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14. März 2019

Praktische Tipps zur Erstellung eines überzeugenden Business Case für IWMS

In dieser Serie von drei Blog-Posts teile ich die wichtigsten Ergebnisse des jüngsten Webinars von Planon und Verdantix - einem unabhängigen Forschungs- und Beratungsunternehmen mit Fokus auf innovative Technologien zur Optimierung des Geschäftsbetriebs - basierend auf dem neuen Verdantix-Bericht “The Business Case for Integrated Workplace Management Systems“.  

Webinar - Was, Warum und ROI eines IWMS

Planon veranstaltete zusammen mit Susan Clarke, Principal Analyst bei Verdantix ein Webinar, das praktische Tipps zur Berechnung des potenziellen ROI einer IWMS-Implementierung liefert.

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Das Webinar gab praktische Tipps zur Berechnung des potenziellen ROI eines IWMS (im deutschen Sprachraum auch als CAFM bezeichnet) und zur Erstellung eines zahlenbasierten Business Case. Im ersten Blog ging es darum, genau zu verstehen, was ein IWMS ist und was seine wichtigsten Vorteile sind. In diesem zweiten Blog erkläre ich, wie Sie einen überzeugenden, zahlenbasierten Business Case für die Implementierung oder Erweiterung eines IWMS erstellen können.

Wichtigste Herausforderungen bei der Berechnung des ROI

Eine globale Umfrage von Verdantix hat gezeigt, dass 75% der Immobilienmanager ihr Budget für die Finanzierung von IT-Investitionen nicht ausreichend halten, um entsprechende Investitionen in IT zu realisieren (Global Real Estate, Energy & Facilities Survey): Budgets, Prioritäten und technische Präferenzen, 2018). Um das Budget für eine neue Implementierung oder Erweiterung bestehender Software zu sichern, müssen Sie nachweisen, dass die geplante Investition für Ihr IWMS einen höheren ROI liefert als andere Projekte, die ebenfalls auf eine Finanzierung warten.

Die Berechnung des ROI eines IWMS scheint nicht ganz einfach zu sein. Die Verdantix-Forschung zum Business Case für IWMS zeigt, dass viele Immobilien- und Facility-Manager insbesondere vor vier generellen Herausforderungen stehen:

  1. Sie können keine kurzfristigen Einsparungen aufzeigen. Es scheint eine große Herausforderung zu sein, den Chief Finance Officer (CFO) davon zu überzeugen, dass die geplante Investition die beste Verwendung der finanziellen Mittel darstellt.
  2. Sie haben keine aussagekräftigen Daten zu verschwendeten Kosten. Das bedeutet, dass sie keinen Einblick in die aktuellen Anlagenkosten und ihre Ineffizienzen haben, was es schwierig und zeitaufwendig macht, eine zahlenbasierte Sichtweise darüber aufzubauen, wie ein IWMS Kosten einspart.
  3. Nach vielen Jahren mit Budgeteinschnitten können Facility Manager manchmal Schwierigkeiten haben, weitere Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu finden.
  4. Immobilienverantwortliche werden manchmal von Entscheidungsträgern, die sich auf die kurzfristige Entwicklung konzentrieren, zurückgedrängt. Sie hinterfragen den Mehrwert einer integrierten Plattform und sind der Meinung, dass Probleme am kostengünstigsten über Insellösungen gelöst werden können. Am Ende kann eine IWMS-Investition im Rahmen einer längerfristigen IT-Strategie allerdings viel Geld sparen und alle Stand-Alone-Lösungen eliminieren.
Ein Business Case für eine IWMS-Investition

Natürlich müssen diese Herausforderungen gemeistert werden. Der Schlüssel dazu ist die Erstellung eines überzeugenden Business Case, um die IWMS-Investition an wichtige Entscheidungsträger innerhalb des Unternehmens zu pitchen. Es gibt drei wichtige Aspekte, die man beachten sollte.

