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29 novembre 2018

Choisir une solution dédiée ou une solution intégrée ? | Différents points de vue

Lors de mon précédent post, je vous ai informé d’une des différences majeures entre une solution dédiée et une solution intégrée au Facility et au Real Estate Management. Dans celui-ci, je vous suggère de garder à l’esprit " à chaque problème sa solution ", en abordant différents points de vue qui devraient vous guider à choisir le type de logiciel adapté à vos objectifs à long terme.

Livre Blanc - Choisir une solution dédiée ou une solution intégrée

Une solution dédiée peut être un simple helpdesk tandis qu'une solution intégrée peut gérer le hélpdesk et bien plus. Découvrez en quoi c'est important.

En savoir plus

1. Le point de vue du FM/RE

La transparence des processus, le contrôle des flux de travail, le contrôle qualité, les niveaux de service (SLA), les rapports de conformités, les prévisions financières et les indicateurs clés de performance (KPI) comptent aujourd'hui parmi les bonnes pratiques des organisations FM et RE. Toutes ces bonnes pratiques partagent un élément important : elles sont inter- fonctionnelles (transverses) et peuvent être utilisées par toutes les parties prenantes.

Lorsque ce processus est géré au sein d’une solution intégrée, tous les intervenants sont reliés par un flux de travail automatisé et ont accès aux mêmes données. Le processus est sous contrôle permanent et toute erreur potentielle fait l'objet d'une alerte immédiate. Dans le cas de multiples solutions dédiées, chaque étape du processus implique un échange manuel ou automatisé de données entre les différentes solutions dédiées favorisant des délais de traitement et les risques d'échecs. De plus, le fractionnement entre les différentes solutions dédiées complique la supervision et le contrôle du processus.

2. Le point de vue de l'utilisateur

Le critère qui détermine le succès de l’implémentation d’un logiciel est celui de l’acceptation par les utilisateurs. Ils ont besoin de s’adapter facilement à cette solution logicielle qui va les aider dans leur travail quotidien. De nombreux services ont mis en œuvre des solutions dédiées et fragmentées par le passé et chacun a fini par y trouver son parti. Ils sont même devenus de véritables spécialistes et défenseurs de ces produits. C'est un des avantages des solutions dédiées, qui néanmoins s’avère très limité. Par leurs spécificités, les solutions dédiées créée des utilisateurs très spécialisés qui deviennent réticents aux changements organisationnels et à l’implémentation d’autres solutions. Ce qui s’avère être une réaction tout à fait humaine face aux transitions.

Les solutions intégrées ont une approche générique vis-à-vis des utilisateurs. Une fois l'interaction utilisateur assimilée, elle s'applique à tous les processus du logiciel. Le fonctionnement de la solution est cohérent et identifiable.

Choisir une solution dediée ou une solution integrée

3. Le point de vue de l'informatique

En général, les services informatiques préfèrent réduire le nombre des solutions logicielles installées. Car chaque solution logicielle a ses propres spécificités, politiques de mise à jour et support technique. La préférence des services informatiques s’oriente vers une solution intégrée. Le cahier des charges pour la mise en œuvre d'une solution FM/RE intégrée est souvent basé sur la réduction du nombre de solutions dédiées existantes et des coûts associés, notamment sur les coûts de maintenance.

Une solution intégrée vous propose une interface unique, quel que soit le nombre de vos besoins spécifiques. Dans le cas d’une solution dédiée, il vous faudra adjoindre autant de logiques applicatives (d’interfaces) que de solutions dédiées qui auront été sélectionnées en réponse à vos besoins.

Une base de données unique facilite magistralement la gestion des données, garantit leur cohérence et leur qualité, fournit des rapports précis et la possibilité de créer des analyses étendues. Ainsi les solutions dédiées privilégient le modèle du Cloud car cela simplifie l'installation des mises à jour et des nouvelles versions de logiciel. L’objectif étant de proposer une solution à moindre coût. A l’inverse, les solutions intégrées optimisent le retour-sur-investissement par la mise en place d’un seul contrat pour l'ensemble des briques applicatives.

4. Bénéfices et perspectives d'investissement

Pour de nombreuses organisations, quantifier les avantages d'un logiciel en termes de liquidités, de ressources, de gains de temps, de niveau de la qualité, d’agilité et de conformité est un exercice difficile. La rédaction d’un cahier des charges démontre que cet exercice aboutissait à l’identification d’avantages beaucoup plus nombreux dans le cas d’une implémentation d’une solution intégrée par rapport à une solution dédiée. De par leur conception, les solutions intégrées offrent plus de transparence, plus de contrôle et des informations plus fiables.

Mais qu'en est-il de l'investissement ? Une solution dédiée spécifique est apparemment moins cher qu'une solution intégrée complète. C’est un fait, mais n’oubliez pas de prendre en considération ce point essentiel à votre stratégie long-terme : la plupart des solutions intégrées offrent des configurations modulables offrant la possibilité d’intégrer plusieurs processus. Ce qui comparativement à l’acquisition de plusieurs solutions dédiées pour faire face à tous vos besoins futurs, réduit de manière significative les coûts par processus.

Recommandations

Si vous ne devez faire face qu’à une seule problématique, une solution dédiée est une très bonne option pour y répondre rapidement. Dans ce cas de figure, elles ont prouvé leur valeur en raison de leur performance dans des domaines spécifiques.

Néanmoins, si vous devez faire face à plusieurs problématiques, la meilleure option est sans aucun doute une solution intégrée ; elle vous offre plus de transparence, plus de contrôle et plus d'information et d’autres avantages non négligeables comme une réduction de coûts et d’efforts.

Jos Knops
Director Global Product Marketing