Fallstudie - Stadt Moers

Die Stadt Moers

Das Zentrale Gebäudemanagement (ZGM) wurde zum 01.01.2006 als eigenbetriebsähnliche Einrichtung gebildet. Es vereint gebäudebezogene Dienstleistungen unter einem Dach und kümmert sich mit 300 Mitarbeitern um Erhalt und Entwicklung des bebauten städtischen Grundbesitzes: 141 Objekte mit einer Nutzfläche von 307.000 Quadratmetern. Zu den Aufgaben gehören: Modernisierung, Sanierung, Gebäudeunterhaltung, Handwerkerleistungen, Energiemanagement, Haustechnik, Gebäudereinigung und Hausmeisterdienste.

Herausforuderung

Aufträge wurden bis 2006 auf Papier erstellt. Auswertungen über Störungen und Aufträge standen nicht zur Verfügung, es gab zwar Zwischenlösungen in Excel, die jedoch sehr pflegeaufwändig waren. Die Erstellung einer Auswertung in Excel war komplex, und man konnte sich auf die Richtigkeit der Zahlen nicht 100%ig verlassen. Deshalb wurde ein Auswahlprozess zur Einführung einer CAFM-Lösung gestartet. Die Entscheidung fiel auf Planon conjectFM, da es den Anforderungen einer städtischen Einrichtung mit einer Vielzahl unterschiedlich strukturierter Objekte am besten entsprach.

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Vorgehen zur einführung vun Planon conjectFM

Die Einführung begann im Bereich Auftragsabwicklung für die laufende Instandhaltung. Budgets wurden hinterlegt und Rechnungsfreigabeprozesse definiert. Der Prozess war recht einfach: ein Auftrag wurde angelegt, die Rechnung gestellt. Fertig.

Im zweiten Schritt wurde der Umfang um die geplante Instandhaltung erweitert. Hier betrafen die Maßnahmen in der Regel mehrere Gewerke und es war eine übergeordnete Struktur notwendig. Das Planon conjectFM-Modul iPAM (integriertes Auftrags- und Projektmanagement) wurde eingeführt. In diesem Schritt wurde auch die ProSa (Projektgesellschaft Schulsanierung) in Planon conjectFM eingebunden. Bei einer beendeten Sanierung liegen die Pläne bereits im aktuellen Format vor, die dann aktuellen Unterlagen dienen als Basis für die Bewirtschaftung in conjectFM.

Der dritte Schritt war die Anlagenwartung. Hier war vor allem eine gute Grundlage für die Betreiberhaftung erwünscht. Alle Anlagen wurden erfasst und Planon conjectFM wurde so konfiguriert, dass neben den Verwaltungsaufträgen auch kaufmännische Aufträge verwaltet werden konnten. Es sollte ersichtlich sein, wann und von wem der kaufmännische Auftrag erteilt wurde, und er sollte dem entsprechenden Verwaltungsauftrag zugeordnet werden. Es war wichtig zu erkennen, wie viele Aufträge überfällig sind. Wartungspläne sollten eine Prognose über anfallende Aufträge ermöglichen. Vor der Einführung von Planon conjectFM war man auf einige Mitarbeiter angewiesen, die wussten, wann welche Wartung ansteht. Waren diese nicht mehr verfügbar, konnte es durchaus passierten, dass anstehende Wartungen einfach übersehen wurden.

Als einer der nächsten Schritte soll das Reinigungs- und Energiemanagement eingeführt werden. Hierfür gibt es bereits Programme, allerdings möchte man nach den positiven Erfahrungen mit Planon conjectFM alles in einem System anbieten, da die Prozesse stark ineinandergreifen.

Der Erfolg von Planon conjectFM

Das Erfolgsgeheimnis der Einführung von Planon conjectFM ist die frühzeitige Einbindung aller beteiligten Mitarbeiter. So haben sich in diesem Prozess immer auch Mitarbeiter gefunden, die gern die Verantwortung für einzelne Prozesse übernommen haben. Dadurch war die Akzeptanz bei den Mitarbeitern immer sehr gut.

Nutzen von Planon conjectFM

Alle Aufträge sind jetzt in Planon conjectFM verfügbar, ein Auftragsausdruck ist aus Planon conjectFM direkt möglich und der Auftrag steht für Auswertungszwecke sofort zur Verfügung. Die Übersicht über offene Aufträge lässt nichts in Vergessenheit geraten, Rechnungen können direkt zugeordnet werden. Da sich das System automatisch füllt, muss nichts extra für Auswertungszwecke erfasst werden. Das gibt Dokumentationssicherheit und ist wichtige Grundlage für die Betreiberhaftung.

Die technischen Mitarbeiter finden sich im System gut zurecht, da Planon conjectFM eine technische Sicht auf die Aufträge und Störungen bietet, nicht nur eine kommerzielle. Die Akzeptanz ist sehr hoch. Das Rechtekonzept erleichtert die Arbeit und ermöglicht vordefinierte Freigabeprozesse. Wichtige Berichte stehen auf Knopfdruck zur Verfügung.

Die phasenweise Einführung von Planon conjectFM hat sich bewährt. Im Nachhinein hätte man sogar die Phase der Anforderungsdefinition noch deutlich verkürzen können. Denn viele Anwendungsmöglichkeiten ergaben sich einfach aus der Beschäftigung mit den Möglichkeiten des Systems, das aus der Erfahrung vieler Planon onject-Anwender gewachsen ist.

Wünsche für die Zukunft:

  • Personalplanung
  • Personalbuchung in Raumbuchung integriert (z. B. Hausmeisterpool)
  • Mareon Handwerkerkopplung

Elke Roeber, Wohnungsbau Stadt Moers.

„Bei Planon conjectFM nutzen wir die umfangreichen Standardfunktionalitäten wo es sinnvoll ist, aber auch die Möglichkeiten - dort wo es notwendig ist - unternehmensindividuelle Besonderheiten abzubilden. Hierdurch erreichen wir eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern, die Planon conjectFM als wertvolle Unterstützung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben erleben.“

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