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28. September 2017

Sie wollen, dass etwas gut erledigt wird? Dann outsourcen Sie.

Vor ein paar Jahren schrieb ich einen Blog-Post, in dem ich argumentierte, dass die häufig verwendete Aussage „Wenn Sie möchten, dass etwas gut erledigt wird, erledigen Sie es selbst“ NICHT für Facility Management Software gilt. In dem Blogbeitrag ging es darum, branchenrelevante Best Practices zu nutzen, anstatt alle Prozesse in einem IWMS von Grund auf neu zu erstellen. Allerdings gilt die gleiche Idee für kommerzielle Dienstleister, die sich überlegen, ob sie lieber eine benutzerdefinierte Lösung entwickeln oder ein bestehendes Software-System kaufen sollten.

Produkt Literatur - Planon Universe for Service Providers

Effizienz, Rentabilität und Innovation mit der bewährten SaaS-Lösung für FM-Dienstleister.

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Aus funktionaler Perspektive hat die FM-Dienstleistungsbranche sehr spezifische und umfangreiche Anforderungen an Software, um die Abläufe im Kerngeschäft zu steuern. Diese Systeme müssen einiges bieten: Aktivitätenplanung und -abwicklung, den Einsatz mobiler Lösungen für Field Services, Health & Safety-Compliance, Lager- und Einkaufsmanagement sowie ein solides Reporting und die Integration in bestehende Finanzsysteme zwecks Abrechnung.

Zu viele Optionen, oder nicht genug?

Leider gibt es nicht viele Lösungen auf dem Markt, die all diese Funktionen bereitstellen. Viele Dienstleister nutzen ein Integrated Workplace Management System (IWMS) – obwohl diese ursprünglich für Immobilieneigentümer und -nutzer konzipiert wurden – oder haben ihrem Enterprise Resource Planning (ERP) System benutzerdefinierte Funktionen hinzugefügt – trotz der Tatsache, dass ERP-Lösungen in erster Linie finanzielle Systeme sind. In der Tat stellen Unternehmen, die versucht haben, ihr ERP-System für Facility-Management-Prozesse zu verwenden und zu modifizieren, fast immer fest, dass ihre Mitarbeiter eine Art „Schattensystem“ (wie z. B. in Microsoft Excel) schaffen, um die fehlenden Funktionen zu überbrücken, die für den täglichen Betrieb erforderlich sind.

Einige Dienstleister entscheiden sich, intern etwas zu „basteln“, das ihre spezifischen Anforderungen erfüllt. Stellt man Unternehmen ein benutzerdefiniertes System zur Verfügung, können die einzelnen Prozesse eines jeden Ablaufs beibehalten werden – was seine Vorteile hat. Allerdings hat dies auch seinen Preis, was die IT-Ressourcen anbelangt: Programmierer, Systemadministration, IT-Hardware etc.

Natürlich gibt es auch noch Planon Universe for Service Providers, ein integriertes System ähnlich einem IWMS, das jedoch alle Funktionen bietet, die benötigt werden, um die spezifischen Anforderungen kommerzieller Dienstleister zu erfüllen. Einschließlich der Vorteile einer kurzen Entwicklungszeit und eines ausgelagerten Anwendungsmanagements.

Entscheidungen über Entscheidungen

Es gibt nie eine Lösung, die zu jedem passt. Die Festlegung Ihrer langfristigen Geschäftsziele und die Bestimmung der idealen Höhe Ihres Finanz- und Zeitaufwands sind zwei wichtige Ausgangspunkte. Allerdings sollten Sie auch Folgendes bedenken:

  • Wie hoch sind die Kosten für Notlösungen, um die fehlenden Funktionen Ihrer aktuellen Lösung zu kompensieren?
  • Welchen Einfluss hat dies auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden?
  • Welchen Einfluss hat dies auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und das Risiko, dass diese „Schattensysteme“ schaffen?

Als FM-Dienstleister werden Sie wissen, dass das Outsourcing von Aktivitäten, wie FM-Services, die nicht zum Kerngeschäft gehören, oftmals kostengünstiger, effizienter und von besserer Qualität ist, als wenn ein Unternehmen versucht, das selbst zu machen. Warum sollte das also nicht auch für FM-Software gelten?

Marc Wetzelaer
Director Services Providers