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13. Juli 2017

Warum eine effektive Instandhaltungsstrategie für jedes Unternehmen von wesentlicher Bedeutung ist

Beim Asset- und Instandhaltungsmanagement wird man nicht immer großzügig belohnt, nur weil man über die entsprechenden Grundlagen verfügt. Doch an dem Tag, an dem Sie diese Grundlagen am meisten benötigen, werden Sie mit Sicherheit die Konsequenzen zu spüren bekommen, wenn Ihre Prozesse nicht auf dem aktuellen Stand sind.

FAQ - Grundlagen des Instandhaltungsmanagements

In diesem Dokument werden fünf Fragen beschrieben, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie die Grundlagen für eine effektive Wartung und Instandhaltung schaffen wollen.

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Vor Kurzem habe ich an einem Workshop der IFMA Boston teilgenommen, bei dem Szenario durchgespielt wurde, das selbst die qualifiziertesten und erfahrensten Facility Manager vor Herausforderungen stellte. Wir wurden in Gruppen mit acht Personen eingeteilt. Bei dem Szenario wurden wir mit einem hypothetischen Tag voller Katastrophen konfrontiert. Das Szenario sah wie folgt aus:

„Das Unternehmen, für das wir gearbeitet haben, war der Eigentümer eines Gebäudes mit 15 Stockwerken. Unsere Büros befanden sich auf den Stockwerken 4 bis 15 und Mietwohnungen auf den Stockwerken 2 und 3. Das erste Stockwerk beherbergte Einzelhandelsgeschäfte und einen kleinen Food-Court. Wir kamen an einem heißen Augustmorgen an unserem Gebäude an. Der Wetterbericht hatte Temperaturen von über 37 °C vorhergesagt, und schon jetzt waren es knapp 27 °C. Wir konnten es nicht abwarten, das Gebäude zu betreten und in den Genuss der Klimaanlage zu kommen. Es war 6:58 Uhr.“

Was konnte schieflaufen?

Sobald wir in dem Gebäude waren, bemerkten wir sofort, dass die Klimaanlage am Morgen nicht angesprungen war und das Gebäude nicht auf Arbeitstemperatur gekühlt hatte. Nachdem wir das Problem identifiziert hatten, war uns klar, dass die Reparatur von einem externen Dienstleister durchgeführt werden musste, der aber erst in 2,5 Stunden eintreffen würde. Und obendrein hatte sich der leitende Ingenieur krank gemeldet, und der stellvertretende Facility Manager musste seine Kinder mit zur Arbeit bringen. Und um das ganze Szenario noch chaotischer zu machen, stieß unser Team den ganzen Tag lang auf zahlreiche weitere Probleme, die durch die kaputte Klimaanlage und die extreme Hitze noch verschlimmert wurden, darunter:

  • überall Müll, weil dieser am Vorabend nicht abgeholt wurde
  • ein Fahrstuhl, der mit Fahrgästen steckenblieb
  • Einstellungsgespräche, die in Räumen mit kaputter Klimaanlage geplant waren
  • eine Vorstandspräsentation für neue Investoren, die in einem Raum mit kaputter Klimaanlage geplant war
  • der Besuch eines Gesundheitsinspektors
  • krank gemeldete Mitarbeiter und Mitarbeiter, die krank nach Hause gingen
  • Mieter, die besorgt waren, dass das Gebäude geschlossen wird

Was ist Ihre Strategie für Instandhaltungsmanagement und wie ist Ihre Kommunikation?

Bei jeder neuen Herausforderung wurde uns immer mehr bewusst, dass ein effektiver Wartungsplan vorhanden sein muss und es von wesentlicher Bedeutung ist, über die Gebäudedaten zu verfügen. Wann wurde beispielsweise die Klimaanlage oder der Aufzug zuletzt inspiziert? Gibt es einen terminierten Wartungsplan? Wie können andere auf die Daten zugreifen, für die der leitende Ingenieur verantwortlich ist, der sich krank gemeldet hat? Wer sollte darüber benachrichtigt werden, dass sich die Temperatur im Gebäude außer Kontrolle befindet? Wie erhalten wir Daten darüber, welche Stockwerke am meisten betroffen sind? Und wie sieht es mit der Kommunikation mit den Mietern des Gebäudes und den Mitarbeitern aus, die bereits bei der Arbeit erschienen sind? Eine effektive Kommunikation zwischen allen Beteiligten sowie der Zugriff auf die Gebäudedaten waren notwendig, um das Chaos zu minimieren.

Glücklicherweise war mein Team während des Szenarios kooperativ und kreativ. Wir gingen jede neue Herausforderung mit drei Prioritäten an:

  1. Sicherheit,
  2. effektive Kommunikation,
  3. Zufriedenheit der Mieter und des Kunden.

Unsere größte Erkenntnis aus dieser Übung war, dass man immer vorbereit sein und einen Plan haben muss. Der Zugriff auf die Daten unseres Gebäudes war von entscheidender Bedeutung. Eine effektive Instandhaltungsmanagementstrategie – und deren Kommunikation an alle Beteiligten – war der Schlüssel dafür, diesen „katastrophalen Tag“ zu überstehen.

Phil Russell
Sales Manager Planon North America

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