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29 mai 2019

Comment garder le contrôle des mégaprojets dans l'immobilier et le Facility Management

Le but premier de tout responsable de l'immobilier d’entreprise et du Facility Management (CRE/FM) est d'apporter un soutien efficace aux activités de l'entreprise. Face à des changements organisationnels, il doit se montrer proactif. Lorsque de nouvelles initiatives surviennent - et cela arrive de plus en plus souvent, l'organisation doit être prête à agir rapidement et de manière cohérente pour planifier et mettre en œuvre au plus vite ces nouveaux projets. En pratique, cela signifie plus de projets à gérer pour les équipes de FM/CRE.

Livre Blanc – Le Capital Project Management

Dans beaucoup d’entreprises, le nombre de projets immobiliers et FM augmente. Ces projets relèvent souvent de l’opérationnel comme les ajustements structurels ou relocalisations. Mais ils peuvent aussi porter sur des investissements importants comme le renouvellement des baux ou le développement du portefeuille immobilier.

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Il peut s'agir de petits projets opérationnels, tels qu'un déménagement, un événement à organiser ou un ajustement structurel mineur. Mais ces projets peuvent aussi représenter des investissements très importants, par exemple le renouvellement d'un bail, une initiative en matière de développement durable ou un grand projet de développement immobilier. Cette deuxième catégorie nécessite la mise en place d’un Capital Project Management pour aider les équipes à garder le contrôle.

Ce blog décrit la gestion de ces mégaprojets (Capital Project Management) à travers ses quatre phases. Il présente également l'importance d'une solution logicielle intégrée pour vous accompagner tout au long du processus de capital project management

Qu’est-ce que le Capital Project Management (CPM) ou gestion des mégaprojets ?

Les mégaprojets sont des projets opérationnels qui impliquent un très fort investissement dans le but d'améliorer les immobilisations. Pour ces projets aux coûts plus élevés que les autres, une approche structurée est nécessaire afin d'assurer leur suivi financier, une planification, un contrôle des risques et le déploiement des ressources humaines.

Cette approche structurée se décompose en quatre phases :

  1. Sélection du scenario : cette phase concerne la direction ou un comité de pilotage qui analyse différents scénarios pour choisir la meilleure façon d'aborder un projet. Un grand nombre d'options peuvent alors être envisagées et comparées les unes aux autres. Souvent les idées vont bien au-delà des fonds disponibles, ce qui rend indispensable de disposer d’une vue d'ensemble centralisée de tous les projets en cours, de leurs impacts financiers et des bénéfices attendus rapportés aux objectifs de l'organisation.
  2. Planification du projet : à cette étape, les projets sélectionnés sont définis plus en détail : calendrier, chiffrage des risques et budget précis compte tenu des fonds disponibles. Une équipe et un chef de projet sont désignés par un comité de gestion. De nombreuses personnes sont impliquées et doivent accéder aux mêmes informations : une source unique de données est alors essentielle pour qu'elles puissent être partagées.
  3. Exécution du projet : c'est la phase la plus intense et la plus tangible d'un projet d'immobilisation. Ses acteurs, plus ou moins nombreux selon la taille du projet, produisent des rapports sur les risques et les problèmes rencontrés, échangent des documents et gèrent un flux variable d'engagements financiers, d'ordres de mission et de demandes de modification. Disposer d’une source d’information unique est clairement indispensable afin que l’équipe du projet puisse garder le contrôle et rendre compte au comité de gestion.
  4. Clôture du projet : phase finale du projet au cours de laquelle toute la documentation et les résultats sont transmis à la direction. Le projet est clôturé financièrement par la finalisation des budgets et l'établissement d'un bilan. Plus important encore, c'est à cette étape que sont tirées les leçons à retenir pour les projets suivants.

Ces quatre étapes doivent être gérées de manière à ce que ces projets de grande envergure restent dans les limites des budgets, soient livrés à temps et dans le respect des cahiers des charges. Objectif idéaliste, voire même irréaliste ? Votre but devrait être au moins de vous en rapprocher le plus possible. Comment pouvons-nous vous aider en cela ?

Un IWMS comme solution intégrée de gestion de projet ?

Les entreprises utilisent une Solution de Gestion Intégrée de l'Environnement de travail (IWMS) pour le suivi des prestations de FM, la gestion des espaces, la gestion de la maintenance et du développement durable. Par définition, un IWMS offre également une fonctionnalité de gestion de projets d'immobilisation pour les activités associées à la conception et au développement de nouvelles installations et à la réorganisation ou à la rénovation des installations existantes.

La fonctionnalité de capital project management dans un système IWMS peut tirer parti de toutes les informations déjà présentes dans le système, aussi bien sur les bâtiments et les installations que sur les contrats et les travaux. Les processus existants peuvent être utilisés pour générer des budgets et des charges à payer mais aussi conclure des contrats. Un système IWMS fournit également des informations sur l'ensemble du portefeuille de projets et leurs différentes étapes, sur les fonds disponibles pour les projets et sur leur planification, jusqu'aux détails opérationnels. Le comité de pilotage, le comité de gestion, les chefs de projet et les acteurs internes et externes de l'équipe de projet disposent d’un outil bien intégré qui leur permet de collaborer et de garder le contrôle de l'avancé de ces mégaprojets.

Prêt à prendre le contrôle de vos projets immobiliers d’envergure ?

Êtes-vous actuellement à la recherche d'une solution pour vous aider à gérer l’ensemble de votre portefeuille de projets. ? Téléchargez le livre blanc « Capital Project Management » pour en savoir plus sur ce sujet.

 

David Stillebroer
Director Product Management