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17. Dezember 2015

Fünf Gründe für das Flottenmanagement per CAFM2

In Deutschland waren zu Beginn des Jahres insgesamt über 53 Millionen Kraftfahrzeuge zugelassen, mehr als je zuvor. Etwa 62 % der Neuzulassungen sind Firmenwagen. Im Juni wurden rund 38 % der neuen Pkw auf private Halter zugelassen; damit entfielen fast 62 % auf gewerbliche Nutzer. Insgesamt erscheinen also viele Kraftfahrzeuge in den Bilanzen von Organisationen. Das Management eines Fuhrparks kann schnell eine komplexe und zeitraubende Angelegenheit werden. Darüber hinaus stellt das rollende Material oft auch noch einen hohen wirtschaftlichen Wert dar.

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Eine CAFM Lösung kann die Verwaltung gekaufter, geleaster oder gemieteter Dienstwagen, Transportmittel, fahrbarer Maschinen oder Zweiräder wesentlich vereinfachen. Aber welche Signale weisen darauf hin, dass es Zeit wird, für das Flottenmanagement ein CAFM System einzusetzen?

1. Outlook reicht nicht mehr

Erinnerungsmeldungen für große und kleine Wartungen und das Ende von Leasingverträgen einstellen – mit einem E-Mail-Programm ist das natürlich realisierbar, aber nicht gerade praktisch. Es ist nicht nur fast unmöglich, auf diese Weise einen guten Überblick über die Planung zu behalten, sondern auch noch unglaublich viel Arbeit, all die Kalendereinträge zu verwalten. Vor allem bei einem Umfang, der mehr als – grob gesagt – vierzig Fahrzeuge umfasst.

2. Excel reicht nicht mehr

Dasselbe gilt für Excel: eine Übersicht aller Vermögenswerte ist schnell erstellt, aber die Funktionalität hält sich in Grenzen. Versuchen Sie einmal, in einem einzigen Arbeitsblatt sowohl die Verträge als auch die Wartung, die Kosten im Vergleich zum Budget, den Verbrauch, die Buchungen und die Emissionsberechnungen zu verwalten! Geeignete Software kann nicht nur all diese Aufgaben automatisieren, sondern auch einen Überblick über die Total Cost of Ownership (TCO) und Total Cost of Use (TCU) verschaffen, sowohl für den gesamten Fuhrpark als auch je Kategorie, Typ oder sogar Fahrzeug.

3. Das Flottenmanagement ist abteilungsübergreifend

An der Verwaltung des Fuhrparks sind mehrere Abteilungen beteiligt: Die Personalabteilung ist für das Onboarding neuer Mitarbeiter zuständig, das Facility-Team wartet die Fahrzeuge und die Rechtsabteilung ist mit der Schadensabwicklung betraut. Wenn für das Flottenmanagement Software eingesetzt wird, können die verschiedenen Abteilungen problemlos zusammenarbeiten, wobei jeder Beteiligte Zugang zu den relevanten Daten, Informationen und Funktionen hat, vom Flotten- und Vertragsmanager über den Wartungsplaner und Werkstattbetreiber bis hin zum Controller oder sogar Fahrer.

4. Zu viel Arbeit

Das Flottenmanagement erstreckt sich auf eine Vielzahl von Aufgabenbereichen: Verträge, Versicherungen, Abschreibungen, Nutzung, Kraftstoffverbrauch, steuerliche Aspekte, Wartung, Schadensabwicklung und Nachhaltigkeit. All diese Aspekte stehen miteinander auf vielfältige Weise in Wechselwirkung. Angenommen, ein Mitarbeiter erleidet einen Unfall, nach dem das Leasingfahrzeug ersetzt werden muss. Wer dann auf verschiedene Datenbanken in mehreren Systemen angewiesen ist, braucht Tage, um alle Anpassungen vorzunehmen – wobei natürlich die Gefahr besteht, dass Fehler gemacht werden. Die integrierte Herangehensweise, die eine CAFM Lösung bietet, ist nicht nur effizienter, sondern auch viel weniger fehleranfällig.

5. Fehlender Überblick

Mit Software für das Flottenmanagement lässt sich auf einfache Weise eine Übersicht über den aktuellen Fuhrpark und dessen Geschichte erstellen. Außerdem gibt das System proaktiv eine Meldung aus, wenn ein Leasingvertrag ausläuft oder wenn eine Wartung ansteht. Und die Software bietet, wie bereits erwähnt, sogar einen Einblick in die Gesamtbetriebs- und Gesamtnutzungskosten.

Planon Universe ist eine integrierte CAFM Plattform, die verschiedene Disziplinen und Beteiligte in einer einzigen Lösung miteinander verbindet.

Kurt Van Paesschen
Sales Director Planon BeLux