ein gut konzipiertes integriertes System kann im Vergleich zu mehreren Einzellösungen die extrinsische Belastung und die lernbezogene kognitive Belastung für den Endnutzer erheblich reduzieren.

Arbeitsabläufe: intelligenter arbeiten – nicht härter

Es liegt auf der Hand, dass der Betrieb mehrerer Softwareprogramme mit einer Menge zusätzlicher Arbeitsabläufe verbunden ist, die bei einem IWMS wegfallen. Diese zusätzlichen Schritte (wie Navigieren, Auswählen, Exportieren und anschließendes Konvertieren von Daten von einem Format in ein anderes) können zeitaufwendig sein und tragen nicht dazu bei, die Arbeitsaufgabe zu erledigen. Sie bergen außerdem das zusätzliche Risiko menschlichen Versagens. Ein IWMS nimmt durch seine Integration einen Großteil der zeit- und energieabsorbierenden extrinsischen Belastung aus der Gleichung heraus.

Lernkurven: einmal erlernen, überall anwenden

Der größte UX-Nutzen wird durch die Verkürzung der Lernkurve erzielt, indem ein großer Teil der lernbezogenen kognitiven Belastung aus der alltäglichen Nutzung komplexer Software entfernt wird. Ein IWMS ermöglicht es Endnutzern, zuvor erlernte Fähigkeiten im gesamten System anzuwenden. Berichte erstellen oder Änderungen an mehreren Datensätzen vornehmen? Sie müssen die Grundfertigkeiten nur einmal erlernen und können sie dann im gesamten IWMS anwenden. Oder wenn Sie gelernt haben, wie man Wartungsaufträge verwaltet, wissen Sie auch, wie man Anlagen, Personal, Verträge oder Besprechungsräume verwaltet.

Planons IWMS basiert auf einem sehr konsistenten Daten-Navigationsprinzip (das wir als „Drill-down“ bezeichnen). Sobald Sie dieses Prinzip erlernt haben, beherrschen Sie die wesentlichen Fähigkeiten, um jede Art von Informationen abzurufen und praktisch jede Art von Funktionalität im Planon-System zu nutzen.

Über das Greifbare hinausgehen

Die Diskussion über die Vorzüge von Softwaresystemen verläuft oftmals rational, wobei immaterielle Aspekte wie die UX leicht übersehen werden – die sich nicht so einfach in einer Tabelle darstellen lässt. Aber ich hoffe, Sie nun davon überzeugt zu haben, dass die Optimierung der UX durch den Einsatz eines integrierten Systems letztendlich zu kürzeren Einführungszeiten, größerer Effizienz, weniger menschlichen Fehlern und einer zufriedeneren Belegschaft führen kann! Wenn man zu den funktionellen und technischen Vorteilen diese Vorzüge addiert, ist das ein überzeugendes Argument für ein IWMS.

Es gibt mehrere IWMS-Anbieter, die eine ähnliche Funktionalität als integrierte Lösung mit mehreren spezialisierten Einzellösungen anbieten. Dies könnte eine Alternative sein, aber auch hierbei werden Endnutzer weiterhin mit mehreren Schnittstellen zu tun haben.
Sind Sie daran interessiert, mehr über die Vorteile eines echten IWMS im Vergleich zu mehreren Einzellösungen zu erfahren? Dann laden Sie unser White Paper– „Was ist ein IWMS?“ herunter oder sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres gemeinsam mit Verdantix durchgeführtem Webinar: „Wie Sie Ihre IT-Strategie für das Immobilien- und Facility-Management optimal nutzen“ an.

Bram Bos
Leiter UX Design