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Fünf Kernfragen zu einer erfolgreichen Facility Management Strategie

Software für das Facility Management (FM) hat sich von einem System zur einfachen Erfassung von Gebäudedaten, Inventaren und Anlagen hin zu einem Softwaresystem entwickelt, das darauf abzielt, die Effizienz in der Planung und Ausführung von FM-Prozessen zu erhöhen. Ein komplettes Facility- Management-Informationssystem umfasst Workflow-Management, umfangreiche Berichterstattungs-und Geschäftsanalysemöglichkeiten und ist vollständig webbasiert. FM-Software wird oft in andere IT-Systeme integriert, wie ERP-Software, Gebäuderverwaltungssysteme, GIS-Lösungen, BIM-Modelle oder CAD-Software. Weil immer mehr Unternehmen ihre FM-Prozesse an professionelle Dienstleister (sogenannte Service Provider) vergeben, enthält moderne FM-Software auch Funktionen für das Überwachen von Verträgen in Bezug auf Leistung, Qualität und Budgets. Einige Lieferanten stellen Ihre Facility-Management-Software über die Cloud mithilfe eines SaaS-Modells zur Verfügung (Software as a Service). Damit sind sie bei der Beschaffung ihrer Softwarelizenzen und den internen Wartungs- und IT-Investitionen flexibel.

Neben der operativen Unterstützung in Facility-Management-Prozessen – wie Raumverwaltung, Wartungs- und Service-Management – unterstützt die FM-Software den Facility-Manager mit wertvollen Informationen und Analysen, die ihm helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, Maßnahmen zu implementieren und Ergebnisse zu überwachen. Aber was sind diese fünf Punkte?

Wie hoch sind die FM-Kosten und wo liegt das Einsparpotenzial?
Es beginnt alles mit Transparenz und einer soliden Registrierung und Zuweisung von Kosten. In vielen Fällen wird ein Facility-Management-Informationssystem an Finanz-Systeme (ERP) angeschlossen, um die manuelle Eingabe zu vermeiden und Datenkonsistenz zu gewährleisten. FM-Software kann Kosten in Dashboards darstellen, wie beispielsweise Flächenkosten pro Quadratmeter, Kosten pro Arbeitsplatz pro Monate oder Kosten pro Benutzer. Dank dieser Berichte können Sie Einsparungspotenzial aufgrund von Trends, Abweichungen und internem oder externem Benchmarking erkennen.

Wie stimme ich mein Immobilienangebot und die FM-Dienstleistungen auf sich verändernde Bedürfnisse ab?
Facility Management unterstützt das Kerngeschäft des Unternehmens durch Dienstleistungen und Einrichtungen, die zu einer sicheren und produktiven Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter beitragen. Die Dynamik im Kerngeschäft beeinflusst dies ständig, sowohl die Art, als auch den Umfang. FM-Software unterstützt Immobilien- und Facility-Manager bei der Planung von zukünftigen Bedürfnissen und dem Erstellen verschiedener Szenarien. Analysen und Berichte zeigen dann die Auswirkungen auf FM-Dienstleitungen und das Immobilienangebot. Dies ermöglicht Immobilien- und Facility-Managern, ihren Beitrag zum Kerngeschäft zu steigern und garantiert eine rechtzeitige Abstimmung von Dienstleistungen und Einrichtungen auf sich verändernde Bedürfnisse.

Was ist die beste Outsourcing-Strategie?
Viele Unternehmen beauftragen professionelle Dienstleister mit operativen Dienstleistungen für Einrichtungen und Immobilien wie beispielsweise Reinigung, Catering, Werkschutz oder Wartung. Große internationale Service Provider bieten ein Komplett-Facilitymanagement an, bei dem mehrere Dienstleistungen in einem einzigen Vertrag gebündelt werden. FM-Systeme helfen mit den bereitgestellten Informationen über Immobilien, Räume, Inventar, Prozesse, Kosten und Kundenwünsche bei der Entwicklung der besten Einkaufsstrategie. Und nach der Festlegung der Outsourcingsstrategie hilft FM-Software, die Leistungen Ihrer Lieferanten zu überwachen und schnell Änderungen oder neue Verträge zu implementieren.

Wie erlebt der Kunde meine Dienstleistung?
Facility Management ist eine kundenorientierte Dienstleistung. FM-Software leistet einen großen Beitrag zur Kundenorientierung, indem sie FM-, IT- und HR-Prozesse in eine zentrale Software-Lösung integriert und Mitarbeitern immer und überall Zugang zu Dienstleistungen über die SelfService-Technologie bietet. FM-Software bietet sogar Tools, um die Qualität mit automatisierten Umfragen und Feedback-Formularen zu messen. Diese Art von Informationen hilft Facility-Managern, ihre Dienstleistung ständig zu verbessern und auf diese Weise die Kundenzufriedenheit und den Mehrwert für das Kerngeschäft zu erhöhen.

