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Fünf Prozesse, die die effiziente Ausführung von Wartungsarbeiten garantieren

Computerised Maintenance Management Systeme (CMMS) unterstützen Immobilieninvestoren, -eigentümer, -nutzer und FM Dienstleister beim kosteneffizienten und Compliance-gerechten Betrieb und der Wartung von (eigenen, gemieteten oder servicierten) Immobilien und technischen Anlagen. CMMS-Software hilft bei der Planung, Ausführung und Evaluierung von jeglichen Wartungsarbeiten, unabhängig davon, ob sie von internen Mitarbeitern oder externen Dienstleistern durchgeführt werden.

Die hohe Komplexität der Gesetzgebung im Bereich der Instandhaltung (Stichwort Betreiberverantwortung und Verkehrssicherung), die umfangreichen Regeln hinsichtlich Health & Safety und dem Arbeiten mit Gefahrgütern erfordert, dass die Ausführung von Wartungsarbeiten sorgfältig geplant, überwacht und dokumentiert wird. CMMS-Software unterstützt Planer, Bauleiter und Überwachungsinstanzen mit einer Funktionalität und Technologie, die eine optimierte und gesetzes- und regelkonforme Ausführung der Arbeiten garantiert.

1. Szenarioplanung, Ressourcen und Zuweisung von Arbeiten

CMMS-Software enthält Tools für die Planung von Szenarien und grafische Plantafeln, mit denen Sie zukünftige Arbeitsaufträge visualisieren können. Mithilfe von Drag & Drop Funktionen können Sie Wartungsarbeiten in Auftrag geben, zurückstellen, zusammenlegen oder aufteilen. Die Software führt die sofortige Neuberechnung und Visualisierung der Auswirkungen durch, die dies auf die Arbeitsbelastung und die Budgets hat. Die Instandhaltungssoftware unterstützt die Ressourcenplanung, indem sie Sie in die Lage versetzt, den Teams oder individuellen Wartungstechnikern auf der Grundlage von Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung, Kompetenzen und Fertigkeiten Aufgaben zuzuweisen. Sobald die Aufgaben geplant und zugewiesen sind, führt die CMMS-Software die sofortige Weiterleitung an den betreffenden Ausführenden auf Grundlage von Workflow-Funktionalitäten, automatisierter Arbeitsaufträge und mobiler Anwendungen durch.

2. Verwaltung von Arbeitsaufträgen

Dadurch, dass alle Wartungsarbeiten und Arbeitsaufträge in einer einzigen zentralen Datenbank gespeichert werden, können Sie bequem nach offenen, abgeschlossenen oder geplanten Wartungsarbeiten für jedes Gebäude, jeden Inventarposten, jeden Bauleiter etc. suchen. Für jeden Arbeitsauftrag sind Details wie Status, effektive Arbeitszeit, verwendete Materialien, Dokumentation, Folgemaßnahmen, geplantes Budget und tatsächliche Kosten erfasst und für Berichtszwecke verfügbar. Techniker haben einen einfachen Zugang zur CMMS-Software und können bequem Arbeitsaufträge bearbeiten oder abschließen, nach relevanten Informationen über eine spezifische Anlage suchen oder Wartungsprozeduren und Checklisten einsehen.

3. Health & safety

Die Wartung ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Betriebsmittel, Gebäude, Geräte, Anlagen und die Arbeitsumgebung in einem sicheren und zuverlässigen Zustand gehalten werden. Mangelnde oder schlechte Wartung kann zu gefährlichen Situationen, Unfällen und Gesundheitsproblemen führen. Instandhaltung ist eine risikobehaftete Tätigkeit, die auf sichere Weise – mit dem notwendigen Schutz für Wartungsmitarbeiter – ausgeführt werden muss. Die CMMS-Software unterstützt die Einhaltung der Health & Safety Vorschriften, damit sowohl eine entsprechende Arbeitsumgebung als auch eine sichere Ausführung der Wartung gewährleistet ist. Die Wartungssoftware enthält Dokumentation, Verfahren, Checklisten und Arbeitsabläufe rund um Health & Safety für jede Art von Wartungstätigkeiten, damit die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt ist.

4. Mobile Lösungen

Servicetechniker müssen immer und überall Zugang zu ihren Aufgaben bzw. Arbeitsaufträgen haben, sowohl on- als auch offline. Mobile Instandhaltungslösungen unterstützen Außendiensttechniker bei der effizienten Ausführung ihrer täglichen Arbeit. Die Techniker können über ihr Mobilgerät oder ihr Smartphone ihre nächste Aufgabe auswählen, spezifische Arbeitsanweisungen lesen, das Wartungsprotokoll eines Betriebsmittels nachschlagen, Zeit und verwendete Materialien erfassen oder einen Arbeitsauftrag mit der Unterschrift des Kunden abschließen. Mobile Instandhaltung umfasst außerdem Health & Safety Kontrollen und dynamische Risikobeurteilungen, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen sowie Risiken zu minimieren.

5. Monitoring und Analyse

Dashboards helfen Instandhaltungsmanagern, eine vertragsgemäße und effiziente Wartung und Instandhaltung zu gewährlsieten und mögliche Kosteneinsparungen zu erkennen. CMMS-Software bietet eine breite Palette an Management-Dashboards und Key Performance Indikatoren (KPIs), um die Leistungen Ihrer Anlagen und die Effektivität Ihrer Wartungsprogramme und -investitionen zu analysieren. Online-Dashboards versetzen Sie außerdem in die Lage, die Leistungen externer Lieferanten zu überwachen und zu prüfen, ob diese die vereinbarten Service Level Agreements (SLAs), Betriebszeiten, Durchlaufzeiten, Kosten und Qualität erfüllen. Mit diesen Dashboards haben Planer direkt Einsicht in die laufenden Arbeiten, mögliche Risiken und Abweichungen bei der Ausführung der Arbeiten.

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Broschüren | 06/05/2015
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Artikel & White Paper | 24/04/2015
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Wie Sie durch die Vermeidung von Wartungen Kosten einsparen können

Reaktive Instandhaltung, auch Instandsetzung genannt, wird oft durch Störungen oder Wartungsrückstände verursacht. Und sie ist kostspielig, da sie weder geplant noch budgetiert ist, aber sofortige Maßnahmen erfordert. Präventive Wartung bzw. Wartungsplanung versetzt Instandhaltungsexperten in die Lage, jede gewünschte Wartungsart mit einer festgelegten Frequenz der Arbeiten pro Zeiteinheit systematisch zu planen und auszuführen. Diese Intervalle werden oft auf der Basis von Garantiebedingungen, qualitativen Anforderungen oder Gesetzen festgelegt. Gut ausgeführte, zeitbasierte Wartungsarbeiten verringern reaktive Wartungen einschließlich der zugehörigen Kosten und Anstrengungen. 40 % der geplanten Instandhaltung werden allerdings nicht zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt, sondern zu früh oder zu spät. Wartung, die zu spät ausgeführt wird, verursacht kostspielige reaktive Arbeiten. Zu früh ausgeführte Wartung ist Vergeudung von Zeit und Geld.

CMMS-Software hilft Ihnen, die rechtzeitige Ausführung der Wartungsarbeiten auf Grundlage des tatsächlichen Zustands eines Betriebsmittels zu garantieren. Sobald der aktuelle Zustand (Ist-Zustand) eines Anlagegegenstandes bekannt ist, berechnet und plant die CMMS-Software automatisch die Tätigkeiten, die verrichtet werden müssen, um einen Anlagegegenstand in den gewünschten Zustand (Soll-Zustand) zu versetzen bzw. den gewünschten Zustand zu erhalten. Umfangreiche Wartungsbibliotheken, Alterungskurven und Kostenkataloge liefern der CMMS-Software Daten, um die bedarfsorientierte Ausführung von Wartungsarbeiten zu gewährleisten. Die CMMS-Software unterstützt die konsequente just-in-time-Instandhaltung mit Echtzeit-Monitoring des Zustandes der Betriebsmittel. Durch den Anschluss intelligenter Gebäudeleittechnik-Systeme und digitaler Zähler (Smart meter) bzw. Meßgeräte an Ihr IT-Netz können sie Echtzeit-Daten über die Produktionsstunden oder -zahlen, Störungen oder den Energieverbrauch an Ihre CMMS-Software senden. Auf Basis vorab definierter Grenz- und Schwellenwerte oder historischer Informationen kann die CMMS-Software relevante Wartungsarbeiten und die zugehörigen Kosten und die Planung präzise prognostizieren.

Aber wie können Sie Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten reduzieren, ohne Risiken einzugehen? Eine ganzheitliche Sichtweise auf Instandhaltung hilft Ihnen, Wartung bzw. Instandhaltung zu vermeiden und damit zusammenhängende Kosten und Aufwände sowie Vergeudung zu minimieren. Wenn Sie Ihre CMMS-Funktionalitäten innerhalb eines Computer Aided Facility Management Systems (CAFM) bzw. eines Integrated Workplace Management System (IWMS) integrieren, können Sie die Rolle der Wartung im Zusammenhang mit Ihrer Immobilienstrategie, der Flächennutzung, dem Verhalten von Anwendern oder mit Nachhaltigkeitszielsetzungen analysieren. Warum die Wartung an einem Gebäude durchführen, das sowieso abgerissen wird? Warum HLK-Anlagen in Räumen warten, die nicht genutzt werden? Warum nicht den Instandhaltungsaufwand reduzieren, indem Sie Energieverbrauchsmessungen mit präventiver oder zustandsbasierter Wartung kombinieren? Diese ganzheitliche und integrierte Sichtweise auf Instandhaltung und Wartung ist der Schlüssel zu Kosteneffizienz, Business Continuity und einer nachhaltigen Instandhaltungsstrategie.

Was Sie über das CMMS und Enterprise Asset Management wissen müssen

In kapitalintensiven Branchen wie Versorgungsunternehmen, Industrie, Pharma, Gesundheitswesen und Immobilien bilden die physische Betriebsmittel einen wichtigen Teil des Anlagevermögens des Unternehmens. Die Betriebszeiten von Produktionsmitteln, technischen Geräten, Maschinen, Gebäuden, Klimaanlagen und der Infrastruktur bestimmen die Produktivität und die Business Continuity. Und jede Störung ist kostspielig. Außerdem müssen die Verwaltung und die Wartung dieser Betriebsmittel strenge Verfügbarkeits- und Kontinuitätsanforderungen sowie Umwelt- und Sicherheitsvorschriften erfüllen.

Enterprise Asset Management-Software (EAM) und Life Cycle Asset Management-Tools (LCAM) unterstützen durch Optimierung der Produktivität der Betriebsmittel und Minimierung der gesamten Lebenszyklus-Kosten Unternehmen bei der Maximierung der Kapitalrendite (ROI) ihres Asset-Portfolios . Zu diesen Kosten gehören der Erwerb, der Austausch, der Betrieb, die Wartung und die Entsorgung. In den meisten Fällen stellen der Betrieb (einschließlich Energieverbrauch) und die technische Wartung mehr als 80 % der Lebenszyklus-Kosten dar. Das macht CMMS-Software zu einer Kernfunktion des Enterprise Asset Managements, weil

  • die CMMS-Software Informationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung in Bezug auf die Frage liefert, ob es kosteneffektiver ist, einen teuren oder wenig produktiven Anlagegegenstand weiter zu warten oder ihn zu ersetzen;
  • die CMMS-Software präventive Wartungsarbeiten auf der Grundlage von Zeitintervallen oder des tatsächlichen Zustandes eines Anlagegegenstandes auf der Basis automatisierter Grenz- oder Schwellenwerte wie Produktionsstunden, Energieverbrauch oder technischer Zustand plant;
  • die CMMS-Software die komplette Lifecycle-Dokumentation einschließlich Wartungsanweisungen, Health & Safety Vorschriften, Garantiebestimmungen, Wartungshistorie und den zugehörigen Kosten unterstützt;
  • die CMMS-Software die korrekte Ausführung aller Arbeiten auf der Grundlage sowohl der präventiven als auch der reaktiven Wartung einschließlich Ressourcenplanung, Zuweisung von Arbeitsaufträgen, mobiler Anwendungen für Außendiensttechniker und Dashboards zur Überwachung von Durchlaufzeiten, Budgets und gelieferter Qualität garantiert;
  • die CMMS-Software die Analyse jedes Betriebs- oder Produktionsmittels in Bezug auf Kosten, Leistung, Zuverlässigkeit, Ausfallzeiten, Nutzung, Zeitaufwand für Wartung oder Reparatur und zukünftige Wartung unterstützt.

Bei Facility Management (FM) und Real Estate (RE) ist die CMMS-Funktion in den meisten Fällen in das Computer Aided Facility Management System (CAFM) bzw. das Integrated Workplace Management System (IWMS) eingebettet. Diese Lösungen umfassen EAM-bezogene Prozesse, die auf FM- und RE-relevante Anlagegegenstände wie Gebäude, Arbeitsplätze, technische Geräte und gebäudegebundene Anlagen ausgerichtet sind.

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