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IFRS 16

Video - Lease Accounting Software für IFRS16-Compliance

Das Demo-Video erklärt, wie Sie in fünf Schritten Compliance mit den IFRS16- und ASC842-Regelungen gewährleisten und wie Planon diese Prozesse abbildet. 11:25 Englisch

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IFRS 16 ist eine neue Bilanzierungsvorschrift des International Accounting Standards Board (IASB), die nach IFRS bilanzierende börsennotierte Gesellschaften verpflichtet, alle Leasingverträge mit einer Vertragslaufzeit von mehr als einem Jahr in ihre Bilanzen aufzunehmen. Es ist der globale Standard für Lease Accounting und weitestgehend deckungsgleich mit ASC 842 vom Financial Accounting Standards Board (FASB) für die Bilanzierung nach US-GAAP. Die Anwendung dieser neuen Standards ist für die ab 1. Januar 2019 beginnenden jährlichen Berichtsperioden verpflichtend.

Da der Stichtag schnell näher rückt, sollten sich die betroffenen Unternehmen dringend damit beschäftigen, wie sie diesen Standard einhalten werden. Aufgrund der Komplexität der neuen Bilanzierungsstandards für Leasingverträge ist eine entsprechende IFRS 16-konforme Software notwendig, um alle Vorschriften zu erfüllen und in Übereinstimmung mit den Vorschriften zu berichten. Die bisher teilweise noch übliche Verwaltung mithilfe von Excel-Tabellen reicht für ein (SOX-) compliance-konformes Reporting nicht mehr aus.

Vergleich zwischen IAS 17 und IFRS 16

Nach dem früheren Bilanzierungsmodell für Leasingverhältnisse (IAS 17) mussten Leasingnehmer und Leasinggeber ihre Leasingverhältnisse entweder als Financial Lease oder als Operating Lease klassifizieren und diese beiden Arten von Leasingverhältnissen unterschiedlich bilanzieren. Dieses Modell wurde kritisiert, weil die finanziellen Verpflichtungen aus Leasinggeschäften und damit die tatsächliche finanzielle Situation eines Unternehmens in den Abschlüssen nicht immer klar ersichtlich war und damit die Anforderungen der Analysten und Abschlussprüfer nicht erfüllte. Insbesondere waren Leasingnehmer nicht verpflichtet, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten aus Operating-Lease-Verhältnissen in die Bilanz aufzunehmen.

Mit IFRS 16 besteht diese Möglichkeit nicht mehr. Es wird ein Bilanzierungsmodell eingeführt, das den Leasingnehmer verpflichtet, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten für alle Leasingverträge mit einer Laufzeit von mehr als 12 Monaten anzusetzen, es sei denn, der zugrunde liegende Vermögenswert ist von geringem Wert. Ein Leasingnehmer muss ein Nutzungsrecht, das sein Recht zur Nutzung des zugrunde liegenden Leasinggegenstands darstellt, und eine Leasingverbindlichkeit, die seine Verpflichtung zur Leistung von Leasingzahlungen darstellt, bilanzieren. Dieser Ansatz wird zu einer wirklichkeitsgetreueren Darstellung der Aktiva und Passiva eines Leasingnehmers führen und in Verbindung mit erweiterten Offenlegungspflichten mehr Transparenz im Hinblick auf den Verschuldungsgrad und das gebundene Kapital des Leasingnehmers schaffen.

IFRS 16 legt Grundsätze für die Bilanzierung, Bewertung, Darstellung und Offenlegung von Leasingverhältnissen fest, um sicherzustellen, dass Leasingnehmer und Leasinggeber relevante Informationen zur Verfügung stellen, die diese Transaktionen wirklichkeitsgetreu darstellen. [IFRS 16: 1]

Welche Auswirkungen hat IFRS 16 auf die Organisation?

Im Zuge der Umstellung von IAS17 auf IFRS16 wird sich vor allem ein Anstieg der Leasingaktiva, der Verbindlichkeiten aus Finanzierungsleasing und des EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen auf Sachanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände) ergeben.

