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15. August 2019

Warum Excel keine Option ist, um IFRS 16 Compliance zu gewährleisten

Der neue Lease Accounting Standard IFRS 16 für die Bilanzierung von Leasingverträgen wurde bereits im Jahr 2016 bekannt gegeben. Verbindlich wurde die Einhaltung der neuen Vorschriften seit dem Stichtag 1. Januar 2019. Obwohl das eine harte Deadline war, wird vielen Unternehmen erst jetzt bewusst, wie aufwändig es ist, um IFRS 16-konform zu werden und dass es mit ihrer aktuellen Software gar nicht oder nur sehr schwer möglich ist compliant zu werden. Ein Wettlauf gegen die Zeit ist begonnen. Welche Optionen gibt es jetzt noch? 

White Paper – Getting from here to there: The steps to transition from IAS 17 to IFRS 16
Warum Excel keine Option ist, um IFRS 16 Compliance zu gewährleisten

Um IFRS 16-compliant zu werden, ist ein fundierter Projektplan nötig. Finanz-, Immobilien- und IT-Abteilung müssen die Auswirkungen verstehen und einige wichtige Entscheidungen treffent.

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Wie ich bereits in einem meiner früheren Blogs erklärt habe, mussten Organisationen, die Vermögenswerte leasen (z. B. Equipment, Fahrzeuge und Büroflächen), diese Leasingverhältnisse in der Vergangenheit nicht in ihre Bilanzen aufnehmen, wenn es sich um Operating-Leases handelte. Nach IFRS 16 sind Leasingnehmer seit Anfang 2019 allerdings verpflichtet, fast alle Leasinggegenstände zu bilanzieren. Das hat zur Folge, dass die Bilanzen länger werden und der Verschuldungsgrad (Gesamtvermögen geteilt durch Eigenkapital) steigt.

Drei Gründe, warum Excel das Problem nicht löst

Der neue Standard bedeutet, dass Unternehmen die Art und Weise ändern müssen, in der Verträge berichtet und verwaltet werden, um die richtigen Finanzinformationen bereitzustellen. Die meisten von Ihnen verwalteten Ihre Verträge mit relativ einfachen Tools wie Microsoft Excel, da die Berechnung der Leasingkosten in der vergangenen Situation oft nicht so schwierig war. Kosten über die Laufzeit eines Vertrages werden grundsätzlich linear berücksichtigt. Und da Änderungen mit entsprechenden Auswirkungen nicht so oft vorkommen, war es relativ einfach, einen Vertrag bei Verlängerung oder Beendigung zu ändern.

Allerdings stellt IFRS 16 eine große Herausforderung für Unternehmen dar, die Excel für ihr Vertragsmanagement verwenden. Dafür gibt es drei Gründe.

  1. Die Berechnungen werden sehr viel komplexer, da die meisten Leases einen Financing Lease Charakter haben und viel mehr Daten bei der Berechnung berücksichtigt werden müssen.
  2. Alle definitiven und sehr wahrscheinlichen Änderungen in einem Vertrag müssen berücksichtigt werden, wodurch das Vertragsmanagement viel aktiver wird und eine Notwendigkeit der Offenlegung von Informationen über die Zahlen hinaus entsteht.
  3. Die Ergebnisse der Berechnung haben eine direkte Auswirkung auf die Bilanz. Vor allem seit Anfang des Jahres muss neuen Assets, Leasingverpflichtungen, dem Berechnungsprozess und der Offenlegung dieser, mit Sicherheit wesentlich mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden. Es ist nicht einfach, Excel-basierte Lösungen als Werkzeug zu verwenden, um die nun geltenden Gesetze und Richtlinien einhalten zu können.

Unternehmen müssen nach einer anderen Lösung suchen, die diese neue Art der Vertragsverwaltung unterstützt. Die Finanzberichterstattung für IFRS 16 ist ein End-to-End-Prozess einschließlich Technologie, Datenerhebung, Interpretation nach IFRS 16 und Änderungsmanagement. Dies bedeutet, dass die Softwarelösung viel mehr können muss, als Excel in der Lage ist, und das verlangt natürlich auch vom Softwarelieferanten viel mehr.

Was Sie von Ihrem Software-Lieferanten erwarten können

Ein Lieferant muss den neuen Standard verstehen und erklären können, wie Organisationen auch jetzt noch compliant werden können. Darüber hinaus muss der Lieferant Software bereitstellen, die nicht nur Finanzkennzahlen, sondern auch die Leasingverhältnisse der Assets und die Informationen für die Offenlegung aktiv verwalten kann. Wenn das System Änderungen berechnen soll, muss es auch in der Lage sein, den Grund für diese Änderung mit einer direkten Verbindung zum Geschäft zu bestimmen. Das erfordert einen Lieferanten, der nicht nur Buchhaltung, sondern auch das Geschäft des Immobilien- und Assetmanagements genau versteht.

Schließlich muss sich der Lieferant auch schnell auf die Implementation des neuen Standards umstellen können. Organisationen müssen jetzt Schritte unternehmen, um so schnell wie möglich compliant zu werden. Glücklicherweise bietet der Standard nach IFRS 16 eine Reihe von Optionen für eine pragmatische Implementierung, um noch rechtzeitig Compliance sicherzustellen. Diese Optionen sind nicht nur nützlich für die schnellere Umsetzung in diesem Jahr, sondern bieten auch Vorteile in den folgenden Jahren; wurde einmal ein pragmatischer Ansatz gewählt, kann dieser später fortgesetzt werden.

Wenn Ihre Organisation erst vor kurzem damit begonnen hat, an der Implementierung von IFRS 16 zu arbeiten - und davon gibt es viele -, raten wir, sie einfach zu halten und eine pragmatische Methode zu wählen. Um zu vermeiden, dass Sie sich nicht rechtzeitig an die geltenden Gesetzte und Richtlinien halten können, müssen Sie der Versuchung widerstehen, zu detailliert zu sein und sehr komplexe Wege auszuwählen. Die neuen Regeln können sehr komplex sein, aber es bleibt einfach keine Zeit mehr für Komplexität.

Sind Sie an einer praktischen Umsetzung von IFRS 16 mit der Software von Planon interessiert? Wenn ja, dann schauen Sie sich gern dieses Webinar an, in dem Heineken über seine Erfahrungen mit der Implementierung berichtet. 

David Stillebroer
Director Product Management