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Immobilienverwaltung met der richtigen Software

Wohnungsbau, Hotel- und Gaststättengewerbe, gewerbliche Immobilien und Corporate Real Estate - Immobilien- und Property Manager haben spezielle Anforderungen, wenn es um Technologie und Software geht. Betrachtet man darüber hinaus noch die verschiedenen Rollen im Bereich Real Estate- und Property Management, werden die Anforderungen noch umfangreicher, denn Vermieter, Investoren, Fondsmanager, Mieter, Facility Manager, Objektmanager oder Immobiliendienstleister – sie alle haben ganz spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten und brauchen dafür auch ganz spezielle (Software-) Werkzeuge, um diesen gerecht werden zu können. Auf dem Markt gibt es deshalb auch eine große Bandbreite von Software, deren Bezeichnung allerdings stark variiert. So findet man entsprechende Software unter Begriffen, wie Immobiliensoftware, Immobilienverwaltungssoftware, Property Management Software, Real Estate Software, IWMS, CAFM und vielen weiteren. Zudem unterschieden sich die Softwarelösungen auch sehr in der Breite der Anforderungen, die sie jeweils abdecken. Während Einzel- oder auch Insellösungen eine oder einige wenige spezifische Anforderung erfüllen, decken integrierte Softwarelösungen eine Vielzahl von Anforderungen ganzheitlich ab.

Die Immobilienverwaltungsfunktion in einem Integrated Workplace Management System (IWMS, im deutschen Sprachraum häufig auch als Computer Aided Facility Management System, CAFM bezeichnet) konzentriert sich in der Regel auf Unternehmensimmobilienprozesse (Corporate Real Estate Management Prozesse – CREM) und die Anforderungen, die Eigentümer oder Mieter dieser Immobilien haben. Im Rahmen des Property Managements unterstützt ein IWMS üblicherweise Geschäftsprozesse wie z. B. Mietvertragsmanagement, Nebenkostenabrechnung (NKA), Portfolio Management, Transaktionsmanagement und strategische Flächenplanung. Software für Immobilienverwaltung, die als spezifische Insellösung entwickelt wurde, deckt diese Anforderungen zwar häufig auch ab, jedoch geht IWMS noch einen Schritt weiter, denn hier werden diese Funktionen zur Immobilienverwaltung mit weiteren relevanten Immobilienprozessen wie z. B. Wartung und Instandhaltung, Nachhaltigkeits-, Facility- und Flächenmanagement sowie Workplace Management integriert.

Die mit Corporate Real Estate Management verbundenen enormen finanziellen Auswirkungen für große Unternehmen und multinationale Konzerne in Verbindung mit dem zunehmenden Bedarf an Portfolio-Transparenz, Compliance und Business Continuity, stellt einen unmittelbaren Business Case für die Einführung einer integrierten Immobilienmanagementsoftware dar. Da sich Markt und Demografie rasant verändern, benötigen insbesondere Unternehmen, die viele Filialen oder Standorte nutzen und betreiben, eine gute Immobiliensoftware. Für Banken und Versicherungen, Retailer, Pharmaunternehmen, Industrieunternehmen oder die Hotellerie ist der schnelle An- und Verkauf von Immobilien, die rechtzeitige Kündigung oder Neuverhandlung von Mietverträgen sowie Assets, die ihre Marke richtig präsentieren, von wesentlicher Bedeutung.

Infografik - Bekommen Sie die Kontrolle über Ihre Immobilien

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Mietvertragsmanagement

Die wichtigste Funktionalität einer guten Immobilienverwaltungssoftware ist die Verwaltung von Mietverträgen für Vermieter oder Mieter. Die Kombination der Mietvertragsverwaltung für Vermieter und Mieter in einer Software-Lösung ermöglicht es Corporate Real Estate Abteilungen, sowohl ihre eigenen als auch die von ihnen angemieteten Immobilien auf effiziente und effektive Weise zu managen. In beiden Fällen werden alle finanziellen Aspekte des Mietvertragsmanagements wie z. B. Mietzahlungen, Mieteinnahmen, finanzielle Prognosen, Preisanpassungen, Preisindexierung sowie die Nebenkostenabrechnung mit einer einzigen integrierten Software-Lösung verwaltet. Da einzelne Mietverträge komplexe Vereinbarungen und Abweichungen beinhalten können, ist eine Immobiliensoftware eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das über mehrere Miet- und Pachtverträge verfügt. Dies ermöglicht es Unternehmen, Mietoptionen rechtzeitig zu beurteilen, Verträge zu erneuern und zu beenden, die sich daraus ergebenden finanziellen und rechtlichen Verpflichtungen durch automatisierte Benachrichtigungen über Fristen oder Kündigungen zu überwachen sowie ihren Immobilienbestand proaktiv auf den künftigen Geschäftsbedarf abzustimmen.

Im Bereich Lease Accounting hat das Financial Accounting Standards Board (FASB) und das International Accounting Standards Board (IASB) Änderungen bei der Klassifizierung von Mietverhältnissen und der Festlegung von Mietkosten vorgenommen. Die neuen Lease Acounting Standards IFRS 16 (für IFRS) bzw. ASC 842 (für US-GAAP) haben nicht nur erhebliche Auswirkungen auf die GuV und die Bilanz der meisten Unternehmen, sondern auch auf die Mietverwaltungspraxis von Corporate Real Estate Managern, Accountants und Controllern. Diese Änderungen umfassen auch die Notwendigkeit für Unternehmen, Mietvereinbarungen zu kapitalisieren und sie als Aktiva und Passiva in der Bilanz auszuweisen. Eine weitere Änderung besteht in der Definition einer Mietzahlung, die bestimmte variable Mieten, vertraglich vereinbarte Zahlungen und die Verlängerung von Mietverträgen beinhaltet. Der Umfang der Änderungen umfasst Miet- und Leasingverträge in Bezug auf verschiedene Arten von Assets sowie immobilienbezogene Mietverträge für Unternehmen, deren Berichterstattung nach US-GAAP (FASB) und / oder IFRS (IASB) erfolgt.

 

Portfolio Management und Strategische Flächenplanung

Ein erfolgreiches Management von Immobilien beginnt mit Daten und Transparenz. Im Rahmen der Funktion zur Immobilienverwaltung bietet Immobiliensoftware eine klare und einheitliche Übersicht über Ihr Immobilienportfolio inklusive Informationen, wie beispielsweise technische Voraussetzungen, Flächen- und Arbeitsplatznutzung, Szenarioplanung, CAD-Visualisierungen und Portfolio Reporting. Diese Systeme stellen sicher, dass die Immobilienstrategie und das Immobilienportfolio im Einklang mit den Zielen Ihres Unternehmens stehen. Die strategische Flächenplanung unterstützt Sie außerdem dabei, die tatsächliche Performance Ihres Portfolios im Vergleich zu Ihren Unternehmenszielen zu analysieren und etwaige Lücken in der aktuellen Strategie aufzudecken. Darüber hinaus bietet sie Tools, um diese Lücken mit Funktionen für Transaktionsmanagement (zum Erwerb oder zur Veräußerung von Immobilien) oder Capital Project Management (zur Planung, Verwaltung und Kontrolle von Kapitalkosten) zu schließen. 

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Mit Immobiliensoftware können Unternehmen schnell und einfach die Gesamtbetriebskosten für alle Liegenschaften monitoren und basierend auf Fakten fundierte finanzielle Entscheidungen treffen. Diese Lösungen bieten Ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ihr Portfolio sowie alle erforderlichen Mittel, um strategische Entscheidungen auf Grundlage des erwarteten Lebenszyklus Ihrer jeweiligen Gebäude zu treffen. Auf diese Weise können Führungskräfte diejenigen Bereiche identifizieren, in denen erhebliche Kosteneinsparungen realisiert werden können, und genau diejenigen Informationen erhalten, die erforderlich sind, um zukünftige Kapitalflüsse genau zu projizieren.

Die Immobilienverwaltungssoftware, die auch das Portfolio Management umfasst und in den meisten Fällen als IWMS bzw. CAFM bezeichnet wird, unterstützt Unternehmen bei der Standardisierung von Daten und Prozessen, um eine zuverlässige und konforme Berichterstattung zu gewährleisten, und ermöglicht ihnen internes oder externes Benchmarking.

Immobilienverwaltungssoftware und IWMS

Durch die Kombination von Real Estate- und Facility Management Software in einem IWMS bzw. CAFM können Unternehmen von vielen Vorteilen profitieren. Alle Objektdaten werden nur einmal in einer zentralen Datenbank registriert und von vielen Prozessen im Rahmen des Immobilien-, Wartungs-, Flächen-, Facility- und Nachhaltigkeitsmanagements genutzt. Dies gewährleistet eine hohe Datenqualität und entsprechendes KPI-Reporting sowie Portfolioanalysen. Durch die Integration dieser verschiedenen Verfahren werden die strategische, taktische und operative Abwicklung aller Facility- und Immobilienaktivitäten innerhalb einer integrierten Lösung verwaltet. Das erhöht die Chance, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen und senkt die Total Cost of Ownership (TCO) Ihres Portfolios.

Ein IWMS bzw. CAFM umfasst modernste Funktionen zur Systemintegration mit geografischen Informationssystemen (GIS) zur Darstellung von Portfolio Mappings, Building Information Modeling (BIM) zur Maximierung der Nutzung von Planungs- und Bauinformationen während des Lebenszyklus einer Immobilie sowie Enterprise-Systeme, wie SAP, zur Integration von Kerngeschäftsprozessen.

 

Property Scorecard

In unserer Real Estate Management Lösung ist jetzt eine neue KPI-basierte Property Scorecard verfügbar. Dieser neue KPI-Bericht bietet eine vollständige und genaue 360°-Sicht auf Performance Ihrer Gebäude. Er erlaubt Ihnen, Optimierungspotenzial in Ihrem Gebäudeportfolio zu identifizieren, zu analysieren und entsprechend zu handeln.

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