Fallstudie - BMEIA

Das Österreichische Außenministerium

Das Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres der Republik Österreich (BMEIA) beschäftigt weltweit rund 1.200 Bedienstete. Die mehr als 100 Botschaften, Generalkonsulate, Ständigen Vertretungen bei internationalen Organisationen und Kulturforen sind in 294 Objekten wie Büros, Veranstaltungsräumen und Wohnungen untergebracht, die eine Nettonutzfläche von 160.000 m² umfassen. Eine Immobilien- und eine Bauabteilung in der Wiener Zentrale bewirtschaften diese Liegenschaften, unterstützt von den Mitarbeitern vor Ort.

Herausforderung

Die Palette der Gebäude reicht vom historischen Palais bis zum modernen Passivhaus. Die Standorte verteilen sich weltweit über unterschiedliche Klima- und Zeitzonen, unterliegen fremden technischen, kulturellen und rechtlichen Standards und müssen dabei dem Image Österreichs entsprechen sowie vergleichsweise hohen Sicherheitsansprüchen gerecht werden.

Gleichzeitig steht die öffentliche Verwaltung im Spannungsfeld zwischen einerseits hohen Ansprüchen an Nachvollziehbarkeit und Transparenz und andererseits den eingesetzten Budgetmitteln.

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Vorgehen zur Einführung von Planon conjectFM

Die seit dem Jahr 2000 bestehende Datenbank des BMEIA konnte nicht mehr weiterentwickelt werden. Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung fiel 2009 die Entscheidung eines konzeptionellen Neuanfangs mit Planon conjectFM. Die Migration des alten Systems und die Anpassungen von Planon conjectFM an die spezifischen Bedürfnisse des österreichischen Außenministeriums waren eine besonders komplexe Angelegenheit. Die Schulung aller Benutzer weltweit war eine große organisatorische Herausforderung.

Die Server und das Webportal werden im Bundesrechenzentrum der Republik Österreich gehostet. Aus Sicherheitsgründen gelten besonders strenge Regeln für den Zugriff auf die Daten und der Datenverkehr ist verschlüsselt. Den Benutzern in der Zentrale stehen grundsätzlich alle Informationen zum Lesen zur Verfügung, den Benutzern im Ausland nur diejenigen, die für den Standort notwendig sind. Die laufende Erfassung der Daten erfolgt an den Standorten, wo sie anfallen. Die Mandantenadministration ist daher besonders aufwändig.

Planon conjectFM wird beim BMEIA im Wesentlichen für das Liegenschaft-, Energie- und Fuhrparkmanagement in den einzelnen Vertretungen genutzt. Hierzu musste zunächst eine Vielzahl an Daten erfasst werden.

Dazu gehören die Basisdaten aller Liegenschaften, Stadtpläne mit Standortmarkierungen, Fotos der Gebäude, rund 650 Grundrisspläne in CAD-Qualität mit Detailinformationen zur Flächennutzung und Dokumente wie beispielsweise Verträge mit automatischer Terminerinnerungsfunktion. Die Daten werden über Schnittstellen mit den gebäudebezogenen Kosten aus dem SAP-Verrechnungssystem des Bundes verknüpft. Die Verbrauchswerte von rund 1.000 Energiezählern weltweit fließen in eine spezielle Auswertung ein, die Aussagen in der Tendenz der Energieeffizienz der Gebäude erlaubt.

Darüber hinaus bestehen ein Budgetanmeldungstool für die Instandhaltungskosten und ein Bewertungssystem für die rund 100 Fahrzeuge im Ausland, das das Baujahr der Fahrzeuge, deren Fahrleistung und die Instandhaltungskosten in einer wirtschaftlichen Betrachtung miteinander verbindet.

Nutzen von Planon conjectFM

Durch die Einführung von Planon conjectFM hat sich der Zugang zu den immobilienbezogenen Daten stark vereinfacht. Es ist kein langes Suchen in Planschubladen und das händische Berechnen von Flächensummen mehr notwendig. Alle Informationen sind jederzeit verfügbar. Die kosten- und energieverbrauchsbezogenen Daten liefern wichtige Hinweise für künftige Entscheidungen. Die Budgetplanung und die Fahrzeugbewertung, die vorher jeweils mehrere Wochen pro Jahr in Anspruch genommen haben, sind jetzt innerhalb weniger Stunden erledigt.

Die Aussagekraft der Daten hängt sehr stark von der Aktualität und Qualität der Eingaben ab. Demgemäß kommt der Organisation der Datenerhebung eine große Bedeutung zu.

Für die Zukunft hat das österreichische Außenministerium die Erfassung der haustechnischen Anlagen und deren Wartung sowie die Inventarverwaltung mittels einer mobilen Lösung geplant. Die automatische Erfassung von Energieverbrauchswerten und deren Import in Planon conjectFM wird derzeit anhand von Pilotprojekten erprobt.

Michael Jan Swoboda, Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres

„Ein zeitgemäßes Liegenschaftsmanagement bedarf betriebswirtschaftlich fundierter Überlegungen statt Bauchentscheidungen. Planon conjectFM bietet hierbei eine wertvolle Unterstützung.“

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