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08 novembre 2018

Comment éviter les déconvenues lors de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des espaces

En tant qu'Implementation Consultant chez Planon, je suis responsable de la mise en œuvre du logiciel Planon pour nos clients. Pour réussir ces implémentations et garantir une utilisation optimale de nos logiciels par nos clients, il est de mon devoir de les conseiller et de les guider vers certaines des meilleures pratiques. Au bout du compte, cependant, ce sont les clients qui doivent prendre les décisions. Par conséquent, pour assurer la bonne marche des projets et une mise en œuvre rapide du logiciel de gestion des espaces, certaines questions clés doivent être posées au préalable.

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Au moment d'envisager l’implémentation d'un logiciel de gestion des espaces, je me pose régulièrement quatre questions avec les clients. Apporter des réponses claires à ces questions me semble pouvoir vous aider à réussir votre projet de mise en œuvre.

Avez-vous défini une stratégie pour vos espaces de travail ?

La plupart des questions qui se posent pendant un projet de mise en œuvre commencent par « pourquoi ». En tant que consultant en implémentation, le plus important est pour moi de comprendre votre motivation et vos priorités. La première des questions est donc : « Pourquoi voulez-vous un logiciel de gestion des espaces ? ». Pour votre organisation, la définition d'une stratégie pour vos espaces de travail est un élément clé. Elle vous permet de fixer des buts et des objectifs clairs, à court et à long terme. Cela facilite la rationalisation de l’organisation interne et me permet de comprendre beaucoup plus facilement vos objectifs et de mieux vous aider à les atteindre. Ces objectifs ne doivent pas être isolés, mais s'inscrire idéalement dans votre stratégie d'entreprise. Par exemple, si l’un des objectifs de votre entreprise est de réduire les coûts, vous devez vous concentrer sur une analyse de l’utilisation des espaces visant plus d'efficacité, ou sur une recherche des possibilités de réduire ces espaces. Si votre entreprise est en croissance, vous pouvez chercher à analyser les meilleures façons de tirer parti de vos espaces actuels, voire de les étendre, en fonction des besoins de votre organisation.

Quel type de données devrez-vous collecter ?

Il existe un nombre important de données qui peuvent être pertinentes pour les différents espaces - des personnes et des actifs peuvent être affectés aux mêmes emplacements ou zones. Les problèmes apparaissent alors lorsque les demandes sont presque toujours suivies d’une question commençant par « où » se situe le demandeur. Dès lors, avoir les basiques d’une gestion des espaces en place devient fondamentale pour tous les domaines de votre entreprise. Pour les organisations qui ne disposent pas d'une solution centralisée, les données sont stockées dans différents emplacements, sous différents formats, notamment des tableaux Excel, ou dans différents systèmes, sans lien entre eux. Au début d'une implémentation, il est très important de savoir comment accéder à toutes ces données. La question suivante est alors généralement : « Dans quelle mesure vos données sont-elles normalisées ? ». Cela couvre tous les aspects de vos données. Prenons un exemple simple : ce que l'on désigne par « premier étage » aux États-Unis correspond généralement au 2e étage dans un immeuble situé en Europe. Ainsi, des données identiques peuvent ne pas signifier la même chose. Vous devez également vous demander si les données que vous collectez actuellement sont toujours pertinentes. Vous aident-elles vraiment à atteindre vos objectifs ? Par exemple, il est peu probable que le fait de savoir que les murs d’une salle de réunion sont peints en orange soit particulièrement pertinent si vous souhaitez analyser son taux d'occupation. La collecte et la mise à jour de ces données ne vous coûtent-elles pas trop de temps, rapporté aux avantages de leur stockage par votre organisation ? Même chose pour vos rapports. Ce dossier Excel que vous utilisez depuis des années apporte-t-il vraiment de la valeur ? Peut-être qu'un format ou un mode de diffusion différent, sous forme de tableau de bord par exemple, constituerait une bien meilleure alternative, compte tenu de l'objectif et de l'audience de ce dossier. Demandez-vous donc quel type de données et de rapports sont pertinents pour atteindre vos objectifs. Mon conseil est de garder les choses simples et de travailler à la normalisation de vos données. Des lors que ces bases seront bien posées, vous pourrez construire à partir d'elles.

Les processus sont-ils définis, suivis et toujours pertinents ?

La plupart des organisations comprennent leur mode de fonctionnement ou ont une idée de ce qu’elles aimeraient faire à l’avenir. Cependant, toutes les organisations n’ont pas encore défini précisément la manière de gérer leurs espaces, par exemple en ce qui concerne l'affectation des coûts. Affectez-vous les coûts en fonction de la taille d'un espace ou de son allocation ? Il est nécessaire de clarifier vos processus avant de pouvoir débuter l'implémentation. N'oubliez pas que même si une organisation a déjà défini un processus, cela ne signifie pas nécessairement que les gens le suivent. Par conséquent, ne définissez pas seulement un processus, assurez-vous qu’il est compris et appliqué correctement. Dernier point, mais non le moindre, osez remettre en question le statu quo. Les méthodes suivies actuellement à travers vos processus sont-elles toujours pertinentes et pas simplement une façon de faire qui perdure depuis des années ? Surtout en ce qui concerne la gestion de l'espace, qui a beaucoup évolué au fil des ans avec l'introduction de concepts telle que la flexibilité. C'est peut-être le moment idéal pour réviser et mettre à jour vos processus.

Votre organisation est-elle consciente des avantages à tirer de cette implémentation ?

Lorsque vous vous lancez dans une implémentation, assurez-vous de le faire savoir à toutes les parties prenantes. Non seulement aux personnes qui vont fournir toutes les précieuses informations, mais également à tous les utilisateurs finaux des outils qui s'appuieront sur ces données, des interfaces de réservation des salles, par exemple, ou de l'application qui leur permettra de trouver facilement un espace de travail disponible. En intéressant dès le début vos employés au projet sur lequel vous travaillez, en leur montrant les avantages concrets de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des espaces, vous vous assurez que votre projet bénéficiera du soutien de l'ensemble de l'organisation, ce qui permet de réduire les résistances.

J'espère que ces points vous aideront à atteindre vos objectifs. Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des espaces au service de l’efficacité, je vous recommande de visionner le webinaire que nous avons récemment organisé avec Verdantix ou de télécharger notre livre blanc.

Mark McBride
Implementation Consultant, Planon