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21. Februar 2019

Wenn Sie mit dem CFO sprechen, sollten Sie Zahlen parat haben

Eine der Lieblingsfragen eines jeden CFO ist "Na und? Warum sollte mich das interessieren?"

In Bezug auf ein Gespräch über eine IWMS-Investition ist ein klassisches Beispiel der Facility Manager, der mit dem CFO spricht und sagt: "Wir können unser Reporting mit diesem Tool viel einfacher erstellen". Und der CFO antwortet mit: "Na und? Ich bekomme die Berichte, die ich jetzt brauche. Es ist mir egal, wie schwierig es ist, sie zu erstellen. Warum soll ich in neue Software investieren?"

Webinar - Was, Warum und ROI eines IWMS

Planon veranstaltete zusammen mit Susan Clarke, Principal Analyst bei Verdantix ein Webinar, das praktische Tipps zur Berechnung des potenziellen ROI einer IWMS-Implementierung liefert.

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Dass ist eine der Fragen, die Verdantix in seinem neuen Bericht über die Berechnung des ROI eines IWMS zu beantworten versucht.

Das Argument, dass das Leben Ihrer Mitarbeiter erleichtert wird, wenn ein Reporting einfacher erstellt werden kann, wird allein wahrscheinlich nicht ausreichen, um den CFO zu überzeugen. Wenn die Erstellung des komplizierten Reportings jedoch drei Wochen dauert, können Sie leicht argumentieren, wie viel vom Gehalt dieser Person dafür ausgegeben werden muss – und was sich ändern würde, wenn das gleiche Reporting mit ein paar Klicks erstellt werden könnte.

Verdantix gibt mehrere Beispiele für Unternehmen, die den etwas vagen Vorteil "das Leben der Mitarbeiter erleichtern" quantifizierten und in messbare Vorteile übersetzten:

  • Ein globales Technologieunternehmen fand heraus, dass der Wechsel von 60 dezentralen Systemen zu einem einzigen, zentralen IWMS für Mietvertrags-, Flächen- und Instandhaltungsmanagement eine Reduzierung der Workplace- und FM-Ressourcen von 70% unterstützte, was einem Rückgang von über 100 Mitarbeitern entsprach.
  • Ein in Australien ansässiger Gaspipeline-Betreiber stellte den Business Case für ein CMMS-Upgrade dar, indem er berechnete, dass das IT-Team für die Bearbeitung von Systemabstürzen Zeit im Wert von jährlich 156.000 US-Dollar vergeudete.
  • Das Imperial College London gab an, dass der Wechsel zu Planons IWMS den von den Administratoren benötigten Zeitaufwand für Raumbuchungen von 17 Stunden auf 8,5 Stunden pro Woche reduzieren konnte.

Die Herausforderung bei der Erstellung eines Business Case für IWMS, der den CFO überzeugt, besteht darin, sich vom Erfahrungsargument zu lösen und sich den zahlenbasierten Argumenten zuzuwenden.

Es geht nicht um Erfahrung

Wir haben in unserem Blog schon mehrmals über den "War for Talent", die Bedeutung des Mitarbeiterengagements und die Personalisierung der Employee Experience gesprochen, denn das sind derzeit heiße Themen in der Welt des FM. Aber es sind auch Themen, die für die CFO-Frage „Na und?“ sehr anfällig sind.

Diese Themen sollten deshalb in einen Business Case für IWMS aufgenommen und bestmöglich quantifiziert werden. Beispielsweise wird es kein überzeugendes Argument sein, dem CFO zu sagen, dass es teuer ist, neue Mitarbeiter einzustellen und auszubilden. Sind Sie aber in der Lage zu sagen, dass Sie 6 Millionen Dollar pro Jahr für die Rekrutierung und Schulung von Personal ausgeben, das nicht länger als ein Jahr hält, schaffen Sie ein viel stärkeres Argument. Die Reduzierung dieser Ausgaben um 5% oder 10% durch einen Workplace, der für das Engagement der Mitarbeiter förderlich ist, bedeutet ein enormes Einsparpotenzial.

Der Verdantix-Bericht gibt an, dass viele IT-Abteilungen die Kosten für die Pflege von Altsystemen nicht an das FM-Team weiterverrechnen. Das, in Kombination mit den oben genannten Kosten von Systemabstürzen, kann ein überzeugendes Argument dafür liefern, wie ein IWMS die IT unterstützt.

Für Corporate Real Estate- und Facility Manager ist es nicht immer leicht, an die Zahlen heranzukommen. Aber sie sind im Unternehmen vorhanden. Die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung hinsichtlich der Kosten für Mitarbeiterbindung oder die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung in Bezug auf die Kosten von Systemabstürzen schafft einen überzeugenderen und ansprechenderen Business Case für den CFO.

Zusammenarbeit ist entscheidend

Wie ich in meinem letzten Blogbeitrag erwähnt habe, liegt für mich der wahre Wert eines IWMS in der verbesserten Zusammenarbeit und Konfliktlösung. Es ist unerlässlich, andere Abteilungen in Ihren Business Case einzubeziehen. Die disziplinübergreifende Diskussion ist dabei wichtig.

Bevor Sie zum CFO gehen und andere Abteilungen - wie HR und IT - erwähnen, sollten Sie diese Abteilungen auf Ihrer Seite haben. Oder zumindest wissen, was Sie sagen und sicher sein, dass die entsprechenden Abteilungen die gleichen Zahlen verwenden, denn der CFO wird sich die Zahlen von diesen Abteilungen bestätigen lassen.

Der CFO als Wächter über diese Art von Investitionen war schon immer der "heilige Gral", wenn es um die Beschaffung eines IWMS ging. Der Bericht von Verdantix hilft Ihnen dabei, die Sprache der Geschäftsführung zu sprechen.

Dave Karpook
Vice President of Operations, North America