Identifizierung eines Leasingvertrags

Ein Vertrag ist oder enthält einen Lease, wenn er das Recht zur Kontrolle der Nutzung eines bestimmten Vermögenswerts für einen bestimmten Zeitraum gegen Entgelt überträgt. [IFRS16: 9]

Die Beherrschung wird übertragen, wenn der Kunde sowohl das Recht hat, im Wesentlichen den gesamten wirtschaftlichen Nutzen aus der Nutzung des entsprechenden Vermögenswerts zu erhalten, als auch die Nutzung dieses Vermögenswertes zu steuern. [IFRS16: B9]

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Demos | 08/06/2018
Übereinstimmung mit IFRS 16 unter Verwendung der Leasingbuchhaltungssoftware von Planon

In dieser personalisierten Demo von für Lease Accounting Profis erfahren Sie, wie Planon Universe Sie bei IFRS 16 und ASC 842 unterstützt und können Ihren Zeitplan diskutieren, um compliant mit den neuen Standards zu werden. 

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Webinare, Videos & Podcasts | 28/06/2017
Webinar - The power of connecting IFRS 16 & Property Management

Bietet die Kombination von IFRS 16 Lease Accounting und Real Estate Management einen Mehrwert? Dieses Webinar gibt die Antworten. 29:38 Englisch 

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Fallstudien | 02/08/2019
Fallstudie - TIP

Zur Umsetzung der IFRS 16 Standards und deren Compliance-Einhaltung startete TIP 2016 ein Projekt zur Abschätzung der Auswirkungen auf den Jahresabschluss, basierend auf dem vollständigen retrospektiven Ansatz. TIP hat sich wegen der vollständigen Cloud-Implementierung für Planon-Universe entschieden. 

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Beispiel für IFRS 16 in der Praxis

Diese Bilder veranschaulichen ein Beispiel für einen 30-Jahres-Leasingvertrag (von 2017 bis 2047) nach IFRS 16.

Wir sehen die monatliche Leasingrate (10.000 € in diesem Beispiel) und wie diese monatlich in einen Zinsteil und einen Tilgungsteil ("Nettobewegung") zerlegt wird. Wir sehen auch, wie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung von diesem Leasingvertrag betroffen sind. Die für den Vertrag bezahlten Zinsen zeigen den typischen rückläufigen Trend während der Laufzeit des Vertrags (dies ist normal für jede Annuität) und die Abschreibung auf das Nutzungsrecht (Right of Use, RoU) des Vermögenswerts ist konstant in Zeit (die grüne Linie).

Wie werden Sie IFRS 16-konform?

Aufgrund unserer Erfahrung bei der Implementierung von IFRS 16-Software für multinationale Kunden können wir Ihnen empfehlen, die folgenden Schritte bei der Durchführung dieses Prozesses zu berücksichtigen.

