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Was sind die Voraussetzungen, um Ihre Flächen effektiv zu managen?

Das Flächenmanagement war noch nie so wichtig wie heute, da es den Facility- und Flächenmanagern nicht nur hilft, ihre Flächen kosteneffizient zu nutzen, sondern auch die bestmögliche Employee Experience zu schaffen. Die Notwendigkeit, hochqualifiziertes Personal zu gewinnen und zu halten, ist ein Grund für den neuen Fokus, Mitarbeitern eine möglichst optimale Arbeitserfahrung zu bieten. Daher wird das in der Strategie vieler Unternehmen als wichtiges Ziel angesehen.

Facility- und Flächenmanager können ihrer Organisation dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen. In diesem Blog erkläre ich, was „Fläche“ bedeutet, wo heute der Fokus im Flächenmanagement liegen muss und welche Grundlagen Sie geschaffen haben müssen, damit Sie Ihre Flächen effektiv verwalten können.

Webinar - Effektives Flächenmanagement: Schlüsselelemente, die es zu beachten gilt

In diesem gemeinsam von Verdantix und Planon durchgeführten Webinar ging Verdantix auf die Bedeutung des Flächenmanagements ein, während Planon dessen Schlüsselelemente diskutierte und praktische Beispiele dafür lieferte, wie Facility Manager ihr Flächenmanagement effektiver gestalten können.

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Was ist "Fläche"?

Wenn wir über Fläche sprechen, handelt es sich oft um individuelle Flächen, beispielsweise einen Raum mit einem Schreibtisch, an dem ein Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe ausführen kann. Zum Beispiel ein Software-Entwickler, der an seinem Schreibtisch sitzt und programmiert.

Es ist einfach, an Büro-Arbeitsbereiche oder -Arbeitsplätze zu denken. Fläche ist aber viel mehr als das. Denken Sie zum Beispiel an die verschiedenen Zwecke von Flächen in verschiedenen Branchen. Universitäten brauchen Lehrräume, um ihre Studenten zu unterstützen, wie zum Beispiel Seminarräume oder Bibliotheken, während Industrieorganisationen Forschungslabore und Produktionsflächen benötigen. Die meisten Regierungsinstitutionen und privatwirtschaftlichen Organisationen benötigen immer noch "Standard"-Büroräume für ihre Abteilungen und Angestellten. Dabei kann sich der Begriff “Fläche” auf einen einzelnen Raum mit einem oder zwei Schreibtischen beziehen; er kann sich aber auch auf eine ganze Abteilung, eine ganze Etage, mehrere Stockwerke innerhalb eines Gebäudes oder mehrere Stockwerke in einem großen Portfolio von Gebäuden auf der ganzen Welt beziehen. Fläche kann vieles sein.

Am Ende ist Fläche da für die Menschen, die sie nutzen. Und Sie als Facility- oder Flächenmanager möchten den Menschen, die diesen Flächen nutzen, die bestmögliche Work Experience bieten. Eine Erfahrung, die ihren Bedürfnissen entspricht, sie zufrieden stellt und sie produktiv macht.

Wo liegt heute der Fokus im Flächenmanagement?

Da sich die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, im Laufe der Zeit verändert hat, hat sich auch die Art und Weise, wie Flächen gemanagt werden, geändert.

Heute, wo die Herausforderung, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort zu finden (Stichwort: War for Talent), größer ist als je zuvor, liegt der Fokus des Flächenmanagements heute darauf, eine Work Experience zu schaffen, die diese Talente anzieht und in der Organisation hält.

Auch die Forschung unterstützt diese These:

  • Laut einer Studie von CBRE mit dem Titel "Millennials: Myths and Realities" betrachten 78% der befragten Millennials - bis 2020 die größte Gruppe von Mitarbeitern - das Arbeitsumfeld als wichtig für die Auswahl eines Arbeitgebers.
  • Die Deloitte Millennial-Umfrage von 2017 zeigte, dass Millennials einen sterilen und unpersönlichen Arbeitsplatz fürchten.
  • Das globale Forschungsprojekt von Jones Lang Lasalle (JLL) 2017 zeigt, dass die Art und Weise, in der ein Mitarbeiter seine Arbeitsumgebung erlebt, "das wichtigste Unterscheidungsmerkmal ist, wenn Einzelpersonen mit einer Organisation interagieren".

Was benötigen Sie, um Flächen effektiv managen zu können?

Um eine erfolgreiche Flächenmanagementstrategie auszuführen, müssen Sie zuerst die Grundlagen des Flächenmanagements geschaffen haben. Zumindest sollte Ihr Flächenportfolio über Basis-Informationen, wie zum Beispiel Raumnummern und Raumnamen verfügen, die dann für eineeindeutige Identifikation der jeweiligen Fläche verwendet werden, die sogenannte Flächen-ID. Diese Daten sind die Schlüsselkomponente, der Sie allen anderen Flächendaten zuordnen müssen, die Sie sammeln möchten. Wie können Sie sonst über die Raumbelegung nachdenken, wenn Sie nicht wissen, welcher Raum welcher ist? Wie können Sie Kosten rückverrechnen, wenn Sie nicht wissen, welche Abteilung welche Fläche(n) nutzt? Ohne eine Flächen-ID können diese Fragen nicht beantwortet werden. Überraschenderweise scheinen viele Unternehmen bei der Datenerhebung zu vergessen, dass diese grundlegenden Daten Voraussetzung sind. Nur wenn Sie alle anderen gesammelten Flächendaten Ihrer Flächen-ID zuordnen, können Sie diese Daten vollständig nutzen.

Ihre Strategie für das Flächenmanagement sollte aus der Gesamtstrategie Ihrer Organisation abgeleitet werden. Bei der Erstellung einer optimalen Work Experience ist eines Ihrer Ziele, dass alle Ihre Flächendaten einer eindeutigen Flächen-ID zugeordnet werden, um wichtige Einblicke zu erhalten, mit denen Sie Ihre Flächenmanagementstrategie effektiver ausführen können. Diese wichtigen Erkenntnisse helfen Ihnen, über den Erfolg Ihrer Strategie zu berichten und zeigen Ihnen, wo Sie sich verbessern können.

Es steht aber außer Frage, dass Sie mehr machen müssen, um Ihre Flächen effektiv zu verwalten. Die Verbindung Ihrer Flächendaten mit Ihrer Flächen-ID ist nur ein Anfang. Auf dem Weg zum optimierten Flächenmanagement sollten Sie zumindest einige Schlüsselelemente berücksichtigt haben. In meinem nächsten Blogbeitrag werde ich auf eines dieser Schlüsselelemente näher eingehen.

Geert-Jan Blom
Global Product Marketeer