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15 juin 2017

Comment établir un inventaire structuré de vos actifs ?

La paralysie de l’activité à cause d’un actif défaillant est le cauchemar du responsable de l’immobilier ou du Facility Manager d’une entreprise. Une gestion efficace de la maintenance est indispensable à toute organisation, d’autant plus que la législation en matière de maintenance croît et qu’il est important d’atténuer les risques d’hygiène et sécurité sur le lieu de travail. Une maintenance mise en œuvre de façon adéquate génère de l’efficacité et une réduction des coûts dans sa planification, sa contractualisation et son exécution. Elle permet en outre d’assurer une transparence financière pour vos bâtiments et vos installations.

FAQ - Comment mettre en place les bases d’une gestion de la maintenance efficace ?

Le présent document réunit cinq questions à se poser pour mettre en place une maintenance efficace en évoquant successivement.

En savoir plus

Etablissez la pertinence de vos équipements

La mise en place d’un processus de gestion de la maintenance commence par la constitution d’un inventaire structuré de vos actifs. Une première étape importante implique de déterminer quels actifs relèvent de vos processus de maintenance et comment les regrouper. Vous pourriez avoir besoin d’un référentiel structuré de vos actifs pour des processus relatifs à d’autres domaines que la maintenance, tels que la finance (évaluation et coûts des équipements), l’aménagement (localisation des équipements), les services (réservations des actifs), la conformité (documentation des actifs) ou le développement durable (empreinte des actifs). Dans la plupart des cas, les catégories d’actifs sont liées à leurs fonctions dans l’organisation, le bâtiment ou l’environnement. Des actifs de production, comme une machine fabriquant des produits, sont par exemple différenciés des installations de chauffage. Les différentes catégories d’actifs se rapportent également à différents besoins et processus. Un actif critique pour la production ou le fonctionnement de l’entreprise doit être performant et assurer une grande continuité de service, de sorte que sa maintenance préventive sera importante, alors que d’autres actifs moins utilisés nécessiteront une maintenance moins fréquente et moins étendue.

Adoptez des normes de classification standard

Classer et regrouper des actifs signifie également disposer de certaines informations. Pour des équipements techniques de chauffage, ventilation et climatisation, vous devez disposer d’informations techniques et d’exploitation telles que les spécifications détaillées, les numéros de série, les capacités, les garanties ou les instructions de maintenance.

Pour des composants de bâtiment, des fenêtres par exemple, vous devez connaître leur taille, leur matériau, leur couleur et leur système de verrouillage. S’agissant d’un équipement informatique comme un ordinateur portable, vous devez connaître son adresse IP, son processeur, la taille de son disque et son utilisateur.

Pour la gestion de l’immobilier d’entreprise et le facility management, de nombreuses normes métier locales et internationales fournissent des classifications d’actifs en groupes ou catégories logiques (CEN, SFB ou VDMA, par exemple). Attention ! Ces normes peuvent ne prendre en compte que certaines parties du cycle de vie des actifs (comme la construction) et en omettre d’autres (l’exploitation et le remplacement). Adopter ces normes facilite la configuration initiale de votre inventaire d’actifs, mais trois choses sont à retenir :

  1. Assurez-vous que la classification et les regroupements d’actifs sont clairs et logiques pour les personnes qui les utiliseront, comme les techniciens ou les spécialistes.
  2. Ne détaillez pas plus que ce qui est vraiment nécessaire et enregistrez uniquement les données pertinentes, celles que vous pouvez récupérer et celles que vous pourrez gérer au fil du temps, afin d’éviter les « cimetières de données ».
  3. Utilisez une solution logicielle pour regrouper, coder, enregistrer et conserver vos actifs de manière cohérente et pour disposer de toute l’assistance nécessaire pour vos informations et processus.

Jos Knops
Director Global Product Marketing