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Was ist Flächenmanagement?

Das Flächenmanagement umfasst die Verwaltung des physischen Raumbestands einer Organisation. Erhalten Sie einen genauen Überblick über vorhandene Flächen, verwalten Sie Belegungsinformationen und erstellen Sie strategische Raumpläne.

Webinar - Effektives Flächenmanagement: Schlüsselelemente, die es zu beachten gilt

In diesem gemeinsam von Verdantix und Planon durchgeführten Webinar ging Verdantix auf die Bedeutung des Flächenmanagements ein, während Planon dessen Schlüsselelemente diskutierte und praktische Beispiele dafür lieferte, wie Facility Manager ihr Flächenmanagement effektiver gestalten können.

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Ob Regierungsorganisation, Universität, Industrieunternehmen, Einzelhandelskette oder Finanzinstitut, jede Organisation benötigt Platz, um ihr Kerngeschäft zu unterstützen. Fläche kann sich auf einen Raum mit einem oder zwei Schreibtischen beziehen, auf eine ganze Abteilung, eine ganze Etage, mehrere Stockwerke innerhalb eines Gebäudes oder mehrere Stockwerke in einem großen Immobilienbestand auf der ganzen Welt. Darüber hinaus können Flächen zugewiesen werden, wie z. B. ein Arbeitsbereich, der einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen ist, oder er kann geteilt werden, z. B. ein Besprechungs- oder ein Konzentrationsraum. Flächen können sehr vielfältig sein und auf viele Arten genutzt werden. Eines ist sicher: Jede Organisation muss mit Flächen umgehen.

Die Entwicklung des Flächenmanagements

Das Flächenmanagement hat sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt. Am Anfang hatten Organisationen nicht die Werkzeuge oder Lösungen, um ihre Herausforderungen im Flächenmanagement zu meistern. Wenn ein Raum zweckentfremdet oder Ressourcen schlecht verteilt wurden, konnte nicht viel getan werden. Dazu fehlten einfach die Ressourcen, die benötigt wurden, um die notwendigen Erkennnisse zu gewinnen und intelligente Entscheidungen zu treffen.

Obwohl heutzutage innovative Softwarelösungen verfügbar sind, gibt es immer noch Organisationen, die versuchen, ihre Flächen manuell zu verwalten. Denken Sie an ein einfaches Papier- und Bleistift-Diagramm, das den Grundriss und die Raumbelegung zeigt, oder an eine Excel-Tabelle, die Details zu jedem einzelnen Raum einschließlich der darin befindlichen Nutzer und Ressourcen enthält. Dies macht es extrem schwierig, präzise Daten zu erhalten, diese in Echtzeit zu teilen und zu analysieren, um darauf basierend dann strategische Entscheidungen zu treffen, die die Unternehmensanforderungen unterstützen.

Zwischenzeitlich erkennen immer mehr Organisationen, dass die manuelle Steuerung des Flächenmanagements nicht zukunftsfähig ist, da die Kosten gesenkt, die Effizienz verbessert und die Produktivität gesteigert werden müssen. Manuelle Methoden sind einfach nicht agil genug, um die Anforderungen eines sich schnell ändernden Immobilienbestands zu bewältigen. Aus diesem Grund suchen Facility Manager und Flächenmanager zunehmend nach intelligenten Softwarelösungen, wie zum Beispiel einem Integrated Workplace Management System (IWMS) oder einem CAFM System (Computer Aided Facility Management), um das Flächenmanagement zu professionalisieren.

Die Bedeutung eines effektiven Flächenmanagements

Ein genaue Kenntnis der Flächen ist entscheidend für ein effektives Facility Management. Das Flächenmanagement ist die Grundlage für viele andere Bereiche, z.B. Belegungs- sowie Umzugsmanagement, Raumreservierung, Instandhaltung und Liegenschaftsmanagement.

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Webinars, Videos & Podcasts | 23/10/2018
Webinar - Effektives Flächenmanagement: Schlüsselelemente, die es zu beachten gilt

In diesem gemeinsam von Verdantix und Planon durchgeführten Webinar ging Verdantix auf die Bedeutung des Flächenmanagements ein, während Planon dessen Schlüsselelemente diskutierte und praktische Beispiele dafür lieferte, wie Facility Manager ihr Flächenmanagement effektiver gestalten können. 43:16 Englisch 

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Vorteile von Flächenmanagement-Software

Die Verwendung einer innovativen Softwarelösung zur erfolgreichen Verwaltung der Räumlichkeiten einer Organisation bietet eine Reihe von Vorteilen, beispielsweise:

1. Identifizieren Sie Flächen und senken Sie Kosten in Ihrem Immobilienbestand

Es ist allgemein bekannt, dass der größte Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus Personalkosten und Unterbringungskosten besteht. Effektives Flächenmanagement hat direkte Auswirkungen auf beide Kostenstellen und ist daher eine kritische Komponente, die sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirken kann.

Im Idealfall würden Organisationen jeden Millimeter ihrer Räume für den beabsichtigten Zweck nutzen, unabhängig davon, ob es sich um Besprechungsräume, Lagerräume oder Restaurants handelt. Eine Flächenmanagement Software unterstützt durch präzise Echtzeitdaten dabei, zu erkennen, ob Flächen effizienter genutzt werden könnten, um Kosten zu reduzieren. Dies bedeutet, dass für viele Unternehmen Flächenerweiterungen überflüssig werden und nicht mehr für Flächen gezahlt wird, die nicht genutzt werden. Mit Echtzeitdaten können die richtigen Entscheidungen getroffen und die Kosten für den Immobilienbestand drastisch gesenkt werden.

