Fallstudie - Leibniz Universität Hannover

Die Universität

Die Leibniz Universität Hannover wurde 1831 gegründet und bietet heute rund 21.000 Studierenden ca. 75 Studienfächer in den Bereichen Natur- und Ingenieurwissenschaften, Geistes- und Sozialwissenschaften sowie den Rechts- und Wirtschaftswissenschaften.

Herausforderung

Im Rahmen einer Kooperation nutzen und betreiben die Leibniz Universität Hannover und die Medizinische Hochschule Hannover insgesamt 38.000 Räume. Zur effizienteren Bewirtschaftung und Verwaltung entschieden sich die niedersächsischen Hochschulen innerhalb eines Arbeitskreises im Jahr 2000 für die Einführung eines gemeinsamen CAFM-Systems. Einen ersten Anlauf gab es mit einem externen Dienstleister. Zielsetzung des Beratungsunternehmens war jedoch eine Eigenentwicklung, die leider nicht erfolgreich war. Deshalb sollte jetzt ein Standard-Produkt ausgewählt werden, das bereits bei mehreren Kunden im Einsatz ist. Die Entscheidung fiel auf Planon conjectFM, da dies aufgrund seiner Flexibilität und breiten Funktionalität für Hochschulen am besten geeignet ist. Viele spezifische Anforderungen der LUH und der MHH ließen sich hier einfach und schnell umsetzen.

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Vorgehen zur Einführung von Planon conjectFM

Im ersten Schritt wurden die Flächendaten konsolidiert. Es wurden einerseits Listen von Objekten mit grafischen Daten verknüpft. Dafür mussten 18.000 Räume der Leibniz Universität und 20.000 Räume der Medizinischen Hochschule Hannover eingepflegt und über Raumnummern mit Plänen verknüpft werden. Danach erfolgte der Abgleich der grafischen Daten und die Beseitigung von Flächendifferenzen sowie die Zuordnung der Flächen zu Kostenstellen. Die Kosten für die Flächen werden auf die jeweiligen Abteilungen umgelegt. Der Abgleich mit SAP erfolgt per Batch.

Die Flächenoptimierung wird über finanzielle Anreize gesteuert. Der Verbrauch durch die einzelnen Fakultäten wird dem berechneten Bedarf gegenübergestellt. Dafür wird jährlich eine Flächenbilanz basierend auf den Flächendaten in Planon conjectFM sowie der Anzahl der Studenten, wissenschaftlicher Mitarbeiter und Professoren erstellt. Bei Mehrverbrauch ist ein deutlicher Betrag für die Fakultäten zu entrichten.

Im zweiten Schritt wurde die Instandhaltung und Wartung für die Leibniz Universität eingeführt. Alle relevanten Anlagen und Objekte wurden in Planon conjectFM hinterlegt und mit Objektnummern versehen.

Außerdem wurde das Reinigungsmanagement mit Planon conjectFM abgebildet. Dazu wurden alle Reinigungszyklen für Unterhalts-Reinigung und Glas-Reinigung angelegt, aber auch Aufträge für Sonderreinigungen werden mit Planon conjectFM abgewickelt. Die Abrechnung der Reinigung mit einem externen Dienstleister erfolgt ebenfalls über Planon conjectFM. Die Qualitätssicherung erfolgt mit per Zufallsgenerator generierten Stichproben. Mängel werden, wenn erforderlich, direkt beseitigt. Ziel ist es nicht, den Dienstleister zu überwachen, sondern die Qualität der Reinigung sicherzustellen.

Im nächsten Schritt soll das Störungsmanagement dezentralisiert und ausgebaut werden. Auch eine Einbindung der Hausmeister ist geplant.

Nutzen von Planon conjectFM

Planon conjectFM garantiert die zentrale, konsistente Verfügbarkeit der Facility-Management-Daten. Alle Beteiligten greifen auf den aktuellen Datenbestand zu und sehen die gleichen Informationen. Die Datenpflege erfolgt zentral, nicht jeder muss seine eigenen Daten pflegen, wie das früher der Fall war.

Auch Berichte sind zentral verfügbar. Beispiel: Nachts werden verschiedene Flächennutzungsreports generiert und als PDF zur Verfügung gestellt. Darin sind alle numerischen Informationen zu den Flächen nach Kostenstellen sowie die dazugehörigen grafischen Informationen enthalten.    

Die phasenweise Einführung von Planon conjectFM hat sich bewährt. Im Nachhinein hätte man sogar die Phase der Anforderungsdefinition noch deutlich verkürzen können. Denn viele Anwendungsmöglichkeiten ergaben sich einfach aus der Beschäftigung mit den Möglichkeiten des Systems, das aus der Erfahrung vieler Planon conjectFM-Anwender gewachsen ist.

Holger Schröder, Leibniz Universität Hannover, Dezernat Gebäudemanagement, IT-Einsatz und CAFM

„Planon conjectFM ist für das Facility Management in Hochschulen und Universitäten mit einer großen Anzahl unterschiedlicher Räumlichkeiten perfekt geeignet. Das Flächenmanagement, Störungsmanagement, Instandhaltung und Wartung bieten eine sehr gute Basis, auf der wir auch unsere spezifischen Anforderungen sehr gut abdecken konnten. Wir können uns ein Facility Management ohne CAFM nicht mehr vorstellen.“

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