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22. März 2018

Flächenausnutzung: Oberste Priorität für Immobilien- und Facility Management im Jahr 2018

In seinem Bericht "Green Quadrant® Integrated Workplace Management Systems" gibt das unabhängige Research-Unternehmen Verdantix Einblick in die übergreifenden strategischen Prioritäten für Immobilien- und Anlagen-Teams. Eine der Hauptprioritäten ist die Raumnutzung. In diesem Blogbeitrag teilen wir einige Gedanken zum Thema Space & Workplace Management. Geht es in erster Linie um die Nutzung oder müssen andere Faktoren berücksichtigt werden? Planon empfiehlt eine Raumoptimierung anzustreben und jedes Pfund, Dollar, Euro, Yen oder Renminbi in die Anzahl der Arbeitsplätze zu investieren. Nicht nur in einem finanziellen Kontext gesehen, sondern auch inbezug auf die Menschen, die darin arbeiten.

White Paper - Agile Workplace Management

Angesichts der Tatsache, dass ein durchschnittlicher Arbeitsplatz in Westeuropa ca. 10.000€ pro Jahr kostet und die einmaligen Kosten für Arbeitsraumsensoren weniger als 1 % dieser Summe betragen, liegt der wirtschaftliche Nutzen eines Agile Workplace Managements klar auf der Hand – egal, welcher Generation Sie angehören.

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Flächennutzungsmanagement

Dazu Verdantix: "Immobilien- und Facility-Management-Führungskräfte stehen unter dem Druck, immer höhere Leistungen auf mehreren Ebenen zu erbringen und gleichzeitig weitere Kosteneinsparungen zu erzielen." Um die strategischen Prioritäten für Immobilien- und Einrichtungsteams festzulegen, befragte Verdantix sein Kundenpanel über ihre vorrangigen Bereiche für Verbesserungen im kommenden Jahr. Für mehr als ein Drittel des Verdantix-Kundenpanels ist die Optimierung der Flächennutzung der wichtigste Verbesserungsfaktor für das nächste Jahr.

"Einige Unternehmen beschäftigen sich immer noch mit den Grundlagen des Flächenmanagements, wie zum Beispiel genaue und aktuelle Grundrisse, während andere Organisationen Strategien zur Verbesserung der Raumnutzung entwickeln, die die Tür zur Konsolidierung von Immobilien öffnen könnten." Die Tatsache, dass jeder Schreibtisch im Unternehmen bis zu 22000 Pfund pro Jahr kosten kann und oft nur zu 50 Prozent ausgelastet ist, bietet in diesem Bereich eine große ungenutzte Chance für Kosteneinsparungen.

Die wirtschaftliche Relevanz von Raum und Arbeitsplätzen

Manchmal vergessen wir, wie wichtig Arbeitsplätze für die Mitarbeiter sind und wie sie sich auf die Geschäftsergebnisse auswirken können. Laut "The next 250k", einem Forschungsbericht von Leesman, sagen 44 Prozent aller Angestellten, die in einem Büro arbeiten, dass ihr Büro sie bei der Erfüllung ihrer "Pflichten" nicht gut unterstützt. Pflichten beziehen sich überwiegend auf die eher standardisierten, prozessorientierten Aspekte der Arbeit, die man als "Produktivität" bezeichnen könnte: mehr Arbeit zu erledigen.

Heutzutage ist jedoch deutlich geworden, dass es eine andere Seite der "Produktivität" gibt: die Innovationsfähigkeit der Organisation. Mach die Dinge intelligenter als zuvor. Innovation entsteht oft dann, wenn Menschen unterschiedlicher Herkunft interagieren und Probleme zwischen ihnen lösen, was in der Regel zu völlig neuen und unterschiedlichen Ansätzen führt. Arbeitsplätze spielen dabei eine unterstützende Rolle. Ihr Aufbau, Design und die angebotenen Dienstleistungen können innovative Interaktionen zwischen Menschen fördern oder hemmen: eine Schlüsselrolle bei der Erzielung hervorragender Geschäftsergebnisse.

Wir sind der Meinung, dass diese umfassendere Definition von "Return on Investment" in Bezug auf Arbeitsplätze zur Verbesserung des Raum- und Arbeitsplatzmanagements einer Organisation führen sollte: Es handelt sich nicht nur um eine finanzielle Aufgabe von FM, auch wenn die Finanzen nach wie vor ein wichtiger Faktor sind.

Planons Perspektive zur Raumnutzung

Aus Planons Sicht ist das Produkt des Gebäudes Raum und das Produkt des Raums ist der Arbeitsplatz. Wenn es um Raum- und Arbeitsplatzmanagement geht, sind mehrere Aspekte sehr wichtig: Arbeitsplatzkapazität, beanspruchungsgerechter Arbeitsplatz, Berufserfahrung und Betriebskosten.

