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08. November 2018

So vermeiden Sie Enttäuschungen bei der Implementierung von Flächenmanagement-Software

Als Implementierungs-Consultant bei Planon bin ich für die Implementierung der Planon-Software bei unseren Kunden verantwortlich. Um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten und damit unsere Kunden ihre Nutzung unserer Software maximieren können, ist es meine Aufgabe, sie bei einigen Best Practices zu beraten und zu begleiten. Letztendlich jedoch muss der Kunde entscheiden. Um ein reibungsloses Projekt und eine schnelle Implementierung der Flächenmanagement-Software zu gewährleisten, sind daher einige Schlüsselfragen im Vorfeld zu stellen.

White Paper - Warum effektives Flächenmanagement grundlegend für eine erfolgreiche Employee Experience ist

In diesem White Paper wird erläutert, warum es wichtig ist, eine optimale Employee Experience zu schaffen und welche Schlüsselelemente des Flächenmanagements dazu beitragen.

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Wenn Sie die Implementierung einer Flächenmanagement-Software in Betracht ziehen, werfen Sie einen Blick auf einige der folgenden Fragen, die ich mir und den Kunden regelmäßig stelle. Ich finde, dass Ihnen klare Antworten auf diese Fragen helfen können, Ihr Implementierungsprojekt zum Erfolg zu führen.

Haben Sie eine Workplace-Strategie?

Die meisten Fragen, die ich während eines Implementierungsprojekts verwende, beginnen mit "warum". Und das Wichtigste ist: "Warum wollen Sie eigentlich eine Flächenmanagement-Software?", denn es ist für mich als Consultant sehr wichtig, Ihren Antrieb und Ihre Prioritäten zu verstehen. Eine wichtige Voraussetzung für Ihre Organisation ist eine Workplace-Strategie. Eine Workplace-Strategie ermöglicht es Ihnen, klare Ziele und Vorgaben zu setzen, sowohl kurz- als auch langfristig. Die Definition der Strategie unterstützt die Ausrichtung der internen Organisation und für mich wird es viel einfacher, Ihre Ziele zu verstehen und Ihnen zu helfen, sie zu erreichen. Diese Ziele sollten nicht eigenständig sein, sondern lassen sich idealerweise aus Ihrer Unternehmensstrategie ableiten. Wenn es beispielsweise eines der Ziele Ihrer Organisation ist, Kosten zu senken, sollte Ihr Fokus auf der Analyse der Raumnutzung liegen, um Flächen effizienter zu nutzen und / oder Möglichkeiten zu finden, diese zu reduzieren. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, müssen Sie analysieren, wie Sie Ihren derzeitigen Raum am besten nutzen oder sogar erweitern können, basierend auf Ihren organisatorischen Anforderungen.

Welche Art von Daten sollten Sie sammeln?