Wie passe ich Arbeitsplatzkonzepte an die zunehmende Mobilität von Mitarbeitern an?
Aspekte wie Globalisierung, Nachhaltigkeit, gesellschaftlich verantwortliches Handeln, sowie der technologische Fortschritt, tragen zu einer wachsenden Flexibilität der Mitarbeiter bei der Frage bei, wann, wo und wie sie arbeiten. Mitarbeiter sind mobiler als jemals zuvor, sie arbeiten von zuhause, im Zug, in öffentlichen Einrichtungen oder an flexiblen Arbeitsplätzen. Facility-Management-Software ermöglicht es Ihnen, Ihr Angebot an Arbeitsplätzen und Dienstleistungen auf diese zunehmende Dynamik in der Mobilität abzustimmen.

Mehr über Facility Management Software

Artikel & White Paper | 01/06/2015
White Paper - Facility Management Software der nächsten Generation - Zeit für eine Strategie

Überall auf der Welt setzen innovative Real Estate- und Facility Management Spezialisten FM-Software ein, um ihre Immobilien und Einrichtungen effizient zu verwalten. Viele Real Estate- und Facility Manager sind sich jedoch nicht bewusst, dass sich die neueste Generation von Facility-Management-Software uch dazu eignet, die strategische Planung des Geschäfts zu unterstützen. 

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Artikel & White Paper | 14/01/2016
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Webinars & Videos | 27/02/2017
Webinar - Mit FM-/RE-Technologien wettbewerbsfähig für den Digital Workplace bleiben

In diesem Webinar stellt Erik Jaspers das Buch „Work on the move 2“ vor, das von der IFMA (Internationale Facility Management Association) herausgegeben wurde und an dem er als Co-Autor mitgearbeitet hat. Hauptthema sind die Technologien, die besondere Relevanz für das Real Estate- und Facility Management haben und die notwendig sind, um wettbewerbsfähig für den Digital Workplace zu bleiben. 55:57 Deutsch  

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FM-Software für professionelle Dienstleister

Anbieter von professionellen Facilitymanagement-, Wartungs- oder Immobiliendienstleistungen haben FM-Software in ihr Dienstleistungspaket integriert. Diese Softwaresysteme helfen, die Planung, Ausführung und Qualität der Dienstleistung zu verbessern. Service Provider stellen eine Reihe von spezifischen Anforderungen an FM-Lösungen.

Funktionalität
Service Provider haben hohe funktionale Anforderungen rund um das Planen, Koordinieren, Ausführen und Überwachen von vereinbarten Kundenverträgen. Moderne FM-Software bietet mobile Anwendungen für Techniker, gewährleistet die Einhaltung von Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften, unterstützt Lager- und Einkaufsverwaltung und ermöglicht die operative Auftragsüberwachung.

Standardisierung
Für Service Provider ist die Standardisierung von Prozessen unentbehrlich. Sie erhöht die Effizienz und Flexibilität, verbessert den Output und die Qualität und hilft dabei, profitabel und konkurrenzfähig zu arbeiten. FM-Software ermöglicht es Service Providern, Betriebsprozesse und Workflows für mehrere Projekte und Kundenverträge in einer zentralen Software-Lösung zu standardisieren.

Finanzielle Integration
Eine schnelle und korrekte Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Teil des Geschäftsmodells jedes Service Providers. In den meisten Fällen wird dies von einem Finanz- oder ERP-System erledigt. Da das FM-System viele für die Rechnungsstellung relevanten Daten enthält, wie beispielsweise Zeitaufwand, Reisekosten und verwendetes Material, ist eine nahtlose und bidirektionale Integration mit einem Finanzsystem eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung.

Geschäftskontinuität
Da das Facility Management das Kerngeschäft von Service Providern ist, ist die Verfügbarkeit von FM-Software sehr wichtig. Sowohl operative Endanwender als auch Manager müssen immer und überall einen einfachen webbasierten Zugang zum FM-System haben. Die weltweite Unterstützung und eine schnelle Reaktion im Supportfall, die sichere Installation von Software-Updates und ein professionelles Backup von Daten und Systemen sind von wesentlicher Bedeutung für den Bestand des Kerngeschäfts.

Weltweite Erfolgsstories

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Erfahren Sie, wie UniCredit eine neue FM-Lieferantenstrategie implementiert hat und wie die Software von Planon die reibungslose Durchführung und Kontrolle von Prozessen ermöglicht und dadurch die Transparenz, Effizienz und Servicequalität verbessert.

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