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29 mars 2018

6 problèmes que vous pouvez facilement éviter en digitalisant vos opérations de maintenance

Imaginez que vous utilisiez un processus manuel pour gérer votre maintenance. Comment équilibrez-vous la charge de travail entre vos techniciens ? Supposons que vous ayez dix techniciens et trois sont malades. Vous devrez alors réorganiser toutes vos demandes d’intervention en utilisant un tas de documents. Si cela vous semble familier, soyez rassuré : votre organisation n'est vraiment pas la seule. De nombreuses organisations utilisent ces méthodes manuelles et récupèrent des données de plusieurs tableaux ou de systèmes logiciels différents. Selon l'entreprise indépendante d'études Verdantix, cela devrait bientôt changer.

Documentation produit - Planon Mobile Field Services

Dédiée aux techniciens terrain, PMFS permet de recevoir les ordres de travail, visualiser les consignes de sécurité ou cloturer les tâches depuis un mobile.

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La gestion de la maintenance devient une des principales priorités

Dans son rapport « Green Quadrant® Integrated Workplace Management Systems », Verdantix explique que, pour de nombreuses organisations, « la gestion de la maintenance est l'achat le plus envisagé ». Selon moi, la première étape doit consister à rendre votre processus de gestion de la maintenance plus efficace grâce à la numérisation. Si vous vous limitez aux méthodes traditionnelles (papier et crayon, tableaux Excel et communication par e-mail) pour la gestion des demandes de service, vous continuerez à faire face à de nombreux problèmes. Voici les six problèmes les plus courants :

1. Erreurs inutiles et mauvaise communication

Si votre organisation ne se base que sur des documents papier, des erreurs sont facilement commises. Il est humain de faire des coquilles, d'oublier de compléter des informations essentielles ou simplement de perdre le document. Même si toutes les informations sont consignées dans des fichiers Excel, comment garantir que tout le monde suive le même processus, ou encore plus important, travaille dans le même document ? Il va sans dire qu'une mauvaise communication du statut ou des prochaines étapes sur intervention est courante.

2. Manque de contrôle et de suivi de la tâche

De nouveau, si vous n'avez pas de système consignant toutes les informations, comment pouvez-vous vous assurer que vos techniciens ont bien terminé leur tâche ? Si un client ou un employé appelle pour vérifier le statut de sa demande, les tableaux Excel ne pourront pas vous donner une réponse fiable. Cependant, si vous utilisez un système fournissant plus d'informations, vous pouvez indiquer à votre client quel technicien traite la demande, s'il se déplace actuellement vers le site, quand le projet a commencé et quel matériel a été nécessaire. Une amélioration du contrôle et de la surveillance augmente la transparence et la satisfaction des clients.

3. Cela prend beaucoup de temps

Combien de temps faut-il pour attribuer des demandes d’intervention ? Combien de temps faut-il pour qu'un technicien sur le terrain reçoive ses ordres de travail ? Combien de temps faut-il pour que le statut d'une demande terminée soit communiqué au back office et au demandeur ? Si l'une de ces durées dépasse « quelques minutes », l'automatisation de votre processus de maintenance pourrait vous faire gagner beaucoup de temps. Le remplissage de documents papier est une tâche manuelle qui prend simplement trop de temps à votre technicien, en particulier quand toutes les informations doivent être ensuite saisies dans un tableau Excel lorsqu'une tâche est terminée. Si vos techniciens doivent d'abord se déplacer vers et depuis le bureau pour compléter des documents ou mettre à jour le statut de leurs demandes de service, beaucoup de temps est perdu. L'utilisation d'un système comprenant déjà des informations sur les actifs accélère le processus de gestion des demandes de service. La possibilité de recevoir des notifications, des tickets de service et des clôtures des demandes tout en étant sur le terrain contribue à améliorer la productivité et l'efficacité, et vous aide à dépasser les attentes des clients.

4. Pas d'efficacité de planning

Il est difficile d'établir un planning manuellement, surtout quand votre portefeuille de patrimoine immobilier comprend plusieurs bâtiments sur différents sites. Il est même encore plus dur d'établir une priorisation des tâches. La mise en place d'un système vous fournissant des données mises à jour à propos de l'urgence du travail à réaliser vous aide à planifier efficacement, même le jour en question.

Par ailleurs, certaines personnes ont des compétences ou des certifications spécifiques. Certaines tâches sont sous-traitées. Certains membres du personnel sont en congé. Des dizaines de facteurs sont impliqués dans l'attribution des tâches et l'établissement efficace d'un planning à l'aide d'un processus manuel est complexe. L'automatisation de vos processus de maintenance vous aide à établir un planning efficace des ressources sur la base de tous les critères que vous définissez.

5. Aucun lien avec d'autres processus

Quand des opérations de maintenance sont planifiées manuellement, il n'y a pas d'intégration avec d'autres processus qui peuvent être liés à la tâche. Par exemple, quand un actif est remplacé, le stock doit aussi être mis à jour, et de préférence immédiatement et automatiquement. De plus, si tous les documents doivent être d'abord collectés, il est difficile de faire un calcul correct des coûts. La mise en place d'un système comprenant toutes ces informations vous donne un aperçu mis à jour de tout ce que vous devez savoir.

Vous voudrez aussi éviter les scénarios tels que celui-ci : supposez qu'un actif doive être remplacé dans une salle de conférences selon le plan maintenance préventive planifiée. Si vous n'avez pas de système de gestion intégrée de l'environnement de travail, vous pourriez ne pas savoir qu'une importante réunion avec un client est prévue dans cette salle et ne doit vraiment pas être interrompue pour une tâche de maintenance.

Votre département de patrimoine immobilier pourrait aussi décider de déménager les bureaux à la fin du trimestre, mais la maintenance n'en a pas été informée. C'est une telle perte de temps et d'argent si vos techniciens continuent de maintenir des actifs qui ne seront pas utilisés pendant deux mois.

6. Risque élevé de non-respect de la réglementation

Sans des processus standardisés et la documentation correspondante, il est très facile de perdre de vue la législation sur la santé et la sécurité. Un système opérationnel comprenant tous les champs nécessaires à compléter sur place garantit que vos opérations de maintenance sont réalisées de manière conforme.

La Mobile Field Services Solution de Planon vous aide à éviter ces problèmes en proposant rapidement et en toute sécurité des solutions à votre équipe de services sur le terrain, qu'elle peut utiliser sur n'importe quel appareil mobile. Vous voulez en savoir plus sur Planon Mobile Field Services ? Je vous recommande de visionner cette vidéo ou de télécharger notre brochure.

Jos Knops
Director Product Marketing