Es gibt eine Vielzahl von Flächendaten, die für verschiedene Bereiche relevant sind - Personen und Anlagen können sowohl Bereichen als auch Standorten zugeordnet werden, Probleme treten in der Regel innerhalb eines Standorts auf und eine Anfrage beginnt fast immer damit, "wo" der Antragsteller ist. Daher ist es für alle Bereiche Ihres Unternehmens von grundlegender Bedeutung, über die Grundlagen des Flächenmanagements zu verfügen. Für Unternehmen, die keine zentrale Lösung verwenden, werden die Daten meist an verschiedenen Orten erfasst und gespeichert, in unterschiedlichen Formaten wie Excel-Tabellen oder mit mehreren, voneinander unabhängigen Systemen. Beim Start einer Implementierung ist es sehr wichtig zu wissen, wie man Zugriff auf all diese Daten erhält. Die Frage, die sich daraus ergibt, ist in der Regel: "Wie standardisiert sind Ihre Daten? Dies umfasst alle Aspekte Ihrer Daten. Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Der erste Stock in einer Immobilie in den Vereinigten Staaten bezieht sich in der Regel auf einen anderen Stock, als der erste Stock in einer europäischen Immobilie. Obwohl die Werte gleich sein können, bedeuten sie möglicherweise nicht dasselbe. Sie müssen sich auch fragen, ob die Daten, die Sie jetzt sammeln, noch relevant sind. Unterstützt sie Sie wirklich bei der Erreichung Ihrer Ziele? Beispielsweise ist es wahrscheinlich nicht so relevant, dass die Wände eines bestimmten Besprechungsraums weiß gestrichen sind, wenn Sie die Nutzung analysieren möchten. Kostet es Sie mehr Zeit, diese Daten zu sammeln und zu aktualisieren, als die Vorteile, die die Speicherung dieser Informationen für Ihr Unternehmen mit sich bringt? Das Gleiche gilt für Ihr Reporting. Bringt der Bericht in Excel, den Sie seit vielen Jahren verwenden, wirklich einen Mehrwert? Vielleicht wäre ein anderes Format oder eine andere Bereitstellungsmethode, wie beispielsweise ein Dashboard, eine viel bessere Alternative, wenn man den Zweck und die Zielgruppe dieses Berichts berücksichtigt. Fragen Sie sich, welche Art von Daten und Berichten relevant sind, damit Sie Ihre Ziele erreichen können. Mein Ratschlag ist, die Dinge einfach zu halten und an der Standardisierung Ihrer Daten zu arbeiten. Finden Sie das richtige Fundament, um dann darauf aufzubauen.

Sind Prozesse definiert, werden sie befolgt und sind sie noch hilfreich?

Viele Organisationen haben ein Verständnis für die Art und Weise, wie sie arbeiten oder haben eine Vorstellung davon, wie sie es in Zukunft gerne hätten. Allerdings hat nicht jede Organisation einen klaren Prozess für den Umgang mit ihren Flächen festgelegt, z.B. bei der Rückbelastung von Kosten. Verrechnen Sie Kosten nach der Größe einer Fläche oder nach deren Zuordnung? Klarheit über Ihre Prozesse ist notwendig, bevor ein Implementierungsprojekt beginnen kann. Denken Sie daran, dass, auch wenn eine Organisation bereits einen Prozess definiert hat, das nicht immer bedeutet, dass Menschen ihn auch befolgen. Definieren Sie daher nicht nur einen Prozess, sondern stellen Sie auch sicher, dass er richtig angewendet und verstanden wird. Last but not least, wagen Sie es, den Status quo in Frage zu stellen. Ist die Art und Wiese, wie Sie derzeit mit Ihren Prozessen umgehen, immer noch die richtige und machen Sie es nicht einfach nur deshalb so, weil Sie es schon seit Jahren so machen? Vor allem in Bezug auf das Flächenmanagement, das sich im Laufe der Jahre mit der Einführung von Themen wie agile und activity-based Working so stark entwickelt hat. Vielleicht ist dies der perfekte Zeitpunkt, um Ihre Prozesse zu überprüfen und zu aktualisieren.

Ist sich Ihr Unternehmen der Vorteile der Implementierung bewusst?

Wenn Sie einen Implementierungsprozess starten, stellen Sie sicher, dass Sie dies an Ihre internen Interessengruppen kommunizieren. Denn das sind nicht nur die Menschen, die wertvolles Feedback geben, sondern auch die Endnutzer der Tools, die die Flächendaten nutzen, wie beispielsweise ein Room Booking Panel oder eine App, mit der Sie einen freien Arbeitsplatz finden. Indem Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an für das Projekt begeistern und ihnen die wahren Vorteile der Implementierung von Flächenmanagement-Software aufzeigen, stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt in der gesamten Organisation unterstützt wird und Widerstände vermieden werden.

Ich hoffe, dass diese Fragen Ihnen helfen, Ihr Unternehmen weiter zu optimieren. Wenn Sie mehr über effektives Flächenmanagement erfahren möchten, empfehle ich Ihnen, sich das Webinar anzusehen, das wir kürzlich zusammen mit Verdantix durchgeführt haben, oder unser White Paper herunterzuladen.

Mark McBride
Implementation Consultant Planon