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Workplace Management

Workplace Management, im deutschen Sprachraum auch Arbeitsplatzmanagement genannt, ist ein Oberbegriff, der alle Einrichtungen, Dienstleistungen, Technologien und Prozesse umfasst, die die Mitarbeiter benötigen, um bestmöglich ihre Aufgaben zu erledigen, zusammenzuarbeiten, Innovationen zu entwickeln und zu lernen. Die Organisationen versuchen auf diese Weise, die Effektivität des Arbeitsumfelds und die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen und gleichzeitig die Kosten zu senken.

Das Workplace Management umfasst mehr als das traditionelle Facility Management, da es zum Ziel hat, die Produktivität und Zusammenarbeit im Bereich des Kerngeschäfts zu verbessern. Es handelt sich hier also nicht um eine flankierende Funktion, sondern um ein strategisches Instrument, das die Organisationsziele unterstützt und einen messbaren Mehrwert bietet. Workplace Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der es Organisationen ermöglicht, für ihre Arbeitsplätze die höchste Leistungsfähigkeit zu erreichen und zu erhalten.

Ganz gleich, ob es um die Verwaltung eines kleinen Büros oder eines komplexen, weltweiten Immobilienportfolios geht: Zum Arbeitsplatzmanagement gehören alle Prozesse, die die Leistungsfähigkeit der Arbeitsumgebung verbessern. Von der strategischen Planung bis zur operativen Nutzung, vom Catering bis zum Sicherheitsdienst und von der Wartung bis zum Service-Management: Alle Prozesse tragen zu einer kontinuierlichen Workplace-Optimierung bei.

Außer zur Erhöhung der Produktivität leistet das Workplace Management auch einen signifikanten Beitrag zur Kostenoptimierung und Kostensenkung. Räume und Arbeitsplätze erscheinen oft optimal belegt, aber die Praxis beweist, dass die Auslastung im Schnitt nur 50 bis 60 % beträgt. Teure Einrichtungen wie Konferenzräume, der Fuhrpark oder Spezialanlagen werden im Verhältnis zu den Kosten nur wenig genutzt. Die Optimierung der Arbeitsplatz- und Raumauslastung ist in vielen Fällen eine Folge der Einführung neuer Arbeitsplatzkonzepte. Innovative Organisationen streben danach, die Zusammenarbeit und Produktivität im Kerngeschäft zu erhöhen, indem sie aufgabenbasierte Arbeitsplatzkonzepte und Dienstleistungen anbieten. Dadurch können die Mitarbeiter selbst entscheiden, wann, wie und mit wem sie arbeiten wollen – ganz auf ihre aktuelle Aufgabe und die sich verändernden Anforderungen abgestimmt.

Ein Computer Aided Facility Management System (CAFM) unterstützt Organisationen bei ihren Bemühungen um Workplace-Optimierung auf drei Ebenen:

Meh über Workplace Mangement

Artikel & White Paper | 24/10/2016
Indikator - Haben Sie genug Meetingfläche?

Neue Arbeitswelten, innovative Kommunikationstechnologien und sich wandelnde Geschäftsmodelle haben den Bedarf für Meeting- und Kollaborationsflächen erhöht. Aber wie können Sie planen und evaluieren, ob Ihre Flächenkapazitäten den Geschäftsanforderungen entsprechen? Nutzen Sie diesen Meetingraum-Kapazitäts-Indikator, um Ihre Kapazitäten auf einfache Weise zu prüfen. 

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Anmelden | 04/02/2015
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Planon Apps helfen Ihren Mitarbeitern, verfügbare Arbeitsplätze ganz einfach mit ihrem Smartphone zu finden. Planon Apps nutzen die Stärken von Smartphones, wie Standortbestimmung oder Kamera. Damit können Sie eine durchgängige Lösung bieten, die Prozessinnovation und Mehrwert für Ihre Kunden ermöglicht. 

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Artikel & White Paper | 26/01/2017
Buch - Work on the Move 2

Work on the Move II ist der Nachfolgeband des erfolgreichen Buches Work on the Move, das 2011 von der IFMA Foundation herausgegeben wurde. Das Buch gibt Real Estate- und Facility Managern Werkzeuge an die Hand, die es ihnen ermöglichen, ihre strategische Führungskompetenz angesichts der anhaltenden Workplacerevolution weiterzuentwickeln. Fordern Sie ein digitales Exemplar (Englisch) an. 

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Workplace Management auf strategischer Ebene

Auf strategischer Ebene ermöglicht das Workplace Management die Abstimmung des Arbeitsplatzangebots auf die Unternehmens- und Arbeitsplatzstrategie und den sich daraus ergebenden Arbeitsplatzbedarf, sowohl qualitativ als auch quantitativ. Jede Entwicklung, ob Expansion, Fusion, die Erschließung neuer Märkte oder kulturelle, demographische oder personalpolitische Aspekte, wirkt sich auf Zahl und Art der benötigten Arbeitsplätze aus. Wenn die Arbeitsplatzstrategie beispielsweise die Einführung flexibler oder geteilter Arbeitsplätze, neue Kooperationskonzepte oder mehr Arbeit im Home Office vorsieht, hat das großen Einfluss auf den künftigen Bedarf an Gebäuden, Flächen, Einrichtungen, Dienstleistungen und Prozessen.

Außer strukturierten Portfolio- und Nutzflächendaten bietet ein CAFM auch wertvolle Informationen über die Auslastung und Nutzung, die als Input für die strategische Entscheidungsfindung dienen können. Das strategische Arbeitsplatzmanagement ermöglicht es Ihnen, den künftigen Bedarf zu analysieren und auf der Grundlage verschiedener Arbeitsplatzkonzepte Szenarien zu entwerfen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsplatzstrategie optimal auf die Organisationsziele abgestimmt ist.

Workplace Management auf taktischer Ebene

Auf taktischer Ebene hat das Workplace Management zum Ziel, die gewählte Strategie erfolgreich umzusetzen, die Auslastung zu überwachen und gegebenenfalls das Arbeitsplatzkonzept zu verbessern. Dieser Prozess umfasst alle Projekte und Aktivitäten, die zu einer Flächen- und Arbeitsplatzoptimierung beitragen, einschließlich der Koordinierung aller Veränderungsprozesse.

Ein CAFM unterstützt das taktische Workplace Management mit einer breiten Palette von Belegungs-, Auslastungs- und Kostenanalysen, sowie mit Lösungen für die Planung und Verwaltung der notwendigen Veränderungen. In den meisten Fällen können CAD-Systeme in das CAFM integriert werden, wodurch sich die aktuelle und künftige Arbeitsplatz- und Raumnutzung übersichtlich visualisieren lässt. Darüber hinaus bietet das CAFM Lösungen für das Projektmanagement, für Umzüge, Szenarioplanungen und die Weiterverrechnung von Kosten.

Workplace Management auf operativer Ebene

Wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Arbeitsplatzmanagement sind operative Exzellenz und Flexibilität. Was wäre, wenn Mitarbeiter ins Büro kommen und keinen freien Arbeitsplatz finden, keinen Besprechungsraum bekommen, in dem sie mit ihren Kollegen zusammenarbeiten können oder den Konferenzraum trotz Reservierung besetzt vorfinden? Der Mehrwert des operativen Workplace Managements besteht darin, Chaos im Arbeitsalltag zu verhindern und die Mitarbeiter mit intelligenten Lösungen für die Suche, Reservierung und Buchung der benötigten Einrichtungen zu unterstützen.

Eine CAFM Lösung ermöglicht es, Konferenzräume und spezifische Plätze vorab zu reservieren; oft können auch ad hoc verfügbare Arbeitsplätze und -räume belegt werden. In Kombination mit Sensortechnologie stellen diese Benutzerinformationen eine solide Basis für ein System dar, das es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell einen geeigneten freien Arbeitsplatz zu finden. Zugleich gibt es den Facility Managern Instrumente an die Hand, um den Leerstand in Gebäuden zu reduzieren und das Dienstleistungsangebot optimal auf die tatsächliche Auslastung eines Gebäudes abzustimmen.

Mensch und Technologie

Die Arbeitsplatzverwaltung kann aus drei Perspektiven betrachtet werden: aus der Vergangenheit, der Gegenwart und der Zukunft. Je mehr intelligente Technik ein Gebäude bietet, desto mehr Informationen stehen über seine tatsächliche aktuelle Nutzung zur Verfügung. Sicherheitsanlagen, IT-Netze und Gebäudeleittechnik liefern Facility Managern globale Daten über Belegungsgrade und Nutzungsmuster. Durch den Siegeszug der Sensortechnologie hat sich die Präzision dieser Daten und Analysen stark verbessert: inzwischen gibt es bereits bezahlbare Sensoren, die die Belegung eines Arbeitsplatzes oder eines Sitzungsraums in Echtzeit messen und in Kombination mit der richtigen Software eine detaillierte Analyse ermöglichen. Anhand dieser Informationen können Facility Manager die künftige Belegung prognostizieren und entsprechende Maßnahmen treffen.

Aber auch detaillierte Analysen der historischen Arbeitsplatz- und Flächennutzung helfen dem Mitarbeiter nichts, der hier und jetzt dringend einen passenden Arbeitsplatz oder Besprechungsraum sucht. Um flexible Arbeitskräfte in ihrer aktuellen Arbeitssituation optimal zu unterstützen, bedarf es einer engen Wechselwirkung zwischen Mensch und Technologie.

Die Kommunikation mit dem Benutzer über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Konferenzeinrichtungen erfordert natürlich eine Herangehensweise, die den Benutzer selbst in den Mittelpunkt stellt. Manche Mitarbeiter müssen heute schon wissen, welche Arbeitsplätze morgen frei sind – noch bevor sie sich entscheiden, in welchem Gebäude sie arbeiten werden. Eine CAFM-App kann ihnen die jeweiligen Kapazitäts- und Verfügbarkeitsdaten liefern. Im Gebäude selbst zeigen Informationsbildschirme dem Benutzer auf einen Blick, welche Arbeitsplätze in jedem Stockwerk gerade frei sind. Dabei können an einem sogenannten Kiosk oder auf einem Grundriss aktuelle Daten über den Status der Arbeitsplätze angezeigt werden, etwa ob sie belegt, zu einem bestimmten Zeitpunkt reserviert oder frei sind. Über intelligente Apps können die Mitarbeiter leicht feststellen, ob ein Arbeitsplatz frei ist und sich dann auf diesem Platz durch Scannen eines QR-Codes am Schreibtisch oder mittels RFID-Tag auf Basis von Standard-Nahfeldkommunikation einbuchen.

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