Raum- und Arbeitsplatzmanager müssen ein Gleichgewicht zwischen all diesen Aspekten schaffen. Wenn man einen von ihnen ignoriert, führt dies typischerweise zu einer Suboptimierung. "Nutzung" scheint sich primär auf den Aspekt der Kapazität zu konzentrieren: tatsächliche Nutzung versus Verfügbarkeit. Wenn die Auslastung sehr gering ist, ist die Schlussfolgerung, dass es wahrscheinlich Raum für Verbesserungen gibt. Es ist jedoch keine Frage einer einfachen Gleichung, wie zum Beispiel, dass eine Konsolidierung die Lösung ist. Dazu muss man sich auch andere Aspekte anschauen: Arbeiten die Mitarbeiter dort gerne oder nicht? Sind Alternativen bei der Belegschaft beliebter und werden diese vom Unternehmen als wünschenswert angesehen?

Mit anderen Worten: Passen die angebotenen Arbeitsbereiche zu den Mitarbeitern, denen sie dienen sollen? Unterstützen sie wirklich die Art von Arbeit, die sie haben? Können sie schlechte Arbeitsplatzerfahrungen vertreiben? Die Überwachung von Arbeitsplatzerfahrungen der Belegschaft gibt neben Belegungsstatistiken Einblick in die tatsächliche Anpassung von Arbeitsplatzangebot und -nachfrage.

Kosteneinsparungen im Bereich Space & Workplace Management

Platz ist in der Regel einer der knappsten und teuersten Vermögenswerte im Bereich Real Estate & Facility Management. Es ist verständlich, dass Kosteneinsparungen in diesem Bereich im Vordergrund stehen. Es wird oft als "Effizienz" bezeichnet. Voraussetzung für ein Kosteneinsparungsprojekt ist ein verlässlicher Überblick über das Portfolio von Räumen, deren Funktionen, Qualität, Flächen, Nutzung und Belegung. Wir betrachten Projekte zur Raum- / Arbeitsplatzeffizienz als Bemühungen, Überschüssiges am Arbeitsplatz zu beseitigen. Überschüssige Elemente können zum Beispiel Versammlungsräume mit einer zu hohen Kapazität sein, d.h. Räume, die selten bis zu ihrer Kapazitätsgrenze genutzt werden. Wir kennen diese ungenutzten Faktoren sehr gut.

Es gibt jedoch Elemente, die in Bezug auf die Effizienz am Arbeitsplatz nicht oft berücksichtigt werden. Denken Sie über die Qualität der Arbeitsplätze nach, wenn es um Wohlbefinden und Gesundheit geht. Sie wirken sich auch auf die Arbeitskosten aus.

Wir wissen, dass die Gesamtkosten für den Betrieb von Arbeitsplätzen nur etwa 10% der Lohnkosten eines durchschnittlichen Bürogebäudes in den westlichen Volkswirtschaften betragen. Diese Tatsache ist einer der wichtigsten Faktoren für die Entwicklung von Gesundheitsprojekten, die sich heute entwickeln: Menschen gesund zu halten und sich wohl zu fühlen, trägt zur Produktivität bei und spart Kosten bei krankheitsbedingten Fehlzeiten. Dies ist der wirtschaftliche Sinn hinter der Überwachung der klimatischen Bedingungen am Arbeitsplatz mit IoT.

Indem wir diese breitere Position einnehmen, erweitern wir effektiv den Umfang der "Gesamtbetriebskosten" von Arbeitsplätzen auf die Arbeitskosten: eine viel umfassendere und relevantere Perspektive für das Unternehmen.

Wie kann der Return on Investment greifbar gemacht werden?

Um dies zu erreichen, gehen wir zurück zu den wichtigsten Aspekten von Arbeitsplätzen: Kapazität, benutzergerechte Eignung, Erfahrung und Betriebskosten. Investitionen in Raum und Arbeitsplätze müssen in einem oder mehreren von ihnen eine Wertschöpfung erbringen. Ein Ansatz, der bei der Verwaltung von Investitionen in Räume und Arbeitsplätze berücksichtigt werden muss, besteht darin, den Investitionswert im Rahmen einer Balanced Score Card zu kommunizieren.

Die Überwachung des Gleichgewichts zwischen ihnen ist wichtig, da sich Organisationen ständig ändern: die Größe der Belegschaft, das erforderliche Fachwissen, die Art der am Arbeitsplatz eingesetzten Aktivitäten, all diese Faktoren sind in ständiger Bewegung.

Nicht zu vergessen die Präferenzen zwischen den verschiedenen Generationen, die im selben Gebäude arbeiten: Unsere eigenen Präferenzen am Arbeitsplatz ändern sich grundlegend, wenn wir älter werden.

Wenn Sie nach Tools suchen, die Sie bei der Verwaltung von kontinuierlichen Raum- und Arbeitsplatzänderungen unterstützen, kann ein Tool wie ein IWMS sehr hilfreich sein. Möchten Sie mehr über Planons Lösung für das Weltraummanagement erfahren? Lesen Sie unser White Paper "Agiles Workplace Management".

Erik Jaspers
Global Product Strategy and Innovation Director