  1. Beurteilen Sie Ihre Situation: Wie viele Miet- und Leasingverträge haben Sie? Wie viele Leasing-Management-Systeme verwenden Sie derzeit? Die Identifizierung Ihrer Ausgangsbasis, auch ohne die umfangreiche Datensammlung, die später kommt, hilft bei der Auswahl eines Softwaresystems und eines fachlichen Partners für die Implementierung.
  2. Auswahl einer Softwarelösung: Die Informationen, die auf die IFRS 16-Standards angewendet werden, sollten SOX-konform gehandhabt werden, also mit einer korrekten, vollständig nachvollziehbaren Änderungshistorie und einem autorisierten Workflow sowie einem Reifegrad im Datenmanagement, den eine einfache Tabellenkalkulation nicht bieten kann. Der Prozess der Auswahl von IFRS 16-Software ist ein wichtiger Schritt in Ihrem Implementierungsprozess. Sie sollten deshalb sicher sein, dass Sie sich für eine Software entscheiden, die von den führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften validiert wurde.
  3. Auswahl des Teams: Sobald das Zielmodell festgelegt ist, beginnt die Implementierung. Dafür müssen die richtigen Stakeholder einbezogen werden: Konzern- und lokale Finanzabteilungen, Vertragsmanagement, Controlling, der externe Auditor und möglicherweise externe Berater, die das Projekt leiten und als Systemintegrator fungieren. Vergessen Sie nicht, die interne IT und relevante Technologieanbieter einzubeziehen.
  4. Wählen Sie eine Berichtsmethode: Die Datenanforderungen für den Vertragslebenszyklus hängen stark von gewählten Übergangsszenario ab. Für einen vollständigen retrospektiven Ansatz werden die Leasingverträge so verwaltet, als wäre IFRS 16 von Anfang an in Verwendung gewesen. Dies bedeutet, dass alle Lebenszyklusdaten für alle bestehenden Verträge in die Systeme eingegeben werden müssen. Für die modifizierten retrospektiven Ansätze sind die Datenanforderungen weniger anspruchsvoll. Für eine erfolgreiche Implementierung von IFRS 16 ist es wichtig zu entscheiden, welcher Ansatz gewählt werden soll.
  5. Sammeln der Daten: Ein wichtiger Schritt wird sein, alle relevanten Vertragsdaten zu sammeln und die Daten in das Vertragsmanagementsystem zu migrieren. Dies sollte durch entsprechende Tools zur Datenmigration und -reinigung unterstützt werden. Insbesondere wenn Sie sich für den vollständigen retrospektiven Ansatz entscheiden, sind die Datenanforderungen beträchtlich.
  6. Implementierung: Der IFRS 16-Implementierungsansatz von Planon umfasst vier Phasen, angefangen bei der Festlegung des Projekt-Scope über die technische Einrichtung bis hin zur Unterstützung während des Produktivbetriebs. Diese Implementierungsphase erfordert sowohl technisches Know-how für die Einrichtung von Systemen als auch Kenntnisse im Accounting, um zu bestimmen, wie die Use Cases angewendet werden.
  7. Testing: Nach der Implementierung, aber vor dem Go-Live, wird getestet. Während des Tests wird empfohlen, alle Datenaustauschvorgänge in die Tests einzubeziehen. Es könnte auch in Betracht gezogen werden, ein Zertifizierungsverfahren für die Korrektheit des Buchungsaustauschs zwischen der Mietvertragsverwaltung und dem Hauptbuch einzuleiten.
  8. Schulung: Die Schulung der Endbenutzer ist ebenfalls ein kritischer Schritt in der Implementierung. Schulungen sind besonders wichtig, um optimale Resultate zu erzielen, so dass das Ergebnis nicht nur die Einhaltung von IFRS 16, sondern auch ein besseres Vertragsmanagement ist. Dies bedeutet, dass Vertragsmanager einen besseren Überblick über das Leasing-Portfolio haben und besser auf Management-Maßnahmen, wie Phasenübergänge, Neuverhandlungen und die Ausübung von Verlängerungs- und Kündigungsoptionen reagieren können.

Erkenntnisse aus IFRS 16-Software-Implementierungen

Aufgrund der Erfahrung von frühzeitigen Anwendern (sogenannten Early adopters) lassen sich folgende Erkenntnisse schlussfolgern, die Ihnen helfen werden, erfolgreich auf IFRS 16 überzugehen.

  • Beziehen Sie die Beteiligten rechtzeitig ein, einschließlich lokaler Teams / Kollegen in verschiedenen Ländern.
  • Legen Sie besonderen Wert auf die Daten (Vollständigkeit und Qualität).
  • Verstehen Sie den Umfang Ihrer Limitierungen, ERP, Anzahl der Entitäten, Währungen, Schnittstellen und Beschaffungssysteme.
  • Stellen Sie einen umfassenden und konkreten RFP zusammen, um Informationen zu Software und Services zu erhalten.
  • Berücksichtigen Sie zeitliche Einschränkungen und planen Sie entsprechende zeitliche Mehraufwände aufgrund von Stillständen, Testfehlern, Korrekturen und weiterem frühzeitig ein.
  • Die vollständige Retrospektive ist kompliziert und zeitraubend. Aus diesem Grund scheint es oft sinnvoll, sich auf den modifizierten Ansatz für IFRS 16 zu konzentrieren.
  • Richten Sie einen Ansatz für die Berechnung von Zins- / Fremdkapitalzinsen und Indexierungen basierend auf Ihrem Vertragsportfolio ein.

Diese gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen, ein erfolgreiches IFRS 16-Implementierungsprojekt für Ihre Organisation zu planen und durchzuführen und eine neue Lease Accounting Software zu gewährleisten. Bitte wenden Sie sich an Planon, wenn Sie Unterstützung benötigen, um IFRS 16- oder ASC 842-konform zu werden.