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13. Dezember 2018

ERP-Software versus IWMS: Verbündete oder Feinde?

Unternehmen, die Kosten im Bereich des Facility- und Real- Estate-Managements senken und die Produktivität ihrer Organisation erhöhen möchten, entscheiden sich häufig für eine ERP- oder IWMS-Lösung. In meinem letzten Blog konnten Sie lesen, wie diese Systeme Sie unterstützen können und welche Stärken und Schwächen sie haben. Um Ihnen zu helfen, bei der Wahl eines der beiden Systeme die richtige Entscheidung zu treffen, behandle ich in diesem Blog einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Diese Punkte beziehen sich auf drei Perspektiven: Geschäftsführung, IT und Investitionen.

White Paper - ERP versus IWMS

Welches System ist wofür geeignet? Das White Paper beleuchtet das Thema aus drei Perspektiven (GF, IT, Investition) und hilft bei der Entscheidungsfindung. 

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Geschäftsführungsperspektive: Zurückhaltung bei großen Anpassungen

Die Kernaktivitäten und die unterstützenden Abteilungen – wie FM und RE – werden jeweils mit spezifischen Herausforderungen konfrontiert. Moderne ERP-Lösungen dienen hauptsächlich der Finanzbuchhaltung und können einen Großteil der alltäglichen operativen FM- und RE-Prozesse weniger gut unterstützen als IWMS-Lösungen. Dies führt dazu, dass Organisationen, die ihr ERP-System auch zur Unterstützung sekundärer Betriebsprozesse einsetzen, ihre ERP-Konfiguration anpassen müssen, damit auch diese spezifischen Prozesse bewältigt werden können.

In der Praxis sind Organisationen zurückhaltend, wenn es um die Anpassung von ERP-Konfigurationen geht. Die ERP-Landschaft ist angesichts der zahlreichen Prozesse, Benutzer, Abhängigkeiten und Kopplungen mit anderen Systemen sehr komplex. Jede Anpassung der ERP-Konfiguration ist mit Risiken für die Kontinuität der Kernaktivitäten verbunden. Darum muss jede Anpassung sorgfältig vorbereitet, ausgeführt und getestet werden. Organisationen, die versucht haben, ihr ERP-System zur Unterstützung von FM- und RE-Prozessen einzusetzen, kommen darüber hinaus oft zu dem Schluss, dass Mitarbeiter letztlich ein „Schattensystem“ erstellen (beispielsweise in Excel), um die fehlende ERP-Funktionalität auszugleichen und den täglichen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

IT-Perspektive: Integration von ERP und IWMS ist der neue Standard

Viele Organisationen drängen zu einer Konsolidierung der Technologie im Hinblick auf integrierte Softwarelösungen, da so eine zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact) entsteht. Außerdem wird hierdurch die Anzahl der installierten Softwarelösungen, die jeweils eigene spezifische Anforderungen in Bezug auf beispielsweise Release-Strategie und Support stellen, verringert. Letztendlich muss Software aber das Unternehmen unterstützen; die Reduzierung der Anzahl installierter Softwarelösungen sollte kein Ziel an sich darstellen.

Da die Integration eines ERP-Systems in ein IWMS-System heutzutage zu fast jeder IWMS-Implementierung gehört, könnte man sagen, dass die Integration beider inzwischen standardmäßig erfolgt. Außerdem reduziert der heutige Trend zum Cloud Deployment die Komplexität und entlastet die IT-Abteilungen. Auch IWMS-Lieferanten implementieren ihre Softwarelösungen mittlerweile über die Cloud, wodurch sich die IT-Abteilungen auf die Unterstützung der Kernaktivitäten konzentrieren können.

Investitionsperspektive: die Kontinuität der Kernprozesse gewährleisten

Wenn eine Organisation bereits ein ERP-System einsetzt, herrscht möglicherweise die Vorstellung, sie sei bereits Eigentümerin der Software und könne sie demnach ohne weitere Kosten beliebig nutzen. Die Realität ist jedoch, dass zusätzliche ERP-Module angeschafft, implementiert und gewartet werden müssen. Fällt die Entscheidung auf ein IWMS, braucht die existierende ERP-Anwendung nicht geändert zu werden, wodurch auch die Kontinuität der Primärprozesse nicht in Gefahr kommt. Darüber hinaus beweisen die Erfahrungen von Nutzern, dass die Implementierung eines IWMS in fast allen Fällen schneller und kosteneffizienter ist, als die Erweiterung einer vorhandenen ERP-Lösung.

Wird ein IWMS als Ergänzung zu einem vorhandenen ERP-System implementiert, bedarf es möglicherweise einer Investition in spezifische Anpassungen, um den Datenaustausch und funktionsübergreifende Berichterstattungen zwischen den beiden Lösungen zu ermöglichen. Entwicklung und Pflege dieser Art von Schnittstellen und Berichten gehen mit Kosten und Risiken einher, führen jedoch immer noch zu geringeren Gesamtbetriebskosten als die Erweiterung einer vorhandenen ERP-Lösung.

Konkurrieren oder komplettieren?

IWMS ist nicht per definitionem eine bessere Lösung als ERP-Software: relevant ist die Reichweite, die Sie vor Augen haben, wenn es um die Unterstützung sekundärer Betriebsprozesse geht. Im Zuge der Entscheidungsfindung ist es sehr wichtig, die Finanz-, Business- und IT-Ziele in ein ausgewogenes Verhältnis zu bringen. Möchten Sie einmal die Möglichkeiten besprechen, die eine IWMS-Implementierung in Ihrem Unternehmen bietet? Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Jos Knops
Director Global Product Marketing

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Dann laden Sie sich das White Paper „ERP oder IWMS – Konkurrieren oder komplettieren“ herunter.