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Immobilienmanagement unterstütz durch CAFM

Wohnungsbau, Hotel-und Gaststättengewerbe, gewerbliche Immobilien und Corporate Real Estate – Gebäude- und Immobilienverwalter haben ganz spezielle Anforderungen, wenn es um Technologie und Software geht. Dies stellt infolge der unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Bereich Gebäude- und Property Management eine noch größere Herausforderung dar. Vermieter, Investoren, Fondsmanager, Mieter, Facility Manager, Objektmanager oder Immobiliendienstleister – sie alle haben ganz spezifische Anforderungen, wenn es um Software-Lösungen geht. Es gibt viele Lösungen auf dem Markt, die diese speziellen Anforderungen erfüllen, entweder als Einzellösung oder als integrierte Software.

Die Immobilienverwaltungsfunktion in einem Computer Aided Facility Management System (CAFM) konzentriert sich in der Regel auf Immobilienprozesse (Corporate Real Estate Management Prozesse – CREM) sowohl für Eigentümer als auch für Mieter. Im Rahmen des Property Managements unterstützt ein VAFM üblicherweise Geschäftsprozesse wie z. B. Mietvertragsmanagement, Portfolio Management, Transaktionsmanagement und strategische Flächenplanung. Anders als bei eigenständigen Insellösungen werden diese Funktionen zur Gebäudeverwaltung in einem CAFM in relevante Immobilienprozesse wie z. B. Instandhaltung und Wartung, Nachhaltigkeits-, Facility- und Flächenmanagement sowie Arbeitsplatzoptimierung integriert.

Die mit Corporate Real Estate Management verbundenen enormen finanziellen Auswirkungen für große Unternehmen und multinationale Konzerne in Verbindung mit dem zunehmenden Bedarf an Portfolio-Transparenz, Compliance und Business Continuity, stellt einen unmittelbaren Business Case für die Einführung der Gebäudemanagementsoftware dar. Da sich Markt und Demografie rasant verändern, besteht für Unternehmen, die viele Filialen oder Standorte nutzen und betreiben, der dringende Bedarf an Systemen zur Immobilienverwaltung. Für Banken, Groß- und Einzelhändler, Pharmaunternehmen, Industriebetriebe oder das Gastgewerbe ist der schnelle An- und Verkauf von Immobilien, die rechtzeitige Kündigung oder Neuverhandlung von Mietverträgen sowie Vermögenswerte, die ihre Marke richtig präsentieren, von wesentlicher Bedeutung.

Infografik - Bekommen Sie die Kontrolle über Ihre Immobilien

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Mietvertragsmanagement

Die wichtigste Funktionalität einer Immobilienverwaltungssoftware, auch Property Management Software genannt, ist die Verwaltung von Mietverträgen für Vermieter oder Mieter. Die Kombination der Mietvertragsverwaltung für Vermieter und Mieter in einer Software-Lösung ermöglicht es Corporate Real Estate Abteilungen, sowohl ihre eigenen als auch die von ihnen angemieteten Immobilien auf effiziente und effektive Weise zu verwalten. In beiden Fällen werden alle finanziellen Aspekte des Mietvertragsmanagements wie z. B. Mietzahlungen, Mieteinnahmen, finanzielle Prognosen, Preisanpassungen, Preisindexierung sowie die Nebenkostenabrechnung mit einer einzigen integrierten Software-Lösung verwaltet. Da einzelne Mietverträge komplexe Vereinbarungen und Abweichungen beinhalten können, ist eine Immobilienverwaltungssoftware eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das über mehrere Miet- und Pachtverträge verfügt. Dies ermöglicht es Unternehmen, Mietoptionen rechtzeitig zu beurteilen, Verträge zu erneuern und zu beenden, die sich daraus ergebenden finanziellen und rechtlichen Verpflichtungen durch automatisierte Benachrichtigungen über Fristen oder Kündigungen zu überwachen sowie ihren Immobilienbestand proaktiv auf den künftigen Geschäftsbedarf abzustimmen.

Im Bereich Leasing Bilanzierung hat das Financial Accounting Standards Board (FASB) und das International Accounting Standards Board (IASB) Änderungen bei der Klassifizierung von Mietverhältnissen und der Festlegung von Mietkosten angekündigt. Diese Änderungen werden nicht nur Auswirkungen auf die GuV und die Bilanz der meisten Unternehmen haben, sondern auch auf die Mietverwaltungspraxis von Corporate Real Estate Managern, Buchhaltern und Controllern. Diese Änderungen umfassen auch die Notwendigkeit für Unternehmen, Mietvereinbarungen zu kapitalisieren und sie als Aktiva und Passiva in der Bilanz auszuweisen. Eine weitere Änderung besteht in der Definition einer Mietzahlung, die bestimmte variable Mieten, vertraglich vereinbarte Zahlungen und die Verlängerung von Mietverträgen beinhalten wird. Der Umfang der Änderungen umfasst Mietverträge in Bezug auf verschiedene Arten von Vermögenswerten sowie immobilienbezogene Mietverträge für Unternehmen, deren Berichterstattung nach US-GAAP (FASB) und IFRS (IASB) erfolgt.

