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10. Januar 2019

Wie führen Unternehmen ein IWMS ein?

Unternehmen setzen ein Integrated Workplace Management System (IWMS) aus einer Vielzahl von Gründen ein, von der Unterstützung der Konsolidierung von Anlagendaten und der Rationalisierung von IT-Systemen über die Verwaltung von Flächen und dem Reservierungsmanagement bis hin zur Erfüllung spezifischer Anforderungen wie der Mietvertragsverwaltung.

Verdantix - ein unabhängiges Forschungs- und Beratungsunternehmen mit Fokus auf innovative Technologien zur Optimierung des Geschäftsbetriebs - hat in seinem IWMS Buyers Guide drei wesentliche Punkte für die Implemetierung eines IWMS identifiziert. In diesem Blogbeitrag werde ich auf alle drei kurz eingehen.

Verdantix 2019 Green Quadrant® für IWMS

Welche Lösungen gibt es heute auf dem Markt? Dieser Green Quadrant® prüft integrierte Softwarelösungen, die die Informationen und Workflows für viele Immobilien- und Facility-Management-Prozesse zentralisieren

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1. Beginnen Sie mit einem Modul (Lösung) mit der Möglichkeit der Erweiterung.

Ein großer Vorteil eines IWMS ist, dass Sie mit einem Modul arbeiten können und dass Sie problemlos auf andere Module erweitern können. Ein Beispiel: Einer unserer Kunden begann mit der Implementierung der Planon IWMS-Lösung für Instandhaltungsmanagement und Vertragsmanagement für 3.000 Liegenschaften, Gebäude und Strukturen in 39 Ländern und nutzt das System mittlerweile seit mehreren Jahren erfolgreich. Aufgrund der erfolgreichen Erstimplementierung mit den genannten Prozessen entschied sich dieser Kunde dann, die Lösung mit Flächenmanagement für die 40 weltweit größten Standorte zu erweitern. Das neue Modul könnte dabei leicht in die Gesamtlösung integriert werden.

2. Mehrere Immobilien- und Facility-Management-Prozesse auf einer zentralen Plattform

Wenn Unternehmen den Immobilien- und Facilitybetrieb weiter automatisieren und eine breite Palette an Prozessen managen möchten, bietet ein IWMS zusätzliche Vorteile im Vergleich zu multiplen Einzellösungen, denn alle Prozesse sind auf derselben Plattform integriert. Das unterstützt die Rationalisierung der IT-Landschaft, erhöht die Datenkonsistenz und ermöglicht es Unternehmen, Analysen mit integrierten Daten durchzuführen.

In einem unserer jüngsten Whitepaper haben wir die Vorteile der Integration mehrerer Prozesse auf einer Plattform diskutiert und einige Beispiele aus der Sicht des Flächenmanagements vorgestellt. Zum Beispiel: Durch die Integration des Flächenmanagements mit Ihrem Vertragsmanagement können Sie sicherstellen, dass Sie alle Personen rechtzeitig vor ablauf eines Mietvertrages von einer Etage oder vielleicht sogar aus einem ganzen Gebäude herausgebracht haben.

Die anhaltende Nachfrage nach Integrated Workplace Management Systemen (IWMS) unterstreicht den Wunsch der Immobilien- und Facility-Manager nach einem integrierten Ansatz. Um das Beste aus der Technik herauszuholen, suchen diese Manager ein System, das die gesamte Bandbreite ihrer Immobilien- und Facility-Management-Prozesse abdeckt. Eine einzige Datenbank für alle CRE- und FM-Informationen erleichtert die Datenpflege, stellt Konsistenz und Datenqualität sicher und unterstützt ein besseres Reporting und umfangreichere Analysen. Es geht um "Single Input for Multiple Use": Alle Arbeitsplatz- und Anlagendaten stehen für alle Prozesse und Module im IWMS zur Verfügung und die Daten all sämtlicher Prozesse und Module können auch kombiniert verwendet werden.

3. Verwendung von IWMS zusammen mit anderen IT-Lösungen

Mit über 35 Jahren Erfahrung im Automatisierungsbereich wissen wir, dass es Systeme gibt, die für den Geschäftsbetrieb und die Kontinuität unerlässlich sind, wie ein ERP-System und HR-Anwendungen. Diese Systeme enthalten auch wichtige Daten für Immobilien- und Facility-Management-Prozesse, wie z.B. Mitarbeiterdaten (z.B. eindeutiger ID-Code und Kontaktdaten) und Finanzdaten (z.B. Kostenstellen und Hauptbuchkonten). Darüber hinaus gibt es Best-of-Breed-Lösungen von spezialisierten Anbietern, die in bestimmten Bereichen über sehr starke Funktionalitäten wie Energiemanagement, Wegfindung oder Ressourcenplanung verfügen. Der Einsatz dieser Systeme zusammen mit einem IWMS kann auch die Prozessabwicklung und die Benutzerfreundlichkeit verbessern.

Daher ist es wichtig, dass das IWMS den Datenaustausch und die Echtzeit-Prozessintegration zwischen diesen (manchmal kritischen) Geschäftsanwendungen unterstützt. So wird sichergestellt, dass alle mit den gleichen Informationen arbeiten, die Prozesse bei Einsatz verschiedener IT-Lösungen nahtlos weiterlaufen können und die Funktionalität zur Verfügung steht, die den Automatisierungsanforderungen am besten entspricht. Bei der Kombination eines ERP mit einem IWMS haben Sie beispielsweise das Beste aus beiden Welten: eine schnelle und kostengünstige Implementierung, eine höhere Akzeptanz bei CRE- und FM-Endanwendern und die Gewährleistung der Kontinuität der Kerngeschäftsprozesse. Die Entscheidung, diese Systeme nicht zu integrieren, kann eine Reihe von Risiken mit sich bringen. Eines davon ist, dass der Mehrwert der Kombination der Softwaresysteme dadurch verloren geht. Denken Sie zum Beispiel an die Einfachheit der Datenverwaltung und des Datenaustausches, die verbesserte Entscheidungsfindung auf der Grundlage kombinierter Informationen sowie an eine bessere Kontrolle und verbesserte Leistung durch nicht isolierte Prozesse.

Bevor Sie Ihre Investition tätigen, analysieren Sie gründlich die Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Das wird Ihnen helfen, sich richtig mit einem Softwareanbieter abzustimmen, der sich die Zeit nimmt und zuhört. So können Sie sicher sein, dass Sie das Beste aus Ihrer Technologie herausholen und dass das System, das Sie wählen, alle Tools hat, die Ihr Unternehmen benötigt. Lesen Sie mehr darüber im aktuellen Verdantix Buyers Guide. Dieser ist noch für 2 weitere Wochen kostenlos bei uns erhältlich!

Geert-Jan
Global Product Marketeer