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17 décembre 2015

Cinq raisons d'utiliser une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS) pour gérer une flotte automobile

Au 1er janvier 2015, le parc automobile en circulation en France était estimé à plus de 38,4 millions, soit une hausse de +0.5% par rapport à 2014. Environ 23 % de ces véhicules sont des voitures de société, qu’il s’agisse d’utilitaires ou de location longue durée. Il y a donc plus de 8 millions de véhicules qui apparaissent au bilan d'entreprises. C’est un nombre non négligeable, sachant que la gestion d'un parc automobile peut vite devenir une tâche complexe et fastidieuse et que ce parc représente souvent une importante valeur économique.

Livre Blanc - IWMS - Solution de gestion intégrée de l'environnement de travail

Le comité de direction n'est pas toujours conscient des bénéfices qu'apporte une solution de gestion intégrée de l'environnement de travail (IWMS).

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Avec une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS), la gestion d’une flotte de véhicules de services achetés ou loués à court ou long terme, devient beaucoup plus simple. Mais quels sont les signaux qui indiquent qu'il est temps d'utiliser une solution IWMS pour gérer sa flotte automobile ?

1. Outlook ne suffit plus

Paramétrer des rappels pour les visites de contrôle et l’échéance des contrats de location peut évidemment se faire à l'aide d'un programme de messagerie électronique, mais ce n'est pas vraiment pratique. Non seulement, cette manière de travailler ne permet quasiment pas d'avoir un aperçu de la planification, mais gérer ces éléments de calendrier peut facilement devenir un travail de titan lorsqu’un parc automobile dispose de plus de quarante véhicules.

2. Excel ne suffit plus

Le même constat vaut pour Excel : il est assez simple de créer un aperçu de tous les actifs, mais la fonctionnalité est néanmoins limitée. Essayez par exemple de faire tenir tous ces éléments dans un seul fichier Excel : les contrats, l’entretien, les dépenses par rapport au budget, la consommation, les réservations et les calculs d'émissions. Un logiciel permet non seulement d'automatiser cette tâche, mais aussi d'avoir un aperçu du TCO et du TCU (coût total de possession et coût total d'utilisation), tant pour l'ensemble de la flotte que par catégorie, par type, voire par véhicule individuel.

3. La gestion d'une flotte automobile au croisement de plusieurs services

La gestion du parc automobile implique différents services : le service RH qui est chargé de l'embauche de nouveaux collaborateurs, l'équipe en charge des services généraux qui gère la flotte automobile et le service juridique qui s'occupe de traiter les sinistres. En utilisant un logiciel pour gérer la flotte automobile, différents services peuvent coopérer aisément et chacun d'eux a accès à des données, informations et fonctionnalités pertinentes, du gestionnaire de flotte au gestionnaire de contrats en passant par le gestionnaire de l'entretien, le garagiste, le contrôleur et même le conducteur.

4. C'est trop de travail

Gérer une flotte automobile n'est pas une mince affaire. De nombreux paramètres entrent en jeu : contrats, assurances, amortissements, utilisation, consommation de carburant, fiscalité, entretien, sinistres et développement durable. Ces paramètres entretiennent toutes sortes de relations d'interdépendance. Imaginez qu'un collaborateur ait eu un accident avec une voiture de location et que cette dernière doive être remplacée. Quiconque utilise différentes bases de données dans différents systèmes peut avoir besoin de plusieurs jours pour tout trouver et court le risque de commettre des erreurs. Une solution IWMS propose une approche intégrée qui est plus efficiente et moins encline aux erreurs.

5. Il manque une vue d'ensemble

Un logiciel de gestion de flotte automobile permet d'obtenir simplement un aperçu du parc automobile actuel et d'appeler un historique de ce dernier. Le système signale également de manière proactive la date à laquelle un contrat de leasing arrive à expiration ou celle à laquelle une visite d'entretien est nécessaire. Et, comme nous l'avons déjà mentionné plus haut, ce logiciel donne même un aperçu du TCO et du TCU.

Planon Universe est une plateforme de gestion intégrée de l'environnement de travail qui réunit toutes les parties prenantes au sein d’un processus continue. 

Kurt Van Paesschen
Sales Director Planon BeLux