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28. April 2016

Was Immobilienverwaltung und Gebäudemanagement vom Marketing lernen können

Der freie Markt beruht auf zwei Säulen: Angebot und Nachfrage. Dort, wo sie aufeinander treffen, finden Handelsgeschäfte statt. Die Abteilungen Marketing und Sales haben die Aufgabe, Angebot und Nachfrage möglichst gut aufeinander abzustimmen, einerseits, indem sie die Kunden möglichst gut über das Angebot informieren (mittels Werbung, PR und Kommunikation), andererseits, indem sie Kunden, die bereits am Angebot interessiert sind, möglichst gut bedienen.

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Letztere Aufgabe ist im Laufe der letzten Jahre immer wichtiger geworden. Es gibt sogar eine Bezeichnung für sie: „Inbound Marketing“. Kurz gesagt bedeutet das, dass die Kunden, die von sich aus (zum Beispiel über Google) zu Ihnen kommen, am wertvollsten sind (weil sie bereits an Ihrem Produkt interessiert sind). Diese Gruppe muss man also besonders hegen und pflegen.

Genauer betrachtet unterscheidet sich die Aufgabe einer Marketingabteilung gar nicht so sehr von der der Immobilienverwaltung (Real Estate: RE) und des Gebäudemanagements (FM). Traditionell sind diese Abteilungen von innen nach außen gerichtet. Bei der Inventarisierung des Immobilienportfolios oder der Gebäudeverwaltung wird ein beträchtlicher Teil der Projekte von RE & FM von den Abteilungen selbst angestoßen.

Genau wie beim Marketing ist jetzt auch bei der Immobilienverwaltung und dem Gebäudemanagement eine Trendwende zu verzeichnen. Immer mehr Fachleute aus diesem Bereich legen Wert auf Kundenorientierung. Statt nur das eigene Angebot auf den Markt zu werfen, kümmern sie sich intensiv um die Nachfrage und das Vermarkten der Produkte und Dienstleistungen. Die möglichst genaue Abstimmung des Angebots auf die Nachfrage ist auch ein guter Weg, den Übergang von der operativen RE & FM hin zu einer eher taktischen und strategischen Vorgehensweise zu vollziehen. Lassen Sie uns das in die einzelnen Säulen der Immobilienverwaltung und des Gebäudemanagements umsetzen:

1. Immobilienverwaltung

Bei der Immobilienverwaltung kommt es darauf an, Nachfrage und Angebot optimal aufeinander abzustimmen. Welchen Inhalt hat das Portfolio und welcher Bedarf steht in den kommenden Jahren an? Wird das Unternehmen eventuell neue Niederlassungen eröffnen, sie schließen oder verlegen? Dabei tritt man seit jeher ziemlich reaktiv auf. Die Immobilienverwaltung wird erst dann tätig, wenn die Eröffnung oder Schließung einer Niederlassung konkret bevorsteht.

Bei einer proaktiveren Vorgehensweise ist die Abteilung bereits dann einbezogen, wenn strategische Pläne zur künftigen Neustrukturierung der Niederlassungen diskutiert werden. Aktuelle Informationen über die Mietpreise und Attraktivität von Standorten gehören schließlich mit zu den Entscheidungskriterien. Es ist logisch, bei diesen Besprechungen den Immobilienverwalter mit einzubeziehen.

2. Technische Wartung

Zur Senkung der Gebäudewartungskosten kommt es darauf an, eine komplette und zuverlässige Übersicht über den Bedarf zu haben. Der technische Dienst muss außerdem rechtzeitig über die benötigten Ressourcen verfügen können. Diese können zum Teil vorrätig sein, ein anderer Teil muss extern beschafft werden. Will man Angebot und Nachfrage optimal aufeinander abstimmen, muss man kontinuierlich den künftigen Bedarf an Gewerbeflächen veranschlagen und möglichst effizient beschaffen.

3. Raumverwaltung

Was für die Immobilienverwaltung gilt, lässt sich auch auf die Raumverwaltung anwenden: man kann proaktiv über die künftige Nachfrage nach Arbeitsplätzen mitdenken, um diese Nachfrage noch besser erfüllen zu können. In vielen Fällen fluktuiert die Nachfrage nach ständigen und flexiblen Arbeitsplätzen und Konferenzräumen. Aufgrund von Datenanalysen und Prognosen, wie sich der Bedarf in drei, sechs oder zwölf Monaten entwickelt, kann der Bedarf des Unternehmens besser gedeckt werden.

4. Integriertes Servicemanagement

Bei der Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten kommt es natürlich auf die Zusammenführung von Angebot und Nachfrage an. Die RE- und FM-Abteilungen können dazu beitragen, indem sie Service- und Produktkataloge zusammenstellen, in denen die Dienstleistungen und deren Preise übersichtlich genannt werden, zum Beispiel der Austausch einer Glühbirne, der Umzugsservice oder die Miete zusätzlicher Büroflächen.

Dieses Marketing des Produkt- und Dienstleistungsangebots von RE und FM setzt nicht nur Transparenz voraus, sondern auch eine enge Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung. Schließlich ist diese Abteilung für die Beschaffung externer Produkte und Dienstleistungen zuständig, die die Immobilienverwaltung und das Gebäudemanagement anbieten. Ein integriertes Softwaretool kann einen Beitrag dazu leisten, Angebot und Nachfrage möglichst gut aufeinander abzustimmen.

Im Zuge der letzten Jahre verschob sich die Rolle der Immobilienverwaltung und des Gebäudemanagements allmählich aus dem operativen in den strategischen Bereich. Wenn Immobilienverwalter und Gebäudemanager die anstehende Nachfrage proaktiv ermitteln und eintreffende Anfragen möglichst gut erledigen, können sie diesen strategischen Bereich noch weiter erobern.

Kurt Van Paesschen
Sales Director Planon BeLux