Portfolio Management und Strategische Flächenplanung

Ein erfolgreiches Management von Gebäuden und Immobilien beginnt mit Daten und Transparenz. Im Rahmen der Funktion zur Immobilienverwaltung bietet die Portfolio Management Software bzw. Immobilienverwaltungssoftware eine klare und einheitliche Übersicht über Ihr Immobilienportfolio inklusive Informationen, wie beispielsweise technische Voraussetzungen, Flächen- und Arbeitsplatznutzung, Szenarioplanung, CAD-Visualisierungen und Portfolio Reporting. Diese Systeme stellen sicher, dass die Immobilienstrategie und das Immobilienportfolio im Einklang mit den Zielen Ihres Unternehmens stehen. Die strategische Flächenplanung unterstützt Sie außerdem dabei, die tatsächliche Performance Ihres Portfolios im Vergleich zu Ihren Unternehmenszielen zu analysieren und etwaige Lücken in der aktuellen Strategie aufzudecken. Darüber hinaus bietet es Tools, um diese Lücken mit Funktionen für Transaktionsmanagement zum Erwerb oder zur Veräußerung von Immobilien oder Capital Project Management zur Planung, Verwaltung und Kontrolle von Kapitalkosten zu schließen.

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Mit der Immobilienverwaltungssoftware können Unternehmen schnell und einfach die Gesamtbetriebskosten für alle Liegenschaften monitoren und basierend auf Fakten fundierte finanzielle Entscheidungen treffen. Diese Lösungen bieten Ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ihr Portfolio sowie alle erforderlichen Mittel, um strategische Entscheidungen auf Grundlage des erwarteten Lebenszyklus Ihrer jeweiligen Gebäude zu treffen. Auf diese Weise können Führungskräfte diejenigen Bereiche identifizieren, in denen erhebliche Kosteneinsparungen realisiert werden können, und genau diejenigen Informationen erhalten, die erforderlich sind, um zukünftige Kapitalflüsse genau zu projizieren.

Die Immobilienverwaltungssoftware, die auch das Portfolio Management umfasst und in den meisten Fällen als CAFM bezeichnet wird, unterstützt Unternehmen bei der Standardisierung von sowohl Daten als auch Prozessen, um eine zuverlässige und konforme Berichterstattung zu gewährleisten, und ermöglicht ihnen internes oder externes Benchmarking.

Immobilienverwaltungssoftware und CAFM

Durch die Kombination von Real Estate- und Facility Management Software in einem CAFM können Unternehmen von vielen Vorteilen profitieren. Alle Objektdaten werden nur einmal in einer zentralen Datenbank registriert und von vielen Prozessen im Rahmen des Immobilien-, Wartungs-, Flächen-, Facility- und Nachhaltigkeitsmanagements genutzt. Dies gewährleistet eine hohe Datenqualität und entsprechendes KPI-Reporting sowie Portfolioanalysen. Durch die Integration dieser verschiedenen Verfahren werden die strategische, taktische und operative Abwicklung aller Facility- und Immobilienaktivitäten innerhalb einer integrierten Lösung verwaltet. Dies erhöht die Chance, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen und senkt die Total Cost of Ownership (TCO) Ihres Portfolios.

Ein CAFM umfasst modernste Funktionen zur Systemintegration mit geografischen Informationssystemen (GIS) zur Darstellung von Portfolio Mappings, Building Information Modeling (BIM) zur Maximierung der Nutzung von Planungs- und Bauinformationen während des Lebenszyklus einer Immobilie sowie Enterprise-Systeme wie SAP zur Integration von Kerngeschäftsprozessen.

Property Scorecard

In unserer Real Estate Management Lösung ist jetzt eine neue KPI-basierte Property Scorecard verfügbar. Dieser neue KPI-Bericht bietet eine vollständige und genaue 360°-Sicht auf Performance Ihrer Gebäude. Er erlaubt Ihnen, Optimierungspotenzial in Ihrem Gebäudeportfolio zu identifizieren, zu analysieren und entsprechend zu handeln.

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