Erstens, zeigen Sie die Notwendigkeit und Dringlichkeit einer IWMS-Investition! Warum ist es wichtig, jetzt zu handeln und das IWMS zu implementieren oder zu erweitern? Das gelingt, indem Sie die Risiken hervorheben, die bei der Aufrechterhaltung des Status quo auftreten. "Wenn wir nicht in ein IWMS investieren, laufen wir Gefahr, nicht mit neuen Regeln und Vorschriften konform zu sein." "Außerdem nähern sich die bestehenden Systeme dem Ende ihrer technischen Lebensdauer, und wir wollen keine Unterbrechung unseres Services aufgrund veralteter Systeme."

Zweitens, erstellen Sie eine Story, um zu zeigen, wie das IWMS die Organisationsziele unterstützen kann. Liefern Sie dem Chief Executive Officer (CEO) eine überzeugende Story darüber, wie ein IWMS das Geschäft positiv beeinflussen kann. Erwähnen Sie die positiven Auswirkungen dieser Investition auf die allgemeinen strategischen Ziele des Unternehmens. Denken Sie zum Beispiel an die Positionierung der IWMS-Softwareinvestition im Einklang mit den Digitalisierungsplänen des CEO.

Ich bin sicher, dass Sie dies ohne viele Probleme tun können, aber es gibt eine Möglichkeit, Ihre Chancen zu erhöhen! Es ist nämlich der entscheidende Akt, die wichtigsten Vorteile eines IWMS in Zahlen umzusetzen. Indem Sie Ihren Business Case mit konkreten finanziellen Ergebnissen verknüpfen, machen Sie Ihren Case überzeugender.

Einsparungen durch IT-Rationalisierung, Mitarbeiterproduktivität und Betriebskosten

In dem Webinar erläuterte Susan Clarke von Verdantix, wie man diese Zahlen in den Kategorien der Einsparungen findet, die alle wichtigen finanziellen Vorteile im Zusammenhang mit einem IWMS-Einsatz abdecken:

  • IT-Rationalisierung: Unternehmen sind oft in der Lage, 10 bis 20 verschiedene Softwarelizenzen durch eine einzige Plattform zu ersetzen. Stellen Sie sich vor, wie viel Geld gespart werden kann, wenn die durchschnittlichen IT-Betriebskosten für die Wartung eines Einzel- oder Altsystems bis zu 20.000 pro Jahr betragen können!
  • Mitarbeiterproduktivität: Ein IWMS verbessert die Effizienz durch die Automatisierung von Prozessen und verschiedenen Verwaltungsaufgaben. Es ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Zeit mit anderen Aufgaben zu verbringen, was zu einer Steigerung der betrieblichen Effizienz um 20% oder mehr führen kann. Ein IWMS reduziert auch doppelte Dateneingaben im Vergleich zur manuellen Eingabe und verkürzt die Berichtszeit erheblich.
  • Betriebskosten: Um Einsparungen in einer relevanten Größenordnung zu erzielen, berechnen Sie, wie viele Betriebskosten eingespart werden können. Ein IWMS kann helfen, Kosten insbesondere bei Flächenbedarf und Instandhaltung einzusparen, was in einem großen Unternehmen schnell in den Millionenbereich gehen kann.

Eine Umfrage unter den 180 Immobilien- und Facility-Managern, die sich für das Live-Webinar angemeldet haben, ergab, dass die Mehrheit daran interessiert war zu wissen, wie ein IWMS zur Senkung der Betriebskosten beitragen kann:

Im Webinar, das nun auf on-demand verfügbar ist, erläutert Susan Clarke - Principle Analyst bei Verdantix - die Betriebskosten als eine der drei Kategorien für einen Return on Investment. Ich empfehle Ihnen, sich das Webinar anzuschauen und die Anregungen und Ideen, die Susan Clarke gibt, zu prüfen.

Sind Sie bereit?

Hoffentlich hilft Ihnen dieser Blog auf Ihrem Weg zum Erstellen eines überzeugenden Business Case. Sind Sie auf der Suche nach weiteren praktischen Beispielen für den Mehrwert eines IWMS? Der dritte und letzte Blog dieser Serie wird die Fälle von Gasunie, King's College London und Danfoss behandeln.

Lieber nicht auf den letzten Blog warten? Sie können sich hie die Aufzeichnung des gesamten Webinars mit Verdantix ansehen.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer