Maintenance man doing mechanic check

Wie man ein strukturiertes Asset-Repository aufbaut

Ein Alptraum für jeden Corporate Real Estate- oder Facility Manager ist eine Unterbrechung des Kerngeschäfts aufgrund des Ausfalls von Anlagen. Aufgrund der zunehmenden gesetzlichen Anforderungen an Wartung & Instandhaltung und der Notwendigkeit, arbeitsplatzbezogene Gesundheits- und Sicherheitsrisiken zu mindern, ist ein effektives Instandhaltungsmanagement ein absolutes Muss für jedes Unternehmen. Gut implementiert führt es zu mehr Effizienz und weniger Kosten bei der Wartungsplanung, Auftragsvergabe und Umsetzung und bietet gleichzeitig finanzielle Transparenz für all Ihre Gebäude, Anlagen und andere Assets.

Legen Sie die Relevanz Ihrer Assets fest

Die Aneignung der Grundlagen für Ihr Instandhaltungsmanagement beginnt mit dem Aufbau eines strukturierten Repository Ihrer Anlagen und anderen Assets. Der wichtige erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, welche Assets für Ihre Wartungsprozesse relevant sind und wie man sie gruppiert. Neben Wartungsprozessen benötigen Sie eventuell auch ein strukturiertes Asset- Verzeichnis für Prozesse in anderen Bereichen wie Finanzen (Asset-Bewertung und -Kosten), Housing (Asset-Umzüge), Services (Asset-Reservierungen), Compliance (Asset-Dokumentation) oder Nachhaltigkeit (ökologischer Fußabdruck der Assets).

In den meisten Fällen stehen die Asset-Kategorien mit der Asset-Funktion im Unternehmen, Gebäude oder der Umgebung in Verbindung. Produktions-Assets wie Maschinen haben im Vergleich zu beispielsweise einer Heizungsanlage (Schaffung eines angenehmen Klimas) einen anderen Zweck (Herstellung von Produkten).

Verschiedene Asset-Kategorien beziehen sich auch auf verschiedene Anforderungen und Prozesse. Ein produktions- oder geschäftskritisches Asset muss kontinuierlich eine hohe Leistung erzielen, weshalb eine vorbeugende, geplante Wartung wichtig ist, wohingegen weniger geschäftskritische Assets weniger intensiv und häufig gewartet werden müssen.

Die Klassifizierung und Gruppierung von Assets hängt auch von den Informationsanforderungen ab. Bei technischen Belüftungs- und Klimaanlagen (Heizung, Lüftung, Klimatisierung) müssen Sie über technische und Betriebsinformationen verfügen, wie z. B. Typenspezifikationen, Seriennummern, Kapazitäten, Garantien oder Wartungsanleitungen. Bei Bausubstanz-Assets wie Fenstern müssen Sie jedoch die Größe, das Material, die Farbe und den Verriegelungsmechanismus kennen. Und bei einem IT-Asset wie einem Laptop müssen Sie seine Netzwerk-IP-Adresse, den Prozessor, die Festplattengröße und die Benutzer kennen.

Nutzen Sie Standards zur Asset-Klassifizierung

Für das Corporate Real Estate- und Facility Management gibt es viele globale und marktspezifische Standards, die Assets in logische Kategorien und Gruppen klassifizieren, so z. B. CEN, SfB oder VDMA. Achten Sie jedoch darauf, dass diese Standards eventuell nur einen Teil des Asset-Lebenszyklus (wie Bau / Konstruktion) abdecken und nicht für den gesamten Lebenszyklus geeignet sind (einschließlich Betrieb und Austausch). Die Anwendung dieser Standards bietet Ihnen zwar eine gute Starthilfe bei der Einrichtung Ihres Asset Repository, doch müssen Sie drei wichtige Do‘s & Don’ts beachten:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Asset- Klassifizierung und -Gruppierung für die Menschen, die sie nutzen werden – z. B. Techniker oder Asset-Spezialisten – klar und logisch sind.
  2. Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail und registrieren Sie nur Daten, die relevant sind, die Sie erfassen können und die Sie im Laufe der Zeit verwalten – also pflegen und anpassen - können, um einen „Datenfriedhof“ zu vermeiden.
  3. Verwenden Sie eine Software, um Ihre Assets auf einheitliche Weise zu gruppieren, zu kodieren, zu erfassen und zu pflegen und um die Informationen und die Prozessunterstützung zu erhalten, die sie benötigen.
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Über den Autor

Jos Knops | Director Global Product Marketing

Jos arbeitet seit 25 Jahren in der internationalen IWMS/CAFM-Branche in verschiedenen Positionen, darunter Forschung und Entwicklung, Beratung, Vertrieb und Marketing. Er hat Bachelor-Abschlüsse in Architektur und IT. Jos begann 2005 bei Planon und ist verantwortlich für das globale Produktmarketing, einschließlich Produktpositionierung und Markteinführungsstrategien. Als aktiver Teilnehmer in vielen lokalen und globalen Netzwerken ist Jos leidenschaftlich daran interessiert, das Potenzial von IWMS-Lösungen zu erforschen, um Kunden bei er Erreichung ihrer Geschäftszielen zu unterstützen.

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