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29. November 2018

Einzellösungen oder Integrierte Lösung | Vier verschiedenen Perspektiven

In meinem letzten Blogbeitrag habe ich die wichtigsten Unterschiede zwischen Einzellösungen und integrierten Lösungen für das Facility- und Immobilienmanagement beschrieben. Aber unterschiedliche Herausforderungen erfordern unterschiedliche Lösungen. In diesem Blog gehe ich deshalb auf vier verschiedene Perspektiven ein, die Ihnen dabei helfen, eine Typologie zu wählen, die zu Ihren langfristigen Zielen passt und zugleich das Risiko einer misslungenen Implementierung reduziert.

White Paper - Einzellösungen oder Integrierte Lösung - was ist der Unterschied?

Dieses White Paper erklärt, welche Unterschiede es gibt und welche bei der Auswahl einer für Ihre Organisation passenden Lösung relevant sind.  

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1. Die Perspektive des Facility- und Immobilienmanagementgeschäfts

Die transparente Gestaltung von Betriebsprozessen, die Steuerung von Workflows, das Monitoring der Qualität, die Anwendung von Service Level Agreements (SLA), die Gewährleistung der Compliance von Berichten, die Erstellung finanzieller Prognosen und die Anwendung von Key Performance Indikatoren (KPI): all das sind Beispiele für allgemein akzeptierte Best Practices in jeder professionellen Facility- oder Immobilienmanagementorganisation. All diese Best Practices vereint ein wichtiges Element: sie sind funktionsübergreifend und überschreiten damit die traditionellen Grenzen zwischen Abteilungen oder Disziplinen.

Wenn diese durch eine gemeinsame Lösung unterstützt werden, sind alle Beteiligte in einem automatisierten Workflow miteinander verbunden, während jeder von ihnen Zugang zu denselben, konsistenten Daten hat. Der Prozess wird kontinuierlich überwacht; im Falle eventueller Abweichungen wird rechtzeitig (automatisch) eine Warnmeldung ausgelöst. Wird dieser Prozess dagegen durch eine Kombination verschiedener Einzellösungen unterstützt, müssen in jedem Prozessschritt manuell oder automatisiert Informationen zwischen zwei aufeinanderfolgenden Einzellösungen ausgetauscht werden. Dadurch verlängern sich nicht nur die Durchlaufzeiten, sondern es steigt auch die Gefahr von Fehlern und Prozessstörungen. Auch sind Monitoring und Kontrolle des Prozesses kaum möglich, da jede Einzellösung nur jeweils ein Fragment des Prozesses erfasst.

2. Die Endnutzer-Perspektive

Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Software-Implementierung ist die Akzeptanz der betreffenden Lösung durch die Endnutzer. Die Mitarbeiter müssen sich problemlos in dem System zurechtfinden und die Softwarelösung muss sie bei ihrer täglichen Arbeit auch wirklich unterstützen, also für den jeweiligen Nutzer einen wirklichen Mehrwert bieten. Wenn Abteilungen in der Vergangenheit maßgefertigte Einzellösungen implementiert haben, sind die Mitarbeiter durch die tägliche Anwendung oft zu Experten und „Fans“ der Anwendung geworden. Diese Akzeptanz ist – trotz der sehr begrenzten Reichweite – ein Vorteil von Einzellösungen. Je spezifischer die Einzellösung, desto größer ist oft der Widerstand der Nutzer gegen neue Lösungen und Prozessänderungen. Das ist verständlich, denn wir alle sind geneigt, an vertrauten Systemen und Verfahren festzuhalten.

Integrierte Lösungen richten sich oft auf allgemeinere Weise an die Nutzer. Da solche Lösungen in der Regel konsistent eingerichtet und gestaltet sind, können die Mitarbeiter, wenn sie sich erst einmal mit der Benutzerschnittstelle vertraut gemacht haben, diese allgemeine Kenntnis auf jeden Prozess innerhalb der Software anwenden. 

Einzellösungen oder Integrierte Lösung - was ist der Unterschied?

3. Die IT-Perspektive

IT-Abteilungen sind im Allgemeinen bestrebt, die Zahl der installierten Softwarelösungen in einer Organisation so weit wie möglich zu reduzieren. Da jede Lösung ihre eigenen spezifischen Anforderungen stellt und eine eigene Release-Praxis und Helpdesk- Unterstützung bietet, werden integrierte Lösungen von vielen IT-Abteilungen klar bevorzugt. In vielen Fällen basiert der Business Case für die Implementierung einer integrierten Facility- und Immobilien- managementlösung sogar auf der Reduzierung der aktiven Einzellösungen und der Senkung der damit verbundenen Kosten.

Da integrierte Lösungen von einer einzigen zentralen Datenquelle Gebrauch machen, erübrigen sich komplexe Schnittstellen, wie sie im Falle des Einsatzes mehrerer Einzellösungen notwendig sind. Die Nutzung einer einheitlichen Datenbank für alle Daten im Zusammenhang mit dem Facility- oder Immobilienmanagement führt zu einer erheblichen Vereinfachung der Datenpflege, sorgt für Konsistenz und Zuverlässigkeit der Daten und unterstützt qualitative Managementberichte und umfassende Analysen. Das Konzept einer integrierten Lösung erleichtert darüber hinaus die Cloud-Bereitstellung und erspart komplexe Installationen von Updates oder neuen Software-Releases. Die Existenz einer zentralen Kontaktstelle für die Helpdesk- Unterstützung und eines einheitlichen Vertrags über Lizenzerweiterungen oder -änderungen trägt zur langfristigen Kontinuität Ihrer IT-Landschaft und einer maximalen Kapitalrentabilität bei.

4. Die Perspektive der Vorteile und Investitionen

Die Quantifizierung der Vorteile einer Softwarelösung in Form der Einsparung von Geld, Kapazität und Zeit oder der Verbesserung der Qualität, Agilität und Compliance ist für viele Organisationen eine schwierige Aufgabe. Die Erfahrung lehrt, dass sich die Vorteile einer integrierten Lösung einfacher konkretisieren lassen als die Vorteile von Einzellösungen. Integrierte Lösungen bieten naturgemäß mehr Transparenz, einen besseren Einblick und zuverlässigere Steuerungsinformationen.

Aber was ist mit den Investitionskosten? Eine spezifische Einzellösung ist in der Anschaffung fast immer günstiger als eine vollständig integrierte Lösung. Da die meisten integrierten Lösungen jedoch modular aufgebaut sind, ist es möglich, die Kosten auf Prozessniveau zu vergleichen. Dann wird klar, dass der Preisunterschied weitaus geringer ausfällt.

Empfehlungen

Wenn Sie nur ein einziges spezifisches Problem zu lösen haben, stellen Einzellösungen eine gute Alternative für schnelle Ergebnisse dar. Einzellösungen haben sich in zahlreichen Fällen bewährt, da sie in einem bestimmten Bereich bestmögliche Funktionalität bieten können.

Wenn Sie aber verschiedene Prozesse steuern wollen, ist eine integrierte Lösung in jeder Hinsicht leistungsfähiger als eine Kombination mehrerer Einzellösungen: sie bietet mehr Transparenz, mehr Einblick und zuverlässigere Steuerungsinformationen. Und das zu niedrigeren Kosten bei geringerem Zeitaufwand.

Jos Knops
Director Global Product Marketing