2. Schaffen Sie eine angenehme Arbeitsumgebung und verbessern Sie die Produktivität

Da die Nachfrage nach den richtigen Personen mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort - dem Kampf um Talente - höher ist als je zuvor, verlagert sich der Fokus des Flächenmanagements von der reinen Reduzierung der Flächenkosten hin zur Schaffung einer Arbeitsumgebung, die geeignet ist, die besten Talente zu gewinnen und zu binden. Das bedeutet nicht, dass die Senkung der Flächenkosten nicht mehr auf der Prioritätenliste der Facility- und Flächenmanager steht, sondern dass das richtige Gleichgewicht immer wichtiger wird.

Damit Mitarbeiter zufrieden und engagiert bleiben, müssen Facility- und Flächenmanager ihnen Arbeitsbereiche zur Verfügung stellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Das bedeutet genügend Platz, um die täglichen Aufgaben auf komfortable und effektive Weise erledigen zu können, aber nicht zu viel, so dass die Organisation für nicht benötigten Platz aufkommen muss. Es geht auch um verschiedene Arten von Räumen für unterschiedliche Zwecke. Denken Sie an stille Räume für Mitarbeiter, die nicht gestört werden möchten, oder an Entspannungsräume mit bequemen Stühlen, um eine Pause einzulegen.

Eine innovative Softwarelösung für das Flächenmanagement bietet klare Einblicke in beispielsweise Raumbelegung und Raumnutzung. Basierend auf diesen Daten können Entscheidungen zum Flächenmanagement getroffen werden, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen. Wenn die Daten zum Beispiel zeigen, dass bestimmte Räume, wie Konzentrationsräume, ständig besetzt und daher häufig genutzt werden, könnte dies ein Grund sein, zu hinterfragen, ob es einen größeren Bedarf an diesem Raumtyp im Vergleich zu anderen gibt. Da die Belegungsrate von Großraumbüros extrem hoch ist, könnte dies darauf hindeuten, dass sich die Mitarbeiter eingeengt fühlen und daher Maßnahmen erfordern, um dies zu verbessern. Natürlich sind dies nur Annahmen und Sie müssen weiter ins Detail gehen, bevor Sie tatsächlich Schritte einleiten. Flächendaten geben Ihnen die erforderlichen Erkennnisse, mit denen Sie weiter nachforschen können. Sie könnten beispielsweise Mitarbeiter fragen, ob sie diese Großraumbüros als unbefriedigend empfinden und wenn ja, warum. Sie können Flächendaten auch dazu verwenden, um ihren Mitarbeitern den Zugriff auf die verfügbaren Flächen zu erleichtern, z. B. indem sie ihre eigenen Büro- oder Besprechungsräume mit Kiosk- oder mobilen Lösungen buchen.

Am Ende sind glückliche Mitarbeiter leistungsfähiger, bleiben länger bei einer Organisation und sind produktiver. Eine Win-Win-Situation für alle.

3. Erstellen Sie Berichte, um strategische Flächenpläne zu entwickeln

Ohne Flächenmanagement Software wird es schwierig und zeitaufwendig, Auswertungen zu Flächen mit Echtzeitdaten zu erstellen, wenn diese nicht in einem System zentralisiert sind. Darüber hinaus kann es bei der Verteilung und Speicherung von Flächendaten an verschiedenen Standorten zu Redundanzen kommen, die Ihre Daten weniger vertrauenswürdig machen. Eine innovative Softwarelösung für das Flächenmanagement, die idealerweise in ein IWMS oder CAFM integriert ist, zentralisiert alle Daten in einem System. Da es sich um Echtzeit-Systeme handelt, sind sie immer aktuell und genau. Auf diese Weise können Facility- und Flächenmanager Berichte zu Ausgleichsbuchungen und Auslastungen erstellen und die Szenarioplanung für zukünftige Flächenzuweisungen verwenden. Basierend auf diesen Berichten können Facility- und Flächenmanager ihre Daten zum Flächenmanagement überwachen, analysieren und zukünftige Verbesserungen planen.

Es gibt einige ausgezeichnete Flächenmanagementsysteme auf dem Markt, den größten Nutzen werden  Organisationen aber bei der Verwendung einer IWMS- oder CAFM-Lösung haben. Mit einem IWMS oder CAFM gehören fragmentierte Daten der Vergangenheit an, da alle Facility- und Immobilienmanagement-Daten in einem System gespeichert sind, als einziger, vollständiger Quelle. Dazu gehören Daten zu Instandhaltungs-, Immobilien- und Leasingmanagement, Dienstleistungs- und Nachhaltigkeitsmanagement. Das schafft Prozesseffizienz sowie bessere Services.

4. Flächenmanagement Reifegrad

Um Organisationen zu helfen, den aktuellen und gewünschten Reifegrad ihres Flächenmanagements zu erkennen, hat Planon das "Flächenmanagement Reifegradmodell" entwickelt. Möchten Sie wissen, welche Schritte Sie unternehmen können, um sich weiterzuentwickeln und die Lücke zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Reifegrad Ihres Flächenmanagement zu schließen? Laden Sie dazu das Modell herunter.

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