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30. September 2014

Flexible Arbeit – wo sind die Grenzen?

Das „Neue Arbeiten“: eigentlich schon wieder ein überholter Begriff. Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen ist längst Gemeingut. Der Zugang zu einem guten Arbeitsplatz ist wichtiger geworden als sein Besitz.

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Mehr Menschen auf weniger Raum

Es ist allgemein bekannt, dass ein Arbeitsplatz etwa 9000 Euro pro Jahr kostet, und da ist die Rechnung schnell gemacht: wird die Zahl der Arbeitsplätze (und damit die benötigte Fläche) reduziert, so sinken die Kosten. Schon bald liegt ein höchst interessanter Business Case vor: Kosteneinsparung durch „Verdichtung“. Aus finanzieller Sicht eine Argumentation, der nichts entgegenzusetzen ist.

Allerdings birgt die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen auf immer kleinerem Raum auch eine Gefahr: die Beeinträchtigung der Benutzererfahrung der Arbeitnehmer und eine sinkende Arbeitsproduktivität.

Zu den größten Kostenposten jeder Organisation gehören zweifellos die Lohnkosten. Zugleich ist die Arbeitsleistung der kritischste Faktor in der Wertschöpfungskette. Jeder Manager kann bestätigen, dass die Mitarbeiter und ihre Kooperationsfähigkeit maßgeblichen Einfluss auf die Ergebnisse der Organisation haben. Darum kommt dem „Design“ des Arbeitsplatzes gegenwärtig ein so hoher Stellenwert zu: wir wollen die Produktivität und die Kreativität im Arbeitsumfeld fördern.

Erfolgsfaktoren der Arbeitsplatzgestaltung

Wodurch kennzeichnet sich also ein optimaler Arbeitsplatz? Vielleicht können wir hier etwas von der Wissenschaft lernen. Das Massachusetts Institute of Technology (MIT) beherbergt das „City Form Lab“, eine Forschungsabteilung, die wissenschaftliche Untersuchungen zum Entwurf städtischer Gebiete durchführt.

Laut City Form Lab besteht eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen erfolgreichen Städtebau darin, die Interaktion zwischen Menschen und Orten zu maximieren und zugleich das Spannungspotenzial so weit wie möglich zu reduzieren.

Direkt auf den Arbeitsplatz übertragen bedeutet das:
„Ein gutes Arbeitsumfeld fördert die Interaktion zwischen den Menschen untereinander und mit ihrer Umgebung, bietet aber möglichst wenig Anlass für Spannungen.“

Anders gesagt: Wenn zu viele Menschen auf kleinem Raum zusammenarbeiten müssen, erhöht das die Gefahr von Konflikten. Wenn alle Arbeitsplätze besetzt sind, ein lauter Kollege stört oder der Vorgänger Kaffeeflecken auf dem Schreibtisch hinterlassen hat, kann das die Effektivität erheblich beeinträchtigen. Es existiert eine Art Wendepunkt, ab dem eine weitere Verdichtung – also noch mehr Arbeitnehmer je Arbeitsplatz – wohl nur noch negative Folgen hat. Finanziell betrachtet sieht das dann zwar gut aus, aber die Arbeitsleistung lässt nach.

Wendepunkt

Die Kernfrage lautet also, bis zu welchem Grad eine Verdichtung sinnvoll ist.
Die Ermittlung dieses Wendepunkts ist für eine effektive Verwaltung der Arbeitsumgebungen neuer Generationen wichtig. Die Messung der Arbeitsproduktivität ist für Arbeitsplatzgestalter sozusagen der Heilige Gral. Bis heute haben wir ihn noch nicht gefunden. Allen regelmäßig erscheinenden Erfolgsmeldungen zum Trotz beschäftigt das Thema weiterhin die Gemüter von Soziologen, Psychologen und Wirtschaftswissenschaftlern.

Dennoch können wir aus haustechnischer Sicht zumindest einen Teil des Geheimnisses lüften, indem wir neue Informationsquellen einbinden und die so gewonnenen Daten zueinander in Bezug setzen. Dabei brauchen nur wenige Parameter berücksichtigt zu werden: effektive Verfügbarkeit der gewünschten Einrichtungen und allgemeine Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz.

Das Positive am Aspekt der „Verfügbarkeit“ ist, dass bereits viel Wissen zu diesem Thema gesammelt wurde. Allerdings in einer völlig anderen Umgebung, nämlich in der IT-Netzwerktheorie.
Je größer die Nachfrage nach einer bestimmten Dienstleistung, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie nicht verfügbar ist, und desto länger wird es dauern, bis sie wieder angeboten werden kann. Auf die Arbeitswelt übertragen heißt das: Ihre Mitarbeiter suchen einen Sitzungsraum, aber alle geeigneten Räume sind schon besetzt oder reserviert.

Schlussfolgerung

Die gemeinsame bzw. geteilte Nutzung von Arbeitsplätzen ist ein Trend, der sich in den kommenden Jahren durchsetzen wird. Um negative Auswirkungen zu vermeiden, müssen wir uns aber besser der Grenzen dieses Konzepts bewusst werden. Die Basistechnologie dafür steht uns zur Verfügung – wir müssen sie aber auch nutzen. Denn nur wer den optimalen Auslastungsgrad ermitteln kann, erreicht wirkliche Flexibilität.

 

Erik Jaspers
Global Product Strategy & Innovation Director