Fallstudie - Autobahndirektion Nordbayern

Das Projekt

Die Autobahndirektion Nordbayern ist eine Landesbe­hörde des Freistaates Bayern. Die Autobahndirektion plant, baut und betreibt die Autobahnen in Nordbayern. Räumlich umfasst das Zuständigkeitsgebiet die Regierungsbezirke Ober-, Mittel- und Unterfranken sowie Teile von Oberpfalz und Oberbayern.

Die Direktion, drei Dienststellen und 17 Autobahnmeistereien sorgen für Ausbau, Erhalt und Betrieb des nordbayerischen Autobahnnetzes mit einer Länge von 1.316 Kilometern und ca. 3.100 Ingenieurbauwerken.

Herausforderung

Als Herr Matthias Göring vor vier Jahren seinen Dienst in der Verkehrs- und Betriebszentrale bei der Autobahndirektion Nordbayern antrat, wurden die Servicemitarbeiter über die Verteilung „gelber Zettel“ bzw. mündlich koordiniert. Eine Übersicht, z. B. wieviele Einsätze es im letzten Monat gegeben hat, war somit sehr schwierig.

So führte Herr Göring zunächst einmal Excel ein, vergab für jede Störungsmeldung eine Störungsnummer und hatte damit den Überblick, wann und wo welche Störung gemeldet wurde. Bald jedoch stand der Einsatz einer Standard-Workflow- oder Dispatch-Software zur Debatte. Die Erstellung einer Meldung, eines Auftrages oder einer Störung sollte einfach und intuitiv sein. Eine Marktanalyse wurde erstellt, die fünf besten Software-Anbieter eingeladen und anschließend ausgeschrieben. Am Ende fiel die Entscheidung auf das Planon conjectFM Störungsmanagement kommentiert Herr Göring seine Entscheidung.

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Planon conjectFM Anwedungsüberblick

Heute laufen alle Störungen der Verkehrs- und Betriebszentrale Nordbayern, in deren Verantwortung sich beispielsweise ca. 1.700 Notrufsäulen, Schaltschränke, Schilderbrücken, TK-Anlagen etc. auf den Liegenschaften der Autobahndirektion Nordbayern befinden, über das webbasierte Planon conjectFM Störungsmanagement. Im Aufbau befindet sich außerdem eine Datenbank zur Inventarisierung aller technischen Einrichtungen. Auch diese soll perspektivisch ins Störungsmanagement integriert werden.

Die Störungen werden in der rund um die Uhr besetzten Schaltzentrale erkannt und im System erfasst. Zu diesem Zeitpunkt ist der Grund der Störung meistens noch unbekannt. Danach erfolgt eine Zuordnung zu einer Gruppe oder einem Mitarbeiter, je nach Art der Störung. Anhand der Priorisierung werden die Termine zur Störungsbehebung vergeben.

Die Störungseingänge werden von den jeweiligen Gruppenleitern überwacht, die die Mitarbeiter nach Verfügbarkeit disponieren. Dies erfolgt über die automatische Erzeugung eines Outlook Kalenderelementes im jeweiligen persönlichen Kalender des Mitarbeiters.

Die Menüsteuerung erfolgt rollenbasiert, das heißt jeder Mitarbeiter sieht genau die für ihn relevanten Bereiche. Auch Wartungen werden als Wartungsauftrag in dem System erfasst.

Nutzen von Planon conjectFM

Jetzt sieht jeder Mitarbeiter in seinem Kalender, wann er wo sein muss und welche Nummer seinem Auftrag oder Störung zugeordnet ist. Die Mitarbeiter haben das Planon conjectFM Störungsmanagement schnell angenommen, da es ihnen einen besseren Überblick über ihre Einsätze und die dazugehörigen Informationen bietet. Die Dialoge sind einfach und selbsterklärend.

Der Gruppenleiter hat alle offenen und abgeschlossenen Störungsmeldungen im Überblick. Überfällige Aufträge werden über eine rote Lampe hervorgehoben. Das sind die Aufträge, die länger als drei Tage unbearbeitet sind. Ebenso ist ersichtlich, wer einen Auftrag an eine externe Firma vergeben hat. Zusätzliche Sichten können jederzeit individuell konfiguriert werden. Außerdem können die Prozessbeteiligten zusätzlich per E-Mail über Zustände und Termine informiert werden.

In auf Knopfdruck generierten Berichten ist jetzt genau erkennbar, wer wann warum eine Störung gemeldet hat. Ein wichtiges Beweisstück, auch für eventuelle Auskünfte an die Polizei, oder um zu sehen, wieviele Notrufsäulen beispielsweise vom Winterdienst beschädigt wurden. Ein weiterer Bericht zeigt die Störungsanfälligkeit nach Lieferanten oder Produktgruppen. Über den Reportgenerator können jederzeit zusätzliche Berichte erstellt werden.

Matthias Göring, Referent Infrastruktur, Verkehrs- und Betriebszentrale, Autobahndirektion Nordbayern

„Wir sind mit dem Planon conjectFM Störungsmanagement sehr zufrieden. Alle Mitarbeiter kommen gut mit dem System zurecht, dadurch stellen wir sicher, dass alle Störungen darin auch abgelegt sind. Unser Ziel ist es, durch Automatisierung und IT-Unterstützung die Kosten für die Einsätze vor Ort zu reduzieren. Die verschiedenen Berichte ermöglichen mir jederzeit einen Überblick über das Störungsaufkommen und den aktuellen Status. Die Kalenderübersicht garantiert eine optimale Auslastung meiner Mitarbeiter.“

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