Fallstudie - Hochschule Rhein-Waal

Die Hochschule Rhein-Waal wurde 2009 gegründet und ist mit ihren modernen Standorten in Kleve und Kamp-Lintfort in der Region verwurzelt und mit der Welt vernetzt. Aktuell sind mehr als 6.700 Studierende aus über 120 verschiedenen Nationen in natur-, wirtschafts- und ingenieurwissenschaftlichen Fachgebieten sowie Sozial-, Gesellschafts- und Gesundheitswissenschaften eingeschrieben. Als junge und innovative Hochschule legt die Hochschule Rhein-Waal einen Schwerpunkt auf interdisziplinäre und anwendungsnahe Forschung. Die 23 Gebäude der beiden Campusse mit insgesamt ca. 58.500 m² Bruttogrundfläche werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Abteilung Bau und Facility Management bewirtschaftet.

Herausforderung

In der Vergangenheit existierte an der Hochschule Rhein-Waal kein einheitliches Vertragsmanagement-Tool. Sämtliche Verträge und die dazugehörigen Dokumente wurden in Papierform abgelegt und archiviert. Verwaltet wurde mit Excel-Tabellen. Es wurde immer schwieriger, den Überblick über die stetig wachsende Anzahl an Unterlagen zu behalten. Die Suche nach Informationen war aufwendig und zeitintensiv. Zudem waren alle bisherigen Auflstungen der Vertragsinformationen nicht einheitlich hinsichtlich der relevanten Daten wie Kosten, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Ansprechpartner usw.

Das administrative Facility Management hat sich deshalb für die Einführung einer geeigneten CAFM-Software entschieden, durch welche die Pflege der steigenden Anzahl der Verträge aus den Bereichen Dienstleistungen, Anmietungen von Flächen, Wartungen, Prüfungen der Gebäudetechnik, Versicherungen etc. standardisiert und transparent gesteuert werden kann.

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Vorgehen zur Einführung von Planon conjectFM

Seit 2011 hat die Hochschule Rhein-Waal kontinuierlich die Planon conjectFM Module Fläche & Raum, Instandsetzung & Service,  Wartung sowie Inventarisierung und Elektroprüfung einschließlich zugehöriger mobiler CAFM-Lösungen eingeführt.

Im Jahr 2015 folgte das webbasierende Modul Planon conjectFM Verträge. Vor der eigentlichen Einführung wurden alle wesentlichen Anforderungen durch die Verantwortlichen in einem Workshop definiert. Dazu gehörten beispielsweise der Umfang und die Art der zu erfassenden Verträge, die für die Hochschule passende Aktenablage sowie notwendige Rollen- und Berechtigungskonzepte. Im nächsten Schritt wurden alle laufenden und neuen Verträge und Dokumente eingepflegt. Durch die bereits hinterlegten Best Practice-Prozesse und die einfache Benutzerführung konnte das Modul ohne großen Schulungsaufwand eingeführt und sofort produktiv eingesetzt werden. Die maßgeblichen Arbeitsabläufe sind dauerhaft effizienter und somit wirtschaftlicher geworden. Inzwischen werden von der Hochschule Rhein-Waal mit dem Modul Planon conjectFM Verträge ca. 650 Dokumente verwaltet.

Nutzen von Planon conjectFM

Der Einsatz von Planon conjectFM Verträge ermöglicht die zentrale Erfassung, Verwaltung und das revisionssichere Speichern von Daten, Verträgen, Formularen, E-Mails und allen übrigen Dokumenten. Der gesamte Lebenszyklus der Unterlagen inklusive Historie ist für alle Beteiligten mit wenigen Klicks auffindbar, der Informationsstand ist immer aktuell und einheitlich. Der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten wie Recherche und Ablage konnte für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich reduziert werden.

Zusätzlich zur Optimierung von vertragsrelevanten Aufgaben konnten auch Kostenvorteile erzielt werden. Neben dem schnellen Zugriff auf einzelne Verträge und deren Dokumente, erhält man eine automatisierte Übersicht zu anstehenden  Fristen und Terminen. Auslaufende Verträge können dadurch frühzeitig verlängert, rechtzeitig beendet oder zu besseren Konditionen neu verhandelt werden. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten erleichtern hierbei das Vertragscontrolling.

Desweiteren schafft ein digitales Vertragsmanagement Transparenz und vereinfacht damit die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien. Dazu gehört die rechtskonforme Ablage von Dokumenten ebenso wie die Erfüllung von Anforderungen wie beispielsweise die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen oder die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Durch die ganzheitliche Übersicht und Überwachung aller rechtsverbindlichen Dokumente können mögliche rechtliche Konsequenzen minimiert werden.

Durch die spürbare Vereinfachung im Tagesgeschäft und die einfache und intuitive Bedienung konnte bei allen zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schnell eine hohe Akzeptanz für das System erreicht werden.

Helmut Hüls, Bauangelegenheiten und Facility Management, Hochschule Rhein-Waal

„Mit Planon conjectFM ist unser Vertragsmanagement bestens für die Zukunft aufgestellt. Durch die Digitalisierung konnten wir die Qualität steigern, Risiken reduzieren und Kosten sparen.“

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