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07. Januar 2016

Wo finden die Sitzungen im Büro der Zukunft statt?

Für viele Organisationen ist es eine Herausforderung mit schwankender Belegung von Arbeitsplätzen und Räumen umzugehen. Man stelle sich vor, dass am Montagmorgen sämtliche Arbeitsplätze belegt sind, den Rest der Woche jedoch viele Plätze aufgrund von Home Office oder Außendienst unbesetzt bleiben. Sollten sie deswegen in ein kleineres Gebäude umziehen, leere Räume vermieten oder gar Abteilungen schließen? Dieser Blogeintrag beleuchtet die Vor- und Nachteile im Umgang mit zeitweiligen Leerständen und stellt gleichzeitig die Frage wie Ihre Organisation damit umgeht.

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Die Zeiten, in denen Unternehmen in imposanten Gebäuden mit Großraumbüros wirtschaften, wobei jeder Mitarbeiter seinen eigenen Schreibtisch einschließlich Familienfotos und überquellenden Rollschränken hat, sind endgültig vorbei. Nicht nur die Organisationen haben sich verändert, sondern auch die Arbeitsmethoden und die Mitarbeiter. Die Technologie hat den Menschen flexibler gemacht. Der Verkauf von klassischen Desktop-Computern ist seit Jahren rückläufig, während der Absatz mobiler Geräte wie Laptops, Smartphones und Tablets kontinuierlich ansteigt.

Ortsgebundene Arbeit im mobilen Zeitalter

Mit Sicherheit gibt es weiterhin Unternehmen, die Wert auf feste Arbeitsplätze legen, insbesondere da manche Arbeitnehmer aufgrund ihrer Funktion einen festen Platz benötigen. Das gilt beispielsweise für Funktionen, die mehrere Bildschirme oder eine spezifische Infrastruktur voraussetzen. Für viele Wissensarbeiter, beispielsweise Unternehmensberater, Accountmanager, Kunden- und Produktmanager, sind  dagegen Laptop und Internetanschluss oft ausreichend. Damit können sie überall und jederzeit arbeiten, auch außerhalb des Büros.

Kein Wunder also, dass viele Bürogebäude leer stehen und umgewidmet werden, beispielsweise zu Studentenwohnheimen. Clevere Unternehmer vermieten sie auch an flexible Arbeitskräfte, die keinen Bedarf an einem festen Arbeitsplatz haben. Das erklärt den Erfolg von Plattformen wie Workplace One, Book2Meet und Seats2Meet, über die bei Bedarf Sitzungsräume oder Arbeitsplätze gemietet werden können.

 

Meeting Room Calculator

 

Besetzung messen und steuern

Die Frage ist, ob ein variierender Besetzungsgrad ein Problem darstellt oder Chancen bietet. Mithilfe von Sensoren lässt sich feststellen, ob in einem Raum Aktivitäten stattfinden. Anhand der Messergebnisse kann dann die optimale Nutzung des Büros ermittelt werden. Ist es lohnenswert alle Räumlichkeiten für diesen einen Wochentag, an dem die Besetzung 100 % beträgt zu unterhalten, während an den anderen Wochentagen höchstens 70 % der Arbeitsplätze besetzt sind? Wäre es nicht viel günstiger, in ein kleineres Gebäude umzuziehen und für gelegentliche Sitzungen zu Spitzenzeiten externe Räumlichkeiten anzumieten?

Eine andere Lösung wäre es bestimmte Etagen des Gebäudes zu sperren und erst bei Überschreitung eines bestimmten Belegungsgrads zu öffnen. Dadurch werden Strom-, Wartungs- und Reinigungskosten gespart. Dieses nachfragegesteuerte Prinzip lässt sich noch erweitern: Wenn bekannt ist, zu welchen Zeiten bestimmte Räume leer stehen, können sie für andere Zwecke hergerichtet oder an externe Unternehmen vermietet werden. Somit wandeln sie Ihre eigenen ungenutzten Arbeitsplätze zu flexiblen Arbeitsplätzen für externe Arbeitnehmer um, wodurch sie sogar noch zusätzliche Einnahmen generieren. Die genannten Vermietungsplattformen können hierbei möglicherweise Unterstützung leisten.

Folglich gibt es mehrere Optionen, wenn Ihre Räumlichkeiten zeitweise unbesetzt sind. Welche die beste ist, hängt von der Art des Unternehmens und dem Arbeitnehmertyp ab. Wie sieht Ihre ideales Zukunftsbild aus?

Vincent Henricks
Product Manager Integrated Services Management