Fallstudie - Universität Bonn

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn gehört mit rund 31.000 Studierenden zu den großen Universitäten in Deutschland. Zu der international operierenden Forschungsuniversität gehören rund 350 Gebäude mit einer Bruttogrundfläche von über 585.000 Quadratmetern. Diese werden von rund 230 Mitarbeitern bewirtschaftet.

Herausfordung

An der Universität existierte bis 2005 kein adäquates Steuerungsinstrument zur Betreuung der zunehmend komplexen Gebäude- und Anlagentechnik, zur Erfüllung der steigenden gesetzlichen Anforderungen sowie zur Schaffung optimaler institutioneller Bedingungen für die Forschung und Lehre. Bis zu diesem Zeitpunkt war weder die Bewirtschaftung ganzheitlich gesteuert, noch die Arbeitsabläufe oder unternehmensrelevante Daten abteilungsübergreifend organisiert worden.

Deshalb suchte die Universität Bonn nach einer integrativen Software zur Gestaltung einer konkurrenzfähigen Aufbau- und Ablauforganisation, die alle maßgeblichen Arbeitsabläufe transparent und standardisiert abbildet, Verbesserungspotentiale erkennt und nutzt, ein FM-Controlling etabliert, den Immobilienlebenszyklus ganzheitlich betrachtet und die Motivation und Identifikation der Mitarbeiter erhöht.

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Vorgehen zur einführung vun Planon conjectFM

Im Jahr 2005 wurde von einer Arbeitsgruppe ein Grobkonzept erarbeitet, auf dessen Basis der Projektauftrag zur Einführung einer CAFM-Software erteilt wurde.

Im nächsten Schritt wurde ein Projekt-Lenkungskreis eingerichtet sowie Verantwortliche für die Umsetzung von Teilprojekten benannt. Temporär wurden weitere interne und externe Akteure eingebunden. Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Festlegung der Projektstruktur war die Freistellung eines Mitarbeiters für die Systembetreuung, operative Projektkoordination sowie Programmiertätigkeit.

Danach wurde die Ist-Situation der maßgeblichen Arbeitsabläufe und Aufbauorganisation aufgenommen sowie eine Stärken-Schwächen-Analyse durchgeführt. Darauf

basierend wurden CAFM-relevante Arbeitsabläufe bestimmt und Einführungsprioritäten festgelegt. Als Pilotprojekt wurde zunächst für das Störungsmanagement ein Soll-Konzept erarbeitet, programmiert und implementiert, welches den abteilungsübergreifenden Informationsfluss sicherstellt. Die EDV-technische Ausstattung wurde geschaffen und ein entsprechendes Schulungskonzept verfasst und umgesetzt. Nach erfolgreichem Produktivbetrieb wurden alle weiteren Prozesse nach diesem Masterplan erarbeitet und eingeführt.

Nutzen von Planon conjectFM

Insgesamt wurden in 8 Jahren und 8.000 Projektstunden zwölf Module – unter anderem Servicemanagement, Vertragsmanagement und kaufmännisches Energiemanagement – eingeführt. Der zu Projektbeginn geplante Kostenrahmen wurde exakt eingehalten.

Die Arbeitsabläufe der Universität Bonn im Bereich Facility Management wurden abteilungsübergreifend optimiert, verbindlich vereinbart und standardisiert. Rund 80 Prozent der Arbeitsaufgaben des Dezernats Liegenschaften werden nun mit der Informationstechnologie unterstützt. Die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter sowie die einfache und effiziente Bedienung schafft eine hohe Akzeptanz für das System.

Eine zentrale Datenarchitektur, auf die alle relevanten Personen zugreifen können, sorgt für Transparenz und Einheitlichkeit sämtlicher Liegenschafts- bzw. Anlageinformationen, die in Echtzeit aktualisiert werden. Parallelsysteme sind weitestgehend abgelöst. Damit hat die neue Informationsplattform die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Verwaltungsbereichen erheblich verbessert und sorgt zudem für eine erhebliche Zeitersparnis beim Zugriff auf relevante Managementinformationen. Der Papierverbrauch konnte um 75 Prozent reduziert werden.

Mit der Einführung von Planon conjectFM konnte die Universität Bonn eine bestmögliche Organisation und Bewirtschaftung ihrer Liegenschaften sicherstellen und nachhaltige Optimierungs- und Rationalisierungspotentiale erzielen. Die Software wird fortlaufend aktualisiert und weiterentwickelt um auf zukünftige Anforderungen flexibel reagieren zu können. Dabei werden die damit verbundenen Aufwendungen durch die zu erwartenden Einsparpotentiale perspektivisch kompensiert.

Stefan Müller, Leiter der Kaufmännischen Liegenschaftsbetreuung der Universität Bonn

„Durch die Steuerung und Abwicklung sämtlicher mit der Liegenschaftsverwaltung verbundenen Prozesse mit Planon conjectFM konnte Optimierungspotential nachhaltig genutzt und gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. Der geplante Kostenrahmen wurde trotz eines langen Projektzeitraums von acht Jahren exakt eingehalten.“

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