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29. Mai 2019

Wie man Investitionsprojekte im Immobilien und Facility Management unter Kontrolle bekommt

Das oberste Ziel jeder Abteilung für Unternehmensimmobilien oder Facility Management ist es, das Kerngeschäft zu unterstützen. Um dies zu erreichen, müssen sie proaktiv auf ein sich schnell veränderndes Umfeld reagieren können. Das heißt, wenn neue Initiativen entstehen - und diese entstehen schneller und häufiger als je zuvor - muss das Unternehmen darauf vorbereitet sein, schnell und geschlossen zu handeln, um neue Projekte zu planen und umzusetzen. In der Praxis führt dies schnell zu mehr Projekten um die Kernaktivitäten herum, was wiederum zu einer größeren Anzahl von Immobilien- und Facility-Projekten führt.

White Paper - Capital Project Management

In vielen Unternehmen nimmt die Zahl der Immobilien- und Anlagenprojekte zu, von operativen Projekten wie Strukturanpassungen oder Verlagerungen bis hin zu Großinvestitionen wie Mietverlängerungen oder Immobilienentwicklungen.

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Dies können kleine, operative Projekte sein, wie z. B. ein Umzug, eine Veranstaltung oder eine geringfügige strukturelle Anpassung. Es kann sich aber auch um große Investitionen handeln, wie z. B. eine Mietvertragsverlängerung, eine Nachhaltigkeitsinvestition oder ein großes
Immobilienentwicklungsprojekt. Diese zweite Kategorie erfordert ein Capital Project Management (CPM), das den Immobilien und Facility Management Teams hilft, die Kontrolle zu behalten.
Dieser Blog erklärt, was Capital Project Management ist und aus welchen vier Phasen es besteht. Danach werde ich die Vorteile einer integrierten Softwarelösung beschreiben, die Sie während des gesamten Prozesses des CPM unterstützen kann.

Was ist Capital Project Management?

CPM beschäftigt sich mit operativen Projekten, die mit hohen Investitionen zur Verbesserung des Kapitalvermögens verbunden sind. Da diese Projekte im Vergleich zu anderen Investitionen hohe Kosten verursachen, ist ein strukturierter Ansatz zur Kontrolle der Finanzen, der Planung, der Risiken und des Personaleinsatzes erforderlich.

Dieser strukturierte Ansatz ist in vier Phasen festgelegt, die Teil des gesamten CPM-Prozesses sind:

  1. Szenarienplanung: Die Phase der Szenarienplanung erfolgt auf der Ebene des Managements oder einer Lenkungsgruppe. Der Projektauftrag wird in gegenseitiger Abstimmung formuliert, und es werden Konzepte für die Realisierung dieses Auftrags mit jeweils einem eigenen Business Case erstellt. In dieser Phase kann eine große Anzahl von Projektaufträgen geplant werden, die auch gegeneinander abgewogen werden müssen. Oftmals gibt es mehr Projektpläne, als Mittel zur Verfügung stehen. In solchen Fällen ist es unerlässlich, einen zentralen Überblick über alle laufenden Projekte, ihre finanziellen Auswirkungen und den erwarteten Beitrag zu den Zielen des Unternehmens zu haben.
  2. Projektplanung: Die ausgewählten Projekte werden in dieser Phase weiter definiert. Neben einer detaillierten Planung wird eine Risikobewertung durchgeführt und ein definiertes Budget mit verfügbaren Mitteln verknüpft. Ein Projektteam und ein Projektleiter werden vom Vorstand definiert. In dieser Phase ist es zudem wichtig, dass eine zentrale Datenquelle und Plattform genutzt werden, auf der die beteiligten Parteien ihre Informationen austauschen können.
  3. Projektrealisierung: Dies ist in der Regel die intensivste und sichtbarste Phase eines Investitionsprojektes. Abhängig vom Umfang des Projekts berichten viele aktive Mitglieder über Risiken und Probleme, tauschen Dokumente aus und gehen mit einem sich ständig ändernden Strom von finanziellen Verpflichtungen, Arbeitsaufträgen und Änderungswünschen um. Es besteht ein klarer Bedarf an einer einzigen Informationsquelle, damit das Projektteam die Kontrolle behält und gut an den Vorstand berichten kann.
  4. Projektabschuss: Dies ist die Endphase eines Projekts, in der die Ergebnisse des Projekts, einschließlich der gesamten Dokumentation, an das Management übertragen werden. Das Projekt wird finanziell abgeschlossen, indem die Budgets finalisiert und die Bilanz aktualisiert wird. Am wichtigsten ist, dass diese Phase genutzt wird, um die Erfahrungen für Folgeprojekte zu identifizieren.

Diese vier Aspekte müssen so gesteuert werden, dass große Projekte innerhalb des Budgets bleiben sowie pünktlich und im Einklang mit dem Business Case geliefert werden. Das klingt nach einer idealen Situation. Ist diese überhaupt realistisch zu erreichen? Es sollte Ihr Ziel sein, zumindest das Optimum zu erzielen. Wie können wir Sie also dabei unterstützen, dieses Ziel zu erreichen?

IWMS als eine integrierte Projektmanagement Lösung?

Viele Unternehmen verwenden eine Integrated Workplace Management System (IWMS)-Lösung zur Unterstützung von Facility Services, Raumplanung, Instandhaltungsmanagement und Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Per Definition bietet ein IWMS auch Funktionen des Capital Project Managements für Aktivitäten im Zusammenhang mit der Planung und Entwicklung neuer Anlagen und dem Umbau oder der Erweiterung bestehender Anlagen.

Die Funktionalität des Capital Project Managements in einem IWMS kann die bereits im System vorhandenen Informationen über Gebäude, Anlagen, Verträge und Arbeitsaufträge nutzen. Darüber hinaus können bestehende Prozesse eingesetzt werden, um Budgets zu generieren, Verbindlichkeiten zu begleichen und Verträge abzuschließen. Ein IWMS gibt Einblick in das gesamte Projektportfolio in verschiedenen Phasen, die für Projekte zur Verfügung stehenden Mittel und die Projektplanung - von den Hauptelementen bis zu den operativen Details. Eine IWMS-Lösung stellt dem Vorstand, der Steuerungsgruppe, den Projektleitern sowie den internen und externen Projektmitgliedern ein gut integriertes Werkzeug zur Verfügung, das es ihnen ermöglicht, zusammenzuarbeiten und die Kontrolle über die Planung und Realisierung von Investitionsprojekten zum Nutzen des Unternehmens zu behalten.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Investitionsprojekte zu übernehmen?

Sie suchen eine Lösung zur Steuerung Ihres gesamten Projektportfolios, die Sie bei der Planung und Realisierung aller Ihrer Investitionsprojekte unterstützt? Laden Sie das Whitepaper "Capital Project Management" herunter, um mehr über dieses Thema zu erfahren. 

David Stillebroer
Director Product Management