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06. Dezember 2018

Einzellösungen oder Integrierte Lösung - was ist der Unterschied?

Viele Organisationen tun sich offensichtlich schwer mit der Auswahl der richtigen Softwarelösung für das Facility- und Immobilienmanagement. Inwiefern unterscheiden sich diese Lösungen eigentlich voneinander? Und, noch wichtiger: Welche spezifischen Unterschiede sind bei der Auswahl einer Lösung, die Ihren Bedürfnissen entspricht, relevant?

White Paper - Einzellösungen oder Integrierte Lösung - was ist der Unterschied?

Dieses White Paper erklärt, welche Unterschiede es gibt und welche bei der Auswahl einer für Ihre Organisation passenden Lösung relevant sind.  

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Die immer stärkere Fokussierung auf operative Exzellenz und eine messbare Wertschöpfung hat dazu geführt, dass der Einsatz unterstützender Softwarelösungen für das Facility- und Immobilienmanagement heute zum Alltag gehört. Der Business Case für diese Art von Softwarelösungen basiert in den meisten Fällen auf Themen wie der transparenten Gestaltung des  Immobilienportfolios,  der effizienten Einrichtung von Betriebsprozessen, Kosteneinsparungen, der Erhöhung der internen Kundenzufriedenheit und der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien.

Dennoch tun sich viele Organisationen offensichtlich schwer mit der Auswahl der richtigen, passenden Softwarelösung, denn längst nicht jede Software-Implementierung führt zu den  erhofften  Ergebnissen. Die Gründe dafür sind vielfältig, aber einige Gemeinsamkeiten lassen sich dennoch feststellen:

  • eine Kluft zwischen den Erwartungen und den tatsächlichen Möglichkeiten;
  • die Unterschätzung des Zeitaufwands und der Mühe, die mit der Implementierung und dem Veränderungsmanagement verbunden sind;
  • die unerwartete Komplexität sowohl der Technologie als auch des operativen Betriebs.

Was ist der Unterschied?

Leider macht das breite Feld der Anbieter derartiger Software die Auswahl auch nicht einfacher. Eine große Zahl lokaler Lieferanten bietet eine breite Skala an Softwarelösungen unter Bezeichnungen wie IWMS, CAFM, CMMS, FMIS, Service-Management- oder Asset-Management-Software oder unter den unterschiedlichsten anderen Namen an, die zur erfolgreichen Vermarktung ihrer Produkte beitragen. Aber inwiefern unterscheiden sich diese Lösungen eigentlich voneinander? Und, noch  wichtiger: Welche spezifischen Unterschiede sind bei der Auswahl einer Lösung, die Ihren Bedürfnissen entspricht, relevant? Ein wichtiger Unterschied zwischen all diesen Softwareprodukten ist die Typologie der Lösung: handelt es sich um eine Einzellösung (Point Solution) oder um eine integrierte Lösung?

Die Einzellösung: Stärken und Schwächen

Sowohl Einzellösungen als auch integrierte Lösungen haben jeweils ihre eigenen Stärken und Schwächen. Einzellösungen werden im Allgemeinen als Lösung für ein einziges,  spezifisches Problem entwickelt. Angesichts dieser Spezialisierung und Fokussierung haben diese Lösungen natürlich in ihrem spezifischen Funktionsbereich die Nase vorn. Beispiele für Einzellösungen sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Konferenzsälen, für die Unterstützung von Helpdesk-Prozessen oder für das Flächenmanagement und die Wartungsplanung.

Die Stärke einer Einzellösung ist aber zugleich auch ihre Schwäche: die Software löst nur ein einziges,  spezifisches Problem. Wenn es mehrere Aufgaben zu bewältigen gilt, müssen also verschiedene Einzellösungen ausgewählt und implementiert werden. Dann müssen die gemeinsamen Daten zwischen diesen Lösungen ausgetauscht werden,

was zu hoher Komplexität, der Gefahr von inkonsistenten Daten und einem erhöhten Betriebsrisiko führt, da die Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind.

Einzellösungen oder Integrierte Lösung - was ist der Unterschied?

Die Integrierte Lösung: Stärken und Schwächen

Zur Unterstützung verschiedener Bereiche im Facility- und Immobilienmanagement mit einer einzigen Softwarelösung wurden integrierte Lösungen entworfen, die eine zentrale Datenbank nutzen. Wenn Sie sich für eine integrierte Lösung entscheiden, brauchen Sie auch nur eine Lösung zu kaufen und zu implementieren. Das gewährleistet konsistente Daten, die nur ein einziges Mal gespeichert werden, Standardverbindungen zwischen verschiedenen Betriebsprozessen und einfach zu erstellende, prozessübergreifende Berichte. Eine integrierte Lösung unterstützt normalerweise verschiedene Prozesse aus den Bereichen Immobilienverwaltung, Flächen- und Arbeitsplatzmanagement, Instandhaltungs- und Facility-Management und Nachhaltigkeit. Die Implementierung einer integrierten Lösung ist natürlich umfangreicher, als die Einführung einer Einzellösung,  und einige sehr  spezifische Funktionalitäten können gegebenenfalls nicht enthalten sein. Andererseits aber entfällt in diesem Fall die potenziell hohe Komplexität des Datenaustausches zwischen den verschiedenen Bereichen.

So treffen Sie die richtige Entscheidung

Einfach nur die Unterschiede zwischen Einzellösungen und integrierten Lösungen zu kennen, reicht aber nicht aus, um die für Ihre Organisation richtige Entscheidung zu treffen. In meinem nächsten Blog werde ich deshalb vier verschiedene Perspektiven aufzeigen, deren Betrachtung Ihnen hilft, eine Lösung zu finden, die zu Ihren langfristigen Zielen passt und zugleich das Risiko einer misslungenen Implementierung reduziert.

Jos Knops
Director Global Product Marketing