04. Juni 2020

Drei gängige Möglichkeiten für die Einführung eines IWMS

Unternehmen setzen ein Integrated Workplace Management System (IWMS) aus einer Vielzahl von Gründen ein, von der Unterstützung bei der Konsolidierung von Anlagendaten und der Rationalisierung von IT-Systemen über das Management von Flächen und Reservierungen bis hin zur Erfüllung spezifischer Anforderungen wie der Mietvertragsverwaltung.

White Paper – Was ist ein IWMS?
White Paper – Was ist ein IWMS?

Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) ist eine Softwareplattform für das Immobilien- und Facility Management, die integrierte Funktionen für Immobilienverwaltung, Raumplanung, Anlagen und Wartung, integrierte Dienstleistungen und Nachhaltigkeit kombiniert.

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Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von Verdantix - einem unabhängigen Forschungs- und Beratungsunternehmen - weist darauf hin, dass IWMS nach wie vor eine lohnende Investition zur Verbesserung der Real Estate- und Facility Management-Prozesse ist. Darüber hinaus spielt diese Softwarelösung in drei der vier großen IT-Strategien für das Immobilien- und Facility Management, die Unternehmen derzeit einsetzen, eine entscheidende Rolle.

Deshalb halte ich es für wichtig, dass sich Organisationen näher damit befassen, wie ein IWMS tatsächlich eingesetzt werden kann. Dies hilft Real Estate- und Facility Managern, einen deutlicheren Überblick über das Potenzial von IWMS zu bekommen und darüber, wo eine solche integrierte Lösung in ihre bestehende (oder zukünftige) IT-Landschaft passen könnte. In diesem Blog werde ich daher kurz auf drei gängige Möglichkeiten für die Einführung von IWMS eingehen:

1. Beginnen Sie mit einem Modul (Lösung) mit der Möglichkeit der Erweiterung

Ein großer Vorteil eines IWMS ist, dass Sie mit einem Modul arbeiten können, dass Sie problemlos um weitere Module erweitern können. Ein Beispiel: Einer unserer Kunden begann mit der Implementierung der Planon IWMS-Lösung für Instandhaltungsmanagement und Vertragsmanagement für 3.000 Liegenschaften, Gebäude und Strukturen in 39 Ländern und nutzt das System mittlerweile seit mehreren Jahren erfolgreich. Aufgrund der erfolgreichen Erstimplementierung mit den genannten Prozessen entschied sich dieser Kunde dann, die Lösung mit Flächenmanagement für die 40 weltweit größten Standorte zu erweitern. Das neue Modul konnte dabei leicht in die Gesamtlösung integriert werden.

2. Mehrere Immobilien- und Facility-Management-Prozesse auf einer zentralen Plattform

Wenn Unternehmen das Immobilien- und Facility Management weiter automatisieren und eine breite Palette an Prozessen managen möchten, bietet ein IWMS zusätzliche Vorteile im Vergleich zu multiplen Einzellösungen, denn alle Prozesse sind auf derselben Plattform integriert. Das unterstützt die Rationalisierung der IT-Landschaft, erhöht die Datenkonsistenz und ermöglicht es Unternehmen, Analysen mit integrierten Daten durchzuführen. In einem unserer jüngsten White Paper haben wir die Vorteile der Integration mehrerer Prozesse auf einer Plattform diskutiert und einige Beispiele aus der Sicht des Flächenmanagements vorgestellt.

Die anhaltende Nachfrage nach Integrated Workplace Management Systemen (IWMS) unterstreicht den Wunsch der Real Estate- und Facility Manager nach einem integrierten Ansatz. Um das Beste aus der Technik herauszuholen, suchen diese Manager ein System, das die gesamte Bandbreite ihrer Immobilien- und Facility Management-Prozesse abdeckt. Eine einzige Datenbank für alle CREM- und FM-Informationen erleichtert die Datenpflege, stellt Konsistenz und Datenqualität sicher und unterstützt ein besseres Reporting und umfangreichere Analysen. Es geht um "Single Input for Multiple Use": Alle Arbeitsplatz- und Anlagendaten stehen für alle Prozesse und Module im IWMS zur Verfügung und die Daten sämtlicher Prozesse und Module können auch kombiniert verwendet werden.

3. Verwendung von IWMS zusammen mit anderen IT-Lösungen

Mit über 35 Jahren Erfahrung im Automatisierungsbereich wissen wir, dass es Systeme gibt, die für den Geschäftsbetrieb und die Kontinuität unerlässlich sind, wie ein ERP-System und HR-Anwendungen. Diese Systeme enthalten auch wichtige Daten für Immobilien- und Facility Management-Prozesse, wie z.B. Mitarbeiterdaten (z.B. eindeutiger ID-Code und Kontaktdaten) und Finanzdaten (z.B. Kostenstellen und Hauptbuchkonten). Darüber hinaus gibt es Best-of-Breed-Lösungen von spezialisierten Anbietern, die in bestimmten Bereichen über sehr starke Funktionalitäten wie Energiemanagement, Wegfindung oder Ressourcenplanung verfügen. Der Einsatz dieser Systeme zusammen mit einem IWMS kann auch die Prozessabwicklung und die Benutzerfreundlichkeit verbessern.

Daher ist es wichtig, dass das IWMS den Datenaustausch und die Echtzeit-Prozessintegration zwischen diesen (manchmal kritischen) Geschäftsanwendungen unterstützt. So wird sichergestellt, dass alle mit den gleichen Informationen arbeiten, die Prozesse bei Einsatz verschiedener IT-Lösungen nahtlos weiterlaufen können und die Funktionalitäten zur Verfügung steht, die den Automatisierungsanforderungen am besten entsprechen. Bei der Kombination eines ERP mit einem IWMS haben Sie beispielsweise das Beste aus beiden Welten: eine schnelle und kostengünstige Implementierung, eine höhere Akzeptanz bei CREM- und FM-Anwendern und die Gewährleistung der Kontinuität der Kerngeschäftsprozesse. Die Entscheidung, diese Systeme nicht zu integrieren, kann eine Reihe von Risiken mit sich bringen. Eines davon ist, dass der Mehrwert der Kombination der Softwaresysteme dadurch verloren geht. Denken Sie zum Beispiel an die Einfachheit der Datenverwaltung und des Datenaustausches, die verbesserte Entscheidungsfindung auf der Grundlage kombinierter Informationen sowie an eine bessere Kontrolle und verbesserte Leistung durch nicht isolierte Prozesse.

Bevor Sie Ihre Investition tätigen, analysieren Sie gründlich die Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Das wird Ihnen helfen, sich richtig mit einem Softwareanbieter abzustimmen, der sich die Zeit nimmt und zuhört. So können Sie sicher sein, dass Sie das Beste aus Ihrer Technologie herausholen und dass das System, das Sie wählen, alle Tools hat, die Ihr Unternehmen benötigt.

Hört sich ein IWMS für Ihre Organisation nach einer geeigneten Option zur Automatisierung von Real Estate- und Facility Management-Prozessen an, und möchten Sie mehr über die wichtigsten Vorteile, Anwendungsfälle und Möglichkeiten eines echten IWMS erfahren? Lesen Sie dazu unser White Paper “Was ist ein IWMS?”.

Geert-Jan Blom
Solution Product Marketeer