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06. August 2015

Fünf Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, Ihre Software zu aktualisieren

„Was ist die älteste Software, die Sie immer noch verwenden?“ Diese Frage hat vor Kurzem ein Tech Blog seinen Lesern gestellt. Die Antworten beinhalteten WordPerfect 5.1 für DOS (dieselbe Software, die ich vor über 20 Jahren an der Universität verwendet habe!!), ein 32-Bit-Kontaktmanagement-Programm aus dem Jahr 1999, und „Windows XP“.

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Es ist richtig, dass einige Nutzer älteren Software Versionen treu bleiben, mit denen sie vertraut sind. Heute werden neue Software Funktionen schneller als jemals zuvor auf den Markt gebracht. Aufgrund der Zunahme von Cloud Computing und der steigenden Mobilität haben sich die Entwicklungszyklen von Unternehmenssoftware im letzten Jahrzehnt bedeutend verkürzt. Es ist keine Untertreibung zu behaupten, dass Software schnell veraltet und es Ihr Unternehmen viel Kosten kann, wenn es an älteren Software Versionen festhält, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch infolge ineffizienter Betriebsabläufe. Viele Facility und Real Estate Manager haben jedoch immer noch damit zu kämpfen, Investitionen in neue Software zu rechtfertigen.

Wie können Sie erkennen, dass Ihre aktuelle Facility Management Software veraltet ist? Hier sind 5 Anzeichen:

1. Keine mobilen Apps?
Die Mehrheit der Endnutzer arbeitet täglich mit Smartphones und Tablets im Büro. Sie erwarten, dass ihr CAFM Anbieter dieselben Funktionen für ihre mobilen Geräte bietet, wie sie auf ihrem Desktop haben. CAFM auf mobilen Geräten ermöglicht es Technikern, vor Ort effizienter zu arbeiten. Es bietet ihnen Echtzeit Zugriff auf Arbeitsaufträge und die spezifischen Informationen zu Sachwerten. Wenn Ihr derzeitiges System für mobile Geräte nicht geeignet ist, sollten Sie über einen Austausch nachdenken.

2. Fehlende Integrationsmöglichkeiten?
CAFM hat viele Fortschritte erzielt, was die Integration anbelangt. Vor einem halben Jahrzehnt hatte das Facility Management Team sein eigenes System, genauso wie das Real Estate Team. Und in einigen Unternehmen hatte das Space Management Team noch ein weiteres System. Nachhaltigkeitssysteme waren noch in ihren Kinderschuhen, und der Service Desk wurde oftmals ausschließlich per Telefon bedient. Wir haben die bedeutenden Vorteile erkannt, die es mit sich bringt, wenn man diese Systeme in einer Suite vereint, einschließlich gesteigerter Effizienz und reduzierter FM Kosten.

3. Eine veraltete Datenbank?
Wenn Ihre CAFM Datenbank auf Systemen läuft, die nicht mehr unterstützt werden (wie z. B. Access oder eine alte Version von Windows), ist es an der Zeit, Ihre derzeitige Software zu überdenken. Des Weiteren unterstützen ältere Datenbanken in der Regel kein mobiles Arbeiten...

4. Komplizierte (oder keine) Dashboards?
Sowohl CAFM Nutzer als auch die C-Suite sind jeden Tag mit einer Informationsüberflutung konfrontiert. Marktführende Systeme wenden sich zunehmend einfach zu lesenden Dashboards zu, die einen schnellen Überblick über die wichtigsten Informationen bieten. In eine neue Lösung zu investieren, wird den Verwaltungsaufwand bedeutend reduzieren und zu keinen Frustrationen mehr führen.

5. Compliance Probleme?
Techniker müssen jederzeit über die neuesten Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie die gesetzlichen Wartungspläne für kritische Sachwerte auf dem Laufenden sein. Moderne CAFM Software ermöglicht es Technikern, Risikobewertungen zu lesen sowie zu bestätigen, dass sie diese gelesen haben, was im Gegenzug das Risikopotenzial des Unternehmens reduziert. Moderne CAFM Systeme ermöglichen ebenfalls, dass kritische Compliance Aspekte gekennzeichnet werden können, was wiederum die Einhaltung gesetzlicher Compliance Anforderungen sicherstellt.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen weitere Anzeichen dafür haben, dass Ihre Software veraltet ist, fügen Sie diese bitte im Abschnitt Kommentare unten hinzu.

Tim Clapham
Former Business Development Director Planon United Kingdom