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11. Juni 2015

Managerentscheidungen auf Basis historischer Daten sind überholt

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie Vögel es schaffen, dicht beieinander in großen Schwärmen zu fliegen, ohne sich dabei in die Quere zu kommen? Es ist eine Frage der Konzentration und der Kursänderung im richtigen Moment, ohne dass ein Leitvogel die Flugrichtung vorzugeben braucht. Die Steuerung erfolgt ausschließlich auf der Basis des Moments über Sensoren (in Form der Augen), die alles registrieren und bei Bedarf sofort eine Kursänderung veranlassen.

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Und genau darum geht es auch beim Konzept des Agile Workplace Management.

In immer mehr Büros werden Sensorsysteme zur Anwesenheitserkennung eingesetzt. Diese Systeme registrieren, welche Arbeitsplätze besetzt sind und wann sie wieder frei werden. Viele Organisationen nutzen diese Daten allerdings ausschließlich für nachträgliche Analysen durch die Gebäudemanager. Dies entspricht der klassischen Managementstrategie: Man erfasst Daten, versucht, Muster zu erkennen und beeinflusst dann die Praxis, indem Schreibtische verschoben und zusätzliche Konferenzräume eingerichtet werden. Das ist der Planen-Tun-Prüfen-Agieren-Zyklus, wie er im Buche steht.

Außerhalb der Arbeitsumgebung nutzt man aber längst Echtzeitdaten, die von Sensoren erfasst werden. Ein einfaches Beispiel ist der Online-Regenradar: Die Nutzer schauen sich die Bilder an und entscheiden dann, ob sie nach draußen gehen oder nicht. Die Daten, die ihnen hierfür zur Verfügung stehen, sind für sie – dank ihres lokalen Charakters – viel relevanter als die allgemeine Wettervorhersage, die auf Mustern aus der Vergangenheit basieren. Die Arbeitskräfte von heute sind es durch die zunehmende Digitalisierung ihres privaten Alltags schon gewohnt, ihr Verhalten selbstständig an Echtzeitinformationen Dritter anzupassen. Höchste Zeit also, dass das Berufsleben nachzieht.

Der Einzug von Sensorsystemen in die Büros fördert diese Selbstständigkeit – vorausgesetzt, die erfassten Daten werden nicht nur von den Managern zur Analyse der Vergangenheit, sondern von allen Mitarbeitern für die Gegenwart genutzt. Wo ist gerade ein Arbeitsplatz frei, wo ein Besprechungsraum, und wie lang ist die Wartezeit in der Kantine? Dadurch entsteht in der Belegschaft – was sehr begrüßenswert ist – eine Kultur des Selbstmanagements. Die Mitarbeiter organisieren sich selbst auf der Basis aktueller Informationen, passen sich an die begrenzte Verfügbarkeit von Räumlichkeiten an und erhalten umgekehrt zusätzliche Kapazitäten, da beispielsweise eine früher als erwartet endende Sitzung oder ein umorganisierter Arbeitstag zu sofort sichtbaren und verfügbaren freien Plätzen und Räumen führen. Der große Vorteil für die Organisationen besteht darin, dass sie so schneller auf Veränderungen reagieren können, zugleich aber ohne Beeinträchtigung der Produktivität mit wesentlich weniger Arbeitsplätzen auskommen können. Es geht darum, sich nach der gegenwärtigen Realität zu richten und die Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen, die in diesem Moment benötigt werden.

Der Vogel im Schwarm hat keinen festen Platz und weiß nicht, welche Strecke vor ihm liegt oder wo er in fünf Minuten sein wird. Auf eines kann er sich aber verlassen: Kein Vogel kommt dem anderen in die Quere, und als schnell fliegender Schwarm sind alle vor Gefahren von außen geschützt. Ebenso ist der einzelne Mitarbeiter dank Sensoren und Echtzeitdaten frei wie ein Vogel und die Organisation insgesamt eine kraftvolle Einheit.

David Stillebroer